Tänk dig att du är på en intern konferens. Ni är 200 personer och ni lägger en halv dag på mötet. Ni har en stor lokal som ni hyrt centralt så att kollegorna lätt kan ta sig dit. Det tar dem bara en timme tur och retur. Sammanlagt är de 200 personerna borta från sitt vanliga värv i fem timmar.
Konferensen börjar med att vd:n hälsar alla välkomna och pratar sedan en stund till färdiggjorda slides från kommunikationsavdelningen eller någon annan hantlangare. Det är monolog men du lyssnar artigt.
Därefter kommer finanschefen upp med en usb-sticka fylld av excel-ark han vill visa. Det tar lite tid innan de är igång. Du sneglar på mejlen i telefonen.
Teknikchefens tur
Sedan är det teknikchefens tur att informera om hur det går med utvecklingen av nästa års produkter. Det är tidslinjer med kommentarer i fontstorlek 10. Du suckar och snackar med grannen.
Sedan kommer säljchefen upp och berättar hur mycket inkommande beställningar det finns och hur mycket som fakturerats. Fler powerpoints. Alla visar på hur bra det kommer att bli – längre fram. Du kollar ditt twitterflöde.
HR-chefen upp på scen
HR-chefen, första kvinnan på scen, ska sedan berätta om det nya talangprogrammet och vilka förmåner som kan förväntas om du blir chef. Du är inte chef. Du kollar facebook och snapchattar med ett par andra deltagare.
Konferensen avslutas med att vd:n kommer tillbaka och knyter nävarna och säger: ”Känn er inspirerade för nu kör vi!” Du lämnar med fler frågor än svar, och ingen av cheferna är tillgängliga för vidare diskussioner. Några av er stannar kvar en stund och börjar spekulera. Vad var det de sa egentligen?
Den här konferensen kostade företaget 1 000 timmar. 200 personer x 5 timmar. Ettusen timmar. Tiden användes till att informera, informera och informera. Det fanns ingen tid för reflektion. Ingen tid att använda den kollektiva intelligensen och erfarenheten av gruppen. Bara ett check-in-the-box att alla nu blivit informerade. Men de som säger så har missat poängen.
Att informera är en metod
Att informera är varken ett mål eller ett syfte. Det är en metod. Det är dessutom en dålig metod när du väl står på mötet. Eftersom jag brinner för en god kommunikation så ger jag här tre snabba tips för bättre interna stormöten:
1. Informera före. Lägg ut de viktigaste budskapen i korta filmer med extramaterial att läsa för den som vill veta mer. Min föreläsarkollega Mia Liljeberg säger att det du kan säga på en timme, kan deltagarna läsa på tio minuter.
2. Involvera under. Använd de 1 000 timmarna åt att låta alla få vara med och tänka, fråga, svara, fundera, förklara, fördjupa, förtydliga, ge tips och exempel och gemensamt landa informationen så att den nått in, och inte bara nått ut.
3. Implementera efter. Finns det konkreta actions som ska göras så ska det vara glasklart för alla som är där. Vad ska göras? När ska det göras? Vem är ansvarig? Vem ska hjälpa till? Sedan är det bara att kavla upp ärmarna och börja jobba.
Så upp till kamp för bättre kommunikation och bättre möten!
Av: Antoni Lacinai, föreläsare inom kommunikation, mål och möten.
