En varm aprilmorgon år 2001 klev jag in på kontoret på Skeppsbron. Jag var lycklig, men rätt slutkörd. Under helgen hade jag och mitt team genomfört en riktigt lyckad konferens i Åre för Tele2 och deras kunder. Det hade varit en resa där målgruppen haft skyhöga förväntningar och alla kollegor på byrån hade velat projektleda just det projektet. Samma helg hade ett annat team varit på Kos för att genomföra projektet kring sammanslagningen av Capgemini och Ernst & Young. 2000 personer från två olika företagskulturer skulle integreras och börja samarbeta. Gänget som kom tillbaka från den helgen var också uppfyllda, men än mer slutkörda än vad vi var. På den tiden var vi inte lika erfarna när det kom till schemaläggning och sömn var inget som stod på agendan.
Efter den intensiva våren som varit, satte vi oss ner tillsammans för att summera våra erfarenheter. Vilket tempo. Vad roligt vi hade och vad mycket vi lärde oss. Men när vi skulle gå igenom projekten framöver, så uppstod en tryckande tystnad i rummet. Det fanns ingenting i orderböckerna. Helt tomt! Vi hade haft så fullt upp med alla leveranser för massor av spännande företag, att vi inte märkt att försäljningen stannat av. IT-branschen, där 90 procent av våra kunder fanns, gick rakt i backen.
Vår styrelseordförande förklarade för oss att om vi inte lyckades få in nya affärer nu, så skulle vi bara överleva ett par månader till. Över en natt gjorde vi om organisationen från att vara en ordermottagning till att bli en säljorganisation. ALLA fick bli säljare. Personalen kämpade på och lärde sig utmed vägen och ganska snart började det trilla in lite mindre uppdrag, som gjorde att vi klarade oss.
Det vi lärde oss av den här perioden har varit helt avgörande för vår fortsatta utveckling. Efter det har vi sett till att alltid ha en avskild säljavdelning som inte är involverad i produktionen mer än nödvändigt. De ska alltid ha tid att sälja och utveckla våra kunder – oavsett hur mycket vi har att leverera. Vi lärde oss också att mäta saker bättre. Nu vet vi hur många samtal vi behöver göra för att få in rätt antal möten som sedan leder till affärer. Vi sätter upp tydliga mål för hela byrån, som vi regelbundet och ofta följer upp. Så gott som allt är transparent. Alla medarbetare ska veta hur det går för att alla ska kunna hjälpa till att påverka, på rätt sätt. Feedbacken jag har fått från personalen är att man känner sig mer delaktig genom att vara insatt i siffrorna. Då blir också arbetet roligare. Win-win, tänker jag.
Utan det stålbadet vi hamnade i år 2001 hade vi aldrig blivit så framgångsrika under åren som följde. Vi har gått igenom fler tuffa perioder under vårt 25-åriga bolagsbyggande i eventbranschen, men tack vare ledorden från den stora krisen i våra unga dagar, så har vi klarat oss rätt bra genom andra dalgångar också. När det har varit som tuffast så har vi sagt; lönsamhet ligger långt ner på agendan, det viktigaste är att personalen, kunderna och leverantörerna gillar det vi gör. Så länge vi värnar om relationerna och levererar med hög kvalitet, så kommer vi överleva i det långa perspektivet.
Hur kommer vi att summera året 2020 när vi tittar tillbaka om 20 år? Hur kommer vår bransch att påverkas? Kommer vi kunna säga att det var en period som gjorde avgörande skillnad för vår verksamhet? Jag vet inte vilka slutsatser vi kommer dra när vi är förbi detta. Men det jag kan se nu, när vi är mitt i krisen, är att vi har varit otroligt snabba på att agera även denna gång. Vi gick direkt ihop med våra leverantörer och byggde en studio där vi nu genomför flera projekt varje vecka. Vi har betydligt mindre att göra, men satsar på att erbjuda personalen utbildning den tiden man inte arbetar. Vi tror att branschen kommer att ha förändrats en del när vi kommer ur det här. För att vara fortsatt relevanta då, så behöver vi vässa oss inom flera olika områden. Och det arbetet med oss själva, det gör vi just nu.
Jag är så stolt över det mina medarbetare har åstadkommit under de senaste veckorna. Hur de har tagit sig an och lärt sig nya tekniker och nya områden. Hur de hjälper varandra och hur de håller humöret uppe, även fast många jobbar hemifrån med kanske bara katten som sällskap. Och är inte det vår bransch i ett nötskal – vi är flexibla, vi löser problem och humöret – det är alltid på topp.
Hur tufft många än har det just nu så är jag övertygad om att när restriktionerna kring livemöten väl lyfts, så kommer vår bransch att behövas mer än någonsin tidigare.
Sofi Franzén, Grundare och CEO, Eventyr
