Tommy Brotte, driver bolaget Interaktiva möten som erbjuder mötesappar och rådgivning kring mötesformat, mötesinnehåll och dramaturgi. Tommy har arbetat med möteskommunikation i över 25 år och han är även kursansvarig för utbildningen i möteskommunikation på Berghs School of Communication.
Allt fler får upp ögonen för att öka interaktivitet och medskapande på medarbetardagar, ledardagar och andra konferenser. Fördelarna är många. Aktiva deltagare både förstår, minns och gör mer än en passiv publik.
Dessutom är interaktivitet och delaktighet något som dagens unga är vana vid och förväntar sig. Man vill bli sedd, hörd och tagen på allvar. Medskapande blir därför inte bara viktigare för att vi ska få ut mer av våra möten och konferenser, utan för att vi ska kunna attrahera och behålla rätt medarbetare, chefer eller medlemmar.
Men interaktivitet och nya mötesformer innebär även att det finns ett antal fallgropar. Här kommer en tiopunkters checklista från Tommy Brotte.
Börja med att svara på frågan: Varför ska vi ha ett evenemang?
Innan du börjar med att hitta idéer, lösningar och innehåll för ditt evenemang så bör du klart och tydligt svara på följande frågor. Vad ska deltagarna veta, tycka, tänka, känna, hoppas och framför allt göra efter evenemanget?
Skapa en fungerande dramaturgi
Skapa en dramaturgi som gör att deltagarna redan från början känner att evenemanget är viktigt. Börja med något energifyllt och tänk på att de snabbt behöver komma till insikt med varför mötet är angeläget. Avsluta alltid dagen med en programpunkt som bidrar med mycket energi. Tänk Grand Final. Då ökar chansen till fortsatt engagemang och efterlevnad.
Ha aldrig längre sändande block än 15 minuter
Föreläsare och annat sändande innehåll behövs för att inspirera och väcka nya tankebanor. Om du däremot vill att dina deltagare ska ta förstå och minnas så mycket som möjligt, så bör sändande pass aldrig bli längre än 15 minuter. Bryt av med interaktioner så att deltagarna får reflektera över vad de hört.
Var relevant
Dagens mötesdeltagare är erfarna, kompetenta och kloka. Alla interaktioner och alla frågor du ställer till deltagarna måste därför vara relevanta och visa att du tar deltagarnas tid och kompetens på allvar. Undvik enkla quiz-frågor, om de inte har en tydlig mening.
Variera formerna för interaktion
Mentometerfrågor som är väl valda kan vara toppen. Att skapa ordmoln i realtid kan vara effektfullt och kul. Men allting blir tråkigt i för stor koncentration. Blanda olika typer av mentometerfrågor med olika typer av fritextövningar. Variera när du har interaktioner, som brygga till en programpunkt, som reflektioner under en föreläsning. Blanda analoga interaktioner med digitala. Variera hur ni redovisar resultaten.
Var på riktigt intresserad av deltagarnas frågor, reflektioner, tankar och svar
Avsätt tid för kvalitativa interaktioner. Det viktiga är inte hur mycket ni hinner informera på en dag. Det viktiga är hur mycket deltagarna förstår, minns och gör. Om ni till exempel låter deltagare skicka in sina tankar, frågor och reflektioner till en panel. Så se till att ni har minst 15 minuter för att låta panelen svara på dessa frågor. Ni behöver svara på minst 15 procent av de frågor som kommer in. Kan ni göra en FAQ på de frågor som ej hunnits med?
Använd inte ordet publik
Medarbetare, projektdeltagare, mötesdeltagare eller vad de nu kan vara förväntas vara aktiva, både på och efter konferensen. De vill bli sedda och respekterade. Kalla dem då inte för publik, då ordet har en passiviserande ton.
Välj en moderator som gillar interaktion
Många moderatorer är duktiga på interaktion och ser värdet i det. Andra är mer obekväma och vill hellre själva ställa frågor. Då blir det samtal och dialog på scenen men inte med deltagarna.
Sprid ljuset
Ha en jämn belysning i rummet. Med en stark scenbelysning och mörkt i lokalen så förstärks känslan av att det viktiga sker på scenen och inte i rummet. Dessutom blir deltagare trötta av mörker, så se till att ljuset är jämnt fördelat.
Säkerställ eventuell teknik
Om du har interaktiv teknik. Se till att den fungerar. Finns internetuppkoppling till alla. Har eventuella administrationsdatorer ordentlig uppkoppling med backup? Exponera alla frågeställningar i Powerpoint eller liknande för öka tillgängligheten. Se till att du enkelt och snyggt kan visa resultat på storbildsskärmar.
