Jag skall förklara snart varför detta år blev mötets år, men först; -Jag har varit i mötesindustrin i 31 år. Jag började som servitris 1991 och jobbat på de flesta platser på en mötesanläggning. Jag var hotelldirektör för stora mötesanläggningar i 17 år innan jag blev vd för gr8 meetings 2018. Jag lider med alla som under detta år haft det så tufft. Varsel, permitteringar, uppskjutna skatter som egentligen är lån (som blir personliga), stöd utifrån permitteringar som hjälper småförtagaren lite, omställningsstöd som heller inte räcker. Jag lider med er som kämpar och går på knäna och kan inte förstå att en bransch som i stort sett får näringsförbud inte får tillräckligt med stöd. Dessutom i en bransch som präglas av mångfald och ungdomar som får sitt första jobb samt en chans att komma in i vårt samhälle.

För oss stod vi också i våras och diskuterade om vi skulle bli tvungna att lägga ner. Sedan börjar telefonen att ringa. Organisationer ville ha hjälp med sina möten. Mer om det snart.

Först behöver vi förstå vart vi kommer ifrån. De dåliga mötena många nu upplever digitalt har inte uppstått genom att de blev digitala. Det har bara synliggjorts nu. Skillnaden var att före Corona så ”kom vi undan” med att mötena var sisådär. När vi möts fysiskt kan vi släta över det ineffektiva med socialt prat. Allt avslöjas i det digitala. Chefer som tidigare haft dålig relation med sitt team får det ännu svårare nu, möten som tidigare var envägskommunikation blir helt värdelösa nu. Vi avslöjas.

I början av Coronan och alla fick ställa om, så var känslan ”att det här funkar ju bra”, sedan i april-maj började allt fler känna att” de digitala mötena blir mycket tråkigare”. De var många som vittnade om detta. Efter sommaren kom vittnesmålen från många chefer att de satt ännu mer i möten nu än innan Corona. ”Det är ju lättare att skicka ut en länk än att ha alla på plats och dessutom hitta ett konferensrum”. Helt plötsligt var vabbade chefer eller sjuka medarbetare med på de digitala mötena.

Efter sommaren ville verkligen företag och organisationer ha hjälp med sina möten och sin möteskultur. Nu har möten och möteskultur hamnat på en strategisk nivå. Viktighetsnivån på möten och en hållbar möteskultur prioriteras. Det är inte så att en ledningsgrupp inte har tyckt detta vara viktigt tidigare. Dock har inte det prioriterats, annat har varit viktigare. Möteskunskap ex. har inte funnits i många utbildningsprogram och kompetensplanen.
Nu tror jag det är få ledningsgrupper som inte haft detta uppe till dialog.

Efter att vi utbildat knappt 2000 medarbetare och chefer, lett flera webinars för destinationer och frågat ytterligare 1100 personer, som var med digitalt på Möteskulturdagen, vad som gör ett digitalt möte bra så är svaren; Tydligt syfte och mål som kommunicerats ut, en agenda som leder mötet framåt, involvering & delaktighet, att mötet leds på ett tydligt sätt etc.
Visst en del skriver att tekniken fungerar. Det borde dock vara en hygienfaktor. Sedan är det teknik som gör att det inte fungerar ibland. Men ju tryggare vi är desto mindre stress behöver vi känna när det inte fungerar.
Så svaren är detsamma som i de fysiska mötena. Vi ser det i många branscher nu, de som redan har ett bra ledarskap och är proaktiva de tar nu tag i sin möteskultur.

Vad kommer det att få för konsekvenser?
Ja att många av mötesindustrins kunder kommer bli bättre på möten. De kommer att göra en inventering av alla organisationens möten. Vilka är strategiska? Vilka är operativa? Vilka ska vi fortsätta att ha digitala och vilka ska vi ha fysiskt? Vilka möten kan vara hybrid och hub-möten? Allt detta kommer att göra att det mer strategiskt vilka möten de skall lägga externt. Det kommer gynna mötesindustrin på sikt. Det kommer dock att ställa högre krav på alla inom mötesindustrin. Kundernas syfte & mål med sina möten bör få en konsekvens genom hela bokningen. Här behöver mötesindustrin vara bättre på den produkt som de säljer än kunden själv. Produkten är möten.

Kommer möten tillbaka på våra mötesanläggningar?
Enligt framtidsforskarna på Kairos Future så uppskattar de att 20% av de möten som legat på en mötesanläggning tidigare kommer att försvinna.
Samtidigt säger de att de flesta i en kris riskerar att övervärdera ”nuet” och inte ser att krisen går över. Att orka hålla två tankar i huvudet är svårt i en kris när allt är svart.
När vi frågade deltagarna på Möteskulturdagen, som består av övervägande del chef & ledare, vika av deras mötes skulle återgå till mötesanläggningar efter Corona så var det alla former av de möten som de tidigare har haft där.
Låt oss säga att sanningen är mitt emellan Kairos Future analys och de svar chefer gav oss så kommer kunderna att komma tillbaka. Var så säkra.

En lärdom vi också har fått av alla utbildningar i höst är de flesta medarbetarna är evinnerligt trötta på dessa digitala möten. Vissa chefer deltar i digitala möten 7h/dagen vilket är misshandel av hela människan.
Sedan ska vi också ha klart för oss att de flesta av de digitala möten som pågår till vardags aldrig tidigare heller legat på en mötesanläggning. De flesta av de möten som tidigare varit fysiskt som nu ställts om till digitalt kommer återgå till fysiska möten post-corona.
Den tysta kunskapen är svår att överföra digitalt.

Tillbaka till rubriken. 2020 blev Mötets år. Ja, jag tror verkligen det på sikt kan innebära ny tillväxt för mötesindustrin. Kunderna kommer bli bättre och det kommer ställa högre krav på aktörer och mötesanläggningar. Men då måste ni orka ha två tankar i huvudet. Här är mina råd för den omställning alla mötesanläggningar & kedjor jag tror behöver göra:

Omfamna det digitala. Det innebär inte att alla behöver ha en studio. Det innebär att ALLA på anläggningen skall vara trygga med teknikfrågor och att kunna rådgiva kunden kring detta. Idag har de flesta som arbetar på en mötesanläggning kanske ett digitalt möte i veckan (jag vet eftersom vi frågat) medans kunderna deltar varje dag i flera. Vilken teknik behöver ni de små mötesrummen? Medelstora? Stora? Och för de stora, om ni har en studio har ni då också andra roller som mötesproducent?
Redan innan Coronan var det några som hade tagit steget mot mötesrådgivning. Dvs gå från duktiga ordermottagare till professionella mötesrådgivare. Några av dessa är Svenska Möten, några destinationer samt enskilda anläggningar. Detta kommer nu att utvecklas ännu snabbare. Behovsanalysen kommer bli ännu viktigare pga. att mer tekniska varianter och lösningar kommer att genomsyra många möten framåt.
Se över vilka kunder ni har och se vad ni vill ha fokus på. Jag tror att helt andra paketeringar och affärsmodeller behöver skapas.
Skapa mervärde till era kunder som ni kan ta betalt för. Ni behöver också själva bli bäst på era interna möten. Ni behöver ha världsklass på era egna möten, det är en utmärkt träningsarena för att förstå vad bra möten är och går till.

Hur ska ni annars kunna hjälpa kunden?

2021
Vi längtar alla tillbaka att få träffas igen. De flesta av våra möten kommer att återkomma. De riktigt stora kanske delas upp och sker på fler orter s.k. hubbmöten. En del av de stora internationella kongresserna kommer kanske bli digitala, de flesta för alltid?
Ni har alla möjligheter att skapa tillväxt om ni ställer om. Kunderna kommer bli bättre och de kommer då ställa högre krav. Kan ni ta hand om deras frågor och bli mer rådgivare kommer kunden få bättre effekt av sina möten och ni kan ta mer betalt.
Ett heldagsmöte har med 30 personer oavsett om de är hos sig eller på en anläggning kostar i lönekostnad ca 100 000 sek. Genom att lägga det mötet på en anläggning och få hjälp med att mötet för en bättre effekt är värda den lilla del som anläggningen fakturerar.

Varken ett virus eller en digitalisering kan förändra miljontals år av evolution. Vi är sociala & biologiska varelser. Däremot kommer klimatutmaningarna göra oss bättre på de digitala mötena. Vi kommer inte åka till 100 mil för att vara med på ett möte. Men de flesta av de möten som ligger anläggningar så sker inte det.
Tack vare att kunderna nu tar tag i sin möteskultur så blir deras möten viktigare. Detta gör också att de inte kommer att boka sina viktiga möten online. Nej de kommer zooma, teamsa(?), googlemeeta med mötesrådgivaren på anläggningen. Rådgivaren på anläggningen tar mobilen och ger en visning av det rum som den rekommenderar, det kommer få förslag på mötesmetoder som gör att kunden får ut maximal effekt av sin investering.

För 10 år sedan frågade inte personalen på Systembolaget vad jag har i såsen. Vad skulle de ha gjort med svaret? Idag rekommenderar de ett vin som jag inte visste fanns och sedan inte kan vara utan när jag skapar den maträtten.

Om inte vår fråga vad syftet med kundens möte får en konsekvens, varför då fråga?

Vi lever, just nu, i en tuff tid. Det är just nu. Det kommer ett post-corona och vi har nu möjligheter att ändra vårt arbetssätt, skapa nya roller, nya affärsmodeller och på köpet få ett mycket roligare jobb. Där vi mer jobbar ihop med våra kunder. Det skapar mer lojalitet och inte samma priskänslighet.

Jag är övertygad att ni som gör denna resa, långsiktigt, kommer att stå minst lika starka som innan viruset lamslog en hel värld.

Gott nytt Mötes-År!

Av: Heléne Arvidsson, vd gr8 meetings vars mission är att bidra till bättre möten i organisationer och mellan människor.