Lena Mägiste, vd på LM Travel.Jag har sammanställt en enkel checklista för att hjälpa dig att planera inför nästa konferens från början till slut.
Det är många saker att tänka, allt ifrån till att bestämma den rätta platsen, vilka aktiviteter som är lämpliga, behövs det boka resor, vilken föreläsare som bäst passar in till att göra en snygg inbjudan?
Det många glömmer bort är att vara ute i mycket god tid med sin bokning. Med god tid föreslår jag att du helst bokar ett år i förväg när det gäller större möten som exempelvis kongresser för att få plats där ni helst önskar.
Hösten är ”poppis”
Under hösten är det alltid många företag som vill konferera under de mest populära månaderna; september till november. Då kan det vara många som vill boka på samma datum och plats. Populära mötesdagar är mellan tisdagar och torsdagar, så kan ni vara flexibla hittar ni ofta lokaler till bättre pris.
Mina tips riktar sig till dig som fått i uppdrag att boka en konferens eller ett event till ditt företag för första gången. Denna lista kan du använda som ett stöd under mötesplaneringen. Du som redan är en van konferens– och mötesbokare kan också använda dig av tipsen som en kom ihåg-lista.
1. Datum. När på året och när i veckan. Om möjligt ha gärna ett plan B -datum, om det är svårt att hitta något som är ledigt just på ert bestämda datum.
2. Syftet med konferensen. Vad är det för typ av konferens ni arrangerar och vad är den röda tråden?
3. Budget. Se alltid till att få en budget av ditt företag/chef och att du vet exakt vad som ska ingå.
4. Plats. Välj platsen, resmålet och konferensanläggningen efter er budget och den röda tråden. Ta även hänsyn till er mötespolicy om det finns en sådan. Bestäm i förväg hur många rum, måltider, konferenslokaler och grupprum som behövs och vilken sittning ni önskar i lokalen.
5. Resor. Behövs det bokas resor till och från mötet för deltagare, inbjudna gäster och föreläsare? Har ni en resepolicy att ta hänsyn till? Om det är fler än tio personer som reser tillsammans är det oftast smidigt att boka en gruppresa genom en resebyrå. Det innebär oftast flexiblare bokningsregler och man kan vänta längre med att lämna deltagarlistan och det är även enkelt att byta ut ett namn mot en mindre kostnad.
6. Program. Sätt agendan och innehållet för konferensen. Koordinera med alla inblandade och se till att det också finns tillräckligt med luft i schemat för att hinna med att byta plats för att inta middag eller att hinna med att byta kläder för inbokade aktiviteter. Se till att ha koll på kartan över konferensanläggningen, hur lång tid det tar att förflytta sig på området.
7. Besök konferensanläggningen. A och O vid alla större möten. Notera vad som behövs och boka redan nu det som behövs förberedas på plats inför konferensen. Exempelvis teknik, registrering och skyltning.
8. Aktiviteter. Bestäm vilka aktiviteter som är lämpliga i er företagskultur och anda. Ta fram förslag på lämpliga inomhus- och utomhusaktiviteter som passar för alla i gruppen. Boka upp gästföreläsare och talare tidigt om de ska ingå i programmet.
9. Layout av inbjudan. Flera digitala och skräddarsydda lösningar finns för att skapa en inbjudan som dessutom gör att du själv slipper föra över anmälningarna till excel-listor.
10. Sammanställning. Sammanställ deltagarna, stäm av antalet rum, restider, matallergier och meddela berörda arrangörer och avdelningar. Här finns flera bra digitala program som underlättar deltagarhanteringen för dig.
11. Påminnelse till deltagarna. Skicka gärna ut ett sista sms eller mail, eller använd dig av en inbjudningsapp för att hälsa välkommen och påminna om mötet några dagar innan.
12. Uppföljning och feedback. Det är något många ofta glömmer bort. Blev mötet som ni hade tänkt er? Ni kanske vill använda ett enkätverktyg redan på plats – annars skicka ut frågorna efteråt.
Listan kan fyllas på med så mycket mer. Om du behöver hjälp och stöd i bokningsprocessen så ta alltid hjälp av en erfaren mötes- och resebokare. Det gör att du sparar både tid och pengar.
Av: Lena Mägiste,
vd på LM Travel
