När mötesbranschen genomgår en snabb transformation, driven av ny teknologi, klimatförändringar och pandemin så skapas vinnare och förlorare. Vissa spår att byråer drabbas extra hårt, medan de i framkant hittat nya, lukrativa möjligheter.

I rädslan för ny teknik har många byråer vänt sig till studior och videoproducenter som tjänat bra och växt under pandemin. När valet av eventplattform getts till streamingtekniker har det ibland lett till lösningar som passar dem bättre än för byrån. Visst kräver vissa digitala möten en avancerad studiomiljö, men byrån bör själva kunna avgöra när det räcker med enklare utrustning som håller budget.

Genom att tänka digitalt från start blir det möjligt att göra prioriteringar utifrån mötets syften och undvika tidskrävande och dyra satsningar som distansdeltagare ändå inte är intresserad av. Byråerna behöver därför sätta in sig i grunderna av tekniken för att kunna hålla en överblick av hela produktionen och framförallt säkerställa att pengarna läggs på rätt saker. Istället för att se plattformar som en kostnad bör de väljas noggrant för att kunna bli grunden till att skapa egna digitala erbjudanden och budgetstrategier.

Några erfarenheter från Coeos byråpartners:

Byråer med akademiska och kunskapsfokuserade möten hittar skalande intäkter från sponsorer och biljettintäkter. För både hybrid och heldigitalt kan de utnyttja nya deltagarmönster och sälja grupp- och efterbiljetter till de som tidigare skulle stannat hemma.
Där en del varit rädda för att ta betalt för digitalt innehåll har det istället visat sig att betalande deltagare är mer engagerade. En nyckel till att ta bra betalt är att få deltagaren att se biljetten som en investering, vilket då även kan vara enklare att motivera för sina chefer.
Sponsorpaket bör skapas i tydliga nivåer, som passar deras engagemangsmöjligheter då de mest lyckade och värdefulla platserna bör säljas till de som själva kan bidra med intressant innehåll, gärna i form av egna föreläsningar och diskussioner. Om deltagarna har skapat tydliga profiler och gett sitt godkännande, kan det finnas stora värden i att låta sponsorerna söka upp kontakter istället för att vänta i sina bås.
Att sträcka ut tiden före och efter, med korta sändningar, forumdiskussioner, omröstningar, m.m skapar både högre biljett- och sponsorvärde, så se till att lyfta upp de möjligheterna. Med egensydda upplägg och förlängda möten- och events kan byråerna även knyta fast kunderna till kommande år. Här finns även en trend mot att tjäna mer rullande intäkter, genom att fortsätta skapa värde hela året.
I den virtuella eventvärden har byråer börjat paketera och sälja nya roller, som chatvärdar, moderatorer, liveproducenter, digitala monterdesigners, m.m.
För att spara dyrbar tid bör man välja en plattform där det går att lägga ut innehållsskapande, design, förberedelse och tekniktest på de bidragande sponsorerna, posterpresentatörerna och talarna, i kombination med tydliga deadlines.
Eventbyråer har börjat paketera interaktiva koncept för workshops, teambuildning, m.m där de finslipat teknik och gjort användarutvärderingar för att enkelt kunna återanvända till flera kunder. Sätt gärna namn och tidsåtgång på koncepten för att hjälpa med införsäljningen.

De digitala och hybrida mötena är här för att stanna, men bara byråerna som satsat på att förstå teknikens möjligheter och anpassat affärsmodellen kommer kunna ta del av kakan.

Vårt fokus på Coeo är att skapa hållbara affärer för hybrid och heldigitala möten, oavsett om det är mindre föreningsmöten, internationella kongresser eller långsiktiga communitybyggen.