Åsa Dahlqvist driver företaget Memma kommunikation och hon är en mycket uppskattad föreläsare och inspiratör för såväl utställare och eventarrangörer som minglare och nätverkare. Tidigare har hon arbetat som informatör, kommunikatör, PR-konsult och som generalsekreterare för de nordiska mässarrangörernas branschråd.
Står du i begrepp att planera ett seminarium under Almedalsveckan i år? Här är mina tio bästa råd för att lyckas.
1. Sätt mål
Målen ska vara värdefulla, relevanta och mätbara direkt efter veckan. Exempel: Antal deltagare på ert event, antal tweets om eventet och antal artiklar.
2. Ge deltagarna något nytt
Se till att ha en nyhet, en ny infallsvinkel eller en ny undersökning som gör att deltagarna känner att de fick vara med om en ”historisk händelse”.
3. Skippa paneldebatten
Det kryllar av svajiga paneldebatter under Almedalsveckan. Satsa på en eller några bra experter som verkligen kan ge deltagarna ny kunskap och aha-upplevelser.
4. Möblera om
Låt deltagarna stå upp, sätt stolarna i ringar eller varför inte sitta på kuddar på golvet? Eller varför inte låta dem byta plats under seminariet? Tänk nytt!
5. Interagera med deltagarna
Låt deltagarna vara med och skapa stämning och innehåll. Låt dem svara på snabbundersökningar via mobilen eller genom att förflytta sig i lokalen.
6. Var social på sociala medier
Gör er hashtag synlig och påminn deltagarna om att använda den. Utse också ett par medarbetare som under hela Almedalsveckan svarar och interagerar på sociala medier.
7. Tänk värdskap från början till slut
Gott värdskap handlar om att få deltagarna att känna sig välkomna, oavsett om de är studenter eller era viktigaste samarbetspartners. Gott värdskap är också att få era gäster att lära känna varandra. Hjälp dem att få igång ett bra mingel i bänkraderna. Tänk också på att inte bara välkomna innan seminariet börjar, utan även att vara en god värd efter seminariet genom att säga hejdå och önska var och en, en fortsatt trevlig vistelse i Visby – eller tipsa dem om andra event inom ert område!
8. Hör av er till deltagarna efter Almedalsveckan
Ha en plan för hur de som deltar på seminariet kan registrera sig. Det bör naturligtvis vara frivilligt. Kanske har ni någon information som ni kan skicka till dem via mejl efter seminariet? Kom sedan ihåg att kontakta alla på er deltagarlista. Skicka det ni lovat att skicka och tacka för deras medverkan och passa på att ytterligare en gång berätta om hur just ni kan vara till nytta för dem.
9. Lär till nästa gång
Dokumentera resultatet på ett enkelt och lättillgängligt sätt, max tre sidor, gärna i punktform. Beskriv era aktiviteter i ord, bild och länkar till filmer. Berätta även om era mål, resultatet och hur ni kan utveckla ert deltagande under Almedalsveckan till nästa år.
10. Och till sist, ett generellt råd: Ha roligt och slappna av
Almedalsveckan är en vecka för att diskutera politik och samhällsfrågor. Det är ingen businessvecka. För tio år sedan fick man påminna paneldeltagarna att kanske inte ha på sig shorts och sandaler när de skulle framträda. Men trenden är att fler klär upp sig som om de vore en vanlig konferens i stora staden. Lämna slipsen och de högklackade skorna hemma. Dressa ner och var öppen för sköna möten med alla slags människor.
