Årskrönika från Heléne Arvidsson: Vad har julfilmer och möten gemensamt?

Varför? Analysen som gavs var att i oroliga och osäkra tider så längtar vi efter det som känns tryggt, igenkännande och som är förutsägbart. Själv älskar jag julfilmer just av den anledningen. Tänk om alla våra interna möten kunde skapa samma känsla av trygghet och förutsägbarhet?

Pandemin har satt fokus på möteskulturen

Under pandemin har vi utbildat snart 9 000 chefer och medarbetare i offentlig sektor och näringslivet inom intern kommunikation och möten. Många insåg med de digitala mötens intåg att mer kunskap och samsyn behövs kring möten. När vi sedan lade till Hybridmöten och svårighetsgraden att få till riktigt bra möten ökade så krävdes ytterligare insatser.

Att få till riktigt bra möten är å ena sidan inte så svårt då vi tycker ganska lika och kan hålla med varandra om vad som skapar bra möten. Å andra sidan är det en mängd detaljer så behöver vara på plats samt att vi alla förstår vårt ansvar/roller samt är med och bidrar.

När vi arbetar med organisationer och förbättring av deras möten så lyfts en mängd olika utmaningar och där en sammanfattning skulle kunna lyda att det inte finns en känsla av trygghet, förutsägbarhet kring vad mening/nytta är än mindre vad vi ska prestera. Sorgligt nog vittnar även många kring härskartekniker som äger rum i möten, brist på tydlighet, involvering, samt respekt för varandra.

Kraften och vinsterna med en stark och god möteskultur

Jag hoppas och tror inför framtiden att fler chefer i ledande positioner skapar möten som är en plats för medarbetare att få vara involverad, kunna påverka, komma till tals. Möten där vi visar varandra respekt och där vi alla vet vad vi ska prestera, vilket resultat och mål vi ska uppnå och vet vad meningen/nyttan med våra möten är. Kan vi skapa detta så är de interna möten ett kraftfullt verktyg/forum för att leverera resultat samt för att skapa arbetsglädje.

Att mötena ska kännas trygga, igenkännande och förutsägbara är positivt. Det är först då vi kan skapa outsägbara upplevelser, ideér och framåtriktning. När ni vet vad som hända, slippa känna obehag, vet vad vi ska bidra med. Möten där vi vet vart vi ska och att vi når i hamn, när det gäller möten så är det är förutsägbart med ett lyckligt slut.

En organisation med 300 anställda investerar enligt mätningar före pandemin 180 000 timmar i mötestid, Ca 70 Mkr i lönekostnad. Mätningar som kommit under pandemin visar att tiden vi spenderar i möten har ökat med ca 10% fler möten. Visst borde väl denna investering och tid vara av intresse för alla i ledande position? Framför allt för den som är ytterst ansvarig i en organisation. Leder mötena till de resultat vi tänkt oss? Har vi en bra kultur och beteende i våra möten? I vårt hybrida arbetssätt är vi övertygade om att ledningen behöver visa tydlighet i att reda ut vad, när, hur, kommunicerar vi om vad?

Att fortsätta använda möten som en informationskanal känns inte särskilt effektivt eller givande. Ledningen spelar en viktig roll då vi ofta sneglar på våra chefer och gör dels som de gör men också för att få bekräftelse. Avsätta TID för att planera ett möte är grundläggande och om jag inte får uppskattning eller någon uttrycker att min insats är bra så lär jag ganska snabbt sluta anstränga mig. En bra möteskultur kan frigöra tid, öka måluppfyllelse, levandegöra värderingar och skapa en god arbetsmiljö. Det vill säga, här finns stora vinster för en ledning. Uppmuntra era medarbetare, bekräfta och ge beröm när de anstränger sig samt skapa bra förutsättningar för en god möteskultur.

Så låt era möten kommande år bli som en riktigt bra julfilm!

Jag önskar dig ett Gott nytt Mötes-År!

Heléne Arvidsson, gr8 meetings