Vad krävs för att er nästa konferens ska bli en framgång? Hur vet ni att ni har lyckats när konferensen är över?
Här nedan är mina viktigaste tips.
Det är på intet sätt en komplett lista. Jag är ingen eventproducent som har koll på tusen detaljer om logistik. Jag har en enorm respekt för det praktiska hantverket och som föreläsare och moderator har jag alltid lutat mig mot projektledarnas expertis medan jag fokuserat på innehåll och flöde. Med det sagt – här är mina framgångsfaktorer till er som vill ha en riktigt bra konferens:
Kommer alla att ha förstått syftet med konferensen och vad ni vill uppnå?
Repetera syftet och målet så att det är uppenbart varför ni samlas. Börja redan i inbjudan med att förklara målet och syftet. Var tydlig. Ett mål som inte är konkret är inget mål; det är ett önskemål. Ett möte utan mål är inget möte; det är en fika. Ett mål utan mening är bara meningslöst.
Fortsätt sedan med att direkt i början av konferensen upprepa syftet och målet. Ofta är det högsta chefen som berättar detta, kanske i dialog med en moderator.
I slutet på konferensen går ni åter tillbaka till frågan om syftet och målet, för att stämma av om ni nådde dit ni ville. Här bör alla deltagare få reflektera också. Har ni sedan en efterbearbetning så passar ni än en gång på att nåla fast syftet och målet. Nu bör det sitta.
Kommer deltagarna att hinna nätverka?
Det är på tok för många möten som pressar in en informationspunkt till och det är lätt att förstå. Alla är samlade så nu passar ni på. Pauserna blir kortare och kortare i programmet tills det bara handlar om bränslepåfyllning. Men de arrangörer som förstått värdet i alla möten i mellanrummen skapar utrymme och möjligheter som gör att konferensen lyfter en nivå till.
Skapa ordentligt med pauser i agendan och använd metoder som verkligen får deltagarna att mingla och skapa nya kontaktytor. Ett enkelt sätt är att inleda med ett mingel där varje person måste ha pratat med x andra där de får svar på någon fråga som ”Varför är du här? Vad vill du få ut av dagen? Vad kan jag göra för dig?” Det går också att avsluta på det sättet fast med andra ”Vad-tar-du-med-dig-frågor”. Roliga ice-breakers i början får människor att ta ner garden, vilket gör att de kommer ta in information lättare. En kort energizer i mitten väcker gruppen till liv.
Lägg gärna in separata mejl-breaks där det är okej att lyssna av telefonen eller kolla något mejl. Uppmaningen är då att deltagarna INTE gör det i de vanliga pauserna. Det är en ovana vi annars har lagt oss till med och det förstör mer än det gör nytta.
Kommer deltagarna att lära sig något?
Har ni ett bra genomarbetat innehåll? Det brukar märkas och uppskattas av deltagarna som kan släppa oron över att mötet inte ger något. Någon form av informationsöverföring behövs förstås. Någon form av kunskap ska förflyttas. Lika bra att göra det med kvalitet.
Här gäller det att redan i planeringen vara väldigt tydlig med vad deltagarna ska få med sig rent kunskapsmässigt. Tricket är alltid att färre är bättre. Vi minns i tretal så lista ut vad för max tre budskap som ska nå fram. Undersök gärna efteråt om ni lyckades.
Om en presentatör öser ur sig information (helst på tråkiga slides) med förhoppningen att deltagarna ska lära sig mycket, så kommer det exakt motsatta att hända.
Involverar ni mer än ni informerar?
Palt-koma. Zombie-blickar. Smygtittande i telefonen för att hålla sig vaken. Att sitta passivt och bli matad en hel dag tär på koncentrationen och på krafterna. Det kan gå hyfsat om ni har många föreläsarproffs. Det går betydligt sämre om ni kör excel- och powerPoint-mania med ett antal upptagna, icke talartränade chefer som ska göra sitt sång- och dansnummer.
Det du kan säga på en timme, kan deltagarna läsa på tio minuter. Skapa därför ”off-site-innehåll” som alla kan ta till sig av i förväg, som film, texter och länkar. Lägg hellre mer tid på gemensamma diskussioner. Ju mer deltagarna har fått prata desto mer minns de, och desto bättre kommer de att tycka att konferensen varit.
Jobbar du på det sättet, och kanske lägger till en facebook, eller yammergrupp kommer du dessutom att förlänga konferensen genom att folk i förväg, och efteråt kan engagera sig.
Har ni skapat en positiv atmosfär?
Känner sig deltagarna välkomnade? Känner de sig sedda, bekräftade och viktiga? Har ni lustfyllda moment inlagda? Är de på scen engagerade? Brinner de för sin sak? Har ni kul ihop?
Alla kan hjälpa till med att skapa en positiv atmosfär. Det handlar inte om att plocka fram tre clowner som snubblar runt till cirkusmusik, utan att bjuda på värme, trevliga pauser, leenden och ett och annat garv. Vi vill skratta och gärna i sällskap. Vi vill få beröm. Vi vill glädjas. En konferens som inte är kul blir ett lidande och det spelar ingen roll hur effektivt det är. Hitta vägar att skapa energi, engagemang och lust.
Har ni bra en bra lokal? ljud och ljus? Har ni bra tekniker på plats?
Nu är jag inne på eventproducenternas checklista, men som föreläsare och moderator har jag sett så många bra tekniker som nästan på egen hand räddar ett möte. De är the unsung heroes. Ha bra ljus. Ha bra ljud. Och ha bra tekniker som vet hur man sköter det. Det är skillnaden mellan ett proffsigt arrangemang och ett amatörmässigt dito. Boka helst en lokal som är större än ni tror att ni behöver. Låt inte brandskyddsmyndigheten sätta begränsningar – uppåt. Stora tankar får inte plats i små lokaler.
Är presentatörerna talarcoachade?
Taffliga interna talare som inte vet hur man tar en scen, som inte lagt eller fått tid på att öva sin presentation och som läser innantill från sin skärm. Tics och nervösa uttryck där talaren skramlar med nycklar, tvättar händerna framför kroppen, gömmer sig bakom en talarstol eller har eeee-ljud som en biltuta? Vi har alla varit på de mötena. Vi har också varit på konferenser där något snudd på magiskt händer. Där vi blivit förtrollade, förflyttat oss i fantasin och får aha-upplevelser. Det är mäktigt!
Det är en droppe i budgethavet att anlita en talarcoach och hjälpa talarna att bli av med de värsta olaterna, och lyfta fram de styrkor som finns mer eller mindre dolda.
Det här innebär också att dessa ofta chefer också avsätter tid till att träna. Ibland kan ett samtal på en timme med en talarcoach göra stor skillnad. Ibland krävs rena instruktioner om hur de bör röra sig eller hur de använder sin röst.
Att talarträna de på scen är en viktig och alldeles för sällsynt investering. Min erfarenhet säger att det bara finns några få eventbolag som alls vill lyfta frågan med sina kunder. De vill hellre fokusera på lax eller kyckling-frågor. Jag vet att jag raljerar, men ni fattar grejen.
Har ni tvättat eventuella slides?
Jag jämför powerpoint med alkohol, narkotika och tobak. Du kanske blir hög av ditt missbruk, men alla andra omkring dig får lida.
Missbruket av powerpoint är långt ifrån över. Det är fysiskt smärtsamt att se en talare med 72 textfyllda slides, en och annan skärmdump av ett excel-dokument, grafer som är oläsliga och allt annat trams som verkligen sänker energin i rummet till låga nivåer.
Det finns proffs på att tillverka slides. Om ni måste ha powerpoint så lär er hur de ska se ut eller lej bort jobbet så att de åtminstone går att tolerera.
Är moderatorn bra?
En dålig talare kan deltagarna stå ut med, men en dålig moderator kan förstöra hela mötet eftersom den personen är på scen oftare än någon annan. Den ovane köparen eller det rädda eventbolaget tänker att räddningen alltid är ”vi tar in en kändis.” Det är så fel tänkt! Ska deltagarnas fokus vara på moderatorn eller på innehållet?
Satsa på en bra moderator. Om sedan moderatorn är känd och duktig så är allt gott. Det är förvisso den dyraste lösningen men kan ibland vara värt investeringen. Du kan också hitta duktiga moderatorer internt, vilket kan fungera beroende på konferensens syfte, mål och vilka förväntningar deltagarna har. Professionella moderatorer som snarare är erkända än kända finns det också. De flesta jobbar hårt med sitt förarbete för att vara pålästa och för att lyfta arrangemanget, talarna och deltagarna. Ni väljer vem ni tar in men välj på rätt premisser och se till att personen levererar med hög kvalitet efter era krav.
Händer det något oväntat?
Byt möblering i halvtid. Bryt programmet med ett par timmars Open Space, eller runda bordssamtal där deltagarna kan gå dit de vill. Skapa fem lägereldar och låt deltagarna möta en hög chef på varje ställe. Skapa bikupor eller uppdrag. Gör en film ihop. Eller laga mat i stationer med kollegor du inte känner. Var kreativa och skapa rum för nya intryck och nya möten där ni kan visa vilka värderingar som ni står för, i handling och inte bara i ord.
Som sagt. Det här är inte en komplett lista på långa vägar. Jag hoppas ändå att du har fått egna tankar av att läsa mina tankar.
Lycka till med din nästa konferens
Av: Antoni Lacinai
Läs mer om Antonis 15 bästa tips för en bra powerpoint här.
