Det är mycket du behöver ha koll på när du planerar event. Här nedan listar vi med hjälp av BizBash åtta frågor som du kan ställa till den potentiella eventbyrån för att säkerställa att du väljer rätt team för jobbet.
1. Vad har byrån för kostnadsstruktur?
Att vara transparent med kostnader och avgifter är viktigt för att du ska förstå exakt vad det är du betalar för. Fråga din potentiella produktionsbyrå vad de tar i timmen och hur de tar betalt för andra kostnader som uppstår. Det finns nämligen många tricks som används för att dölja kostnader som dyker upp. Vilket gör att du upplever priset billigare än vad det faktiskt är.
2. Vilka verktyg använder de?
Ta reda på vilka verktyg den potentiella byrån använder. Fråga om de kan visualisera sina idéer med hjälp av layouter, 3D-modeller eller CAD-program. Med bra verktyg kan alla i teamet vara med på hur processen framskrider, vilket förenklar arbetet och minskar risken för missförstånd.
3. Äger byrån sin utrustning?
Att äga sin egen tekniska utrustning kan vara dyrt. Vissa byråer äger sin egen utrustning medan andra hyr den. Om de hyr sin utrustning fråga hur bra avtal de har och om de har samarbetat länge. Har de det kan du vara säker på att personalen som ska sköta teleprompter, scenljus och annan teknik vet vad de gör. Om de äger sin utrustning ska du fråga hur ofta de uppgraderar den.
4. Använder de sig av samma team på sina event?
Personalbehovet kan variera från event till event. När det gäller transport är det smartast att använda sig av personal som är lokaliserade i den stad eventet ska hållas i. För arbeten som kräver expertis är det mest kostnadseffektivt att arbeta med ett team som känner till projektet. Utöver det komplettera med den personal som behövs.
5. Hur lång tid kommer det ta att montera upp eventet?
Genom att ha koll på exakt hur lång tid det kommer ta att bygga upp eventet, slipper du onödiga utgifter för att släcka bränder i monteringsarbetet. Det är även viktigt att veta hur lång tid det kommer med tanken på personalen som ska utföra arbetet. Att ta hand om teamets grundläggande behov förbises allt för ofta i planeringen.
6. Finns det en riskanalys?
Vad händer vid, brand, terrordåd eller andra katastrofer. Det är viktigt att ha en plan för nödsituationer. Även om det inte går att förutse dessa händelser är det av största vikt att veta vem som gör vad om något inträffar.
7. Hur går repetitionerna inför eventet till?
Med tanke på alla förberedelser som krävs inför ett event, skulle det vara katastrof om något skulle gå fel på grund av att utförandet inte var repeterat nog. Repetition säkerställer att utrustningen fungerar felfritt.
8. Har de några innovativa koncept som de inte har fått tillfälle att prova ännu?
I 95 procent av fallen finns det ett färdigt koncept som byrån inte har fått tillfälle att prova på ännu. Genom att fråga hur deras önskelista på idéer ser ut, öppnar du upp deras kreativa flöde. Vilket gör hela projektet mycket roligare för både producenter, planerare och därmed också för deltagarna.
