Jag blev påmind nyligen om hur viktigt det är att ha en pålitlig teknikleverantör när inte allt fungerade som det skulle. I det fallet räddades situationen av en proffsig moderator och handmickarna som var beställda som backup. Vi arrangerar många event och seminarier i våra egna lokaler där vi har plats för runt 100 personer. Så fort vi har mer än 40 deltagare bokar vi på teknik och vi använder alltid samma teknikfirma som vi vet fungerar. Nuförtiden kan jag som projektledare faktiskt sitta och njuta av våra seminarier och helt koppla bort oron för att tekniken ska strula. Men ibland har vi större event eller söker en annan lokal av olika skäl. Då har eventlokalen ofta egen teknik eller teknikfirma och hur gör man då? Ska jag som eventbokare lita på när uthyraren säger att de har teknik som lämpar sig för de antal gäster och talare jag kommer ha? Nej, gör inte det. Det är lika viktigt att tekniksäkra som det är att se lokalen innan du bokar och proväta menyn före (se tidigare artikel).
Ljud
Vi börjar med ljudet. Vi föredrar headset. ”Myggor” som fästs på kavajslaget avråder jag ifrån. Enligt våra erfarenheter är det svårt att få bra ljud när dessa mickar används för en panel och talaren vänder huvudet bort från mikrofonen titt som tätt.
Ha alltid en till två handmikrofoner som backup. De kan dessutom vara bra till publikfrågor. Viktigt också att säga till talarna (om de inte är så vana talare) att hålla handmikrofonen så att den vilar på hakan – hela tiden. Det är ju samma här: om du vrider huvudet åt ena hållet men låter mikrofonen vara kvar i mitten blir det inte bra.
Om det är kvinnor som ska tala är det bra att tipsa dem om att ha plagg med linning, skärp eller kavaj där sändaren för headsetet kan fästas. Har hon klänning får man fästa i bh-bandet. Det går också men är lite mer omständligt.
Ljus
Kanske ska ni fota eller filma eventet? Då kommer du tacka dig själv om du har sett till att belysningen på talarna är bra. Testa om ljuset på scenen är bra genom att be någon/några ställa sig där du tänkt att talarna ska stå. Behöver du hyra in ljus beställ då gärna strålkastare med varmt sken och så att talarna belyses både bakifrån och framifrån för att undvika skuggor. Och tillåter budgeten kanske du toppar med att hyra in ljuspunkter till lokalen i till exempel ert företags profilfärger. Samma färg på mattan på scenen är ett enkelt sätt att höja inramningen utan för stora investeringar.
Bild
Stäm av vad det är för format på bildytan/projektorn så att era presentationer fyller hela bilden och det inte blir tråkiga svarta fält i ytterkanterna. Fråga om ni måste ta med egen laptop eller om det räcker att ta med ett usb-minne med presentationerna på. Om det är flera presentationer som ska köras efter varandra är det bästa att få in dem från talarna i förväg och göra dem till en presentation. Testkör! Är det tunga bilder eller filmer med kan presentationen bli så tung att det blir fördröjning när man ska klicka fram bilderna med fjärrkontrollen. Då kan man behöva göra om presentationerna och göra bildmaterialet mindre – så framförhållning är bra. Se också till att kolla vad det är för kontakter på datorn. Det är inte alltid det finns sladdar som går att ansluta Mac:ar med, säkerställ därför innan om du måste ta med egen sladd. Är ljud med i er presentation är det förstås också viktigt att testa detta med teknikern på plats innan.
Säkra upp så det blir lyckat
Ska du välja ett teknikföretag är mitt tips att välja ett aktiebolag som funnits ett tag och som går bra (allabolag.se). Be om referenser och titta vilka kunder de gjort uppdrag för så du får en bra bild av företaget. Hyr du in dig i en lokal som har egen teknik be att få göra soundcheck i god tid med samma antal personer på scenen som det är tänkt när ni går live. Ett tips är också att förbereda ett körschema med bild på talarna och ange ungefär hur lång tid de ska prata och ge till teknikern. Det brukar uppskattas då det underlättar mycket att lätt kunna se vilken mikrofon som sitter på vilken talare.
Sammanfattningsvis:
- Innan du bokar: ta referenser och kolla upp teknikföretaget du tänker beställa av
- Använd headset
- Ha en till två handmickar som backup
- Talarna ska ha kläder som det går att fästa sändaren i
- Soundchecka innan!
- Se till att scenen har bra belysning (strålkastarna riktade åt rätt håll och att det inte blir skuggor)
- Se till att ha rätt bildformat på de presentationer som ska visas
- Kolla om du måsta ta med egen laptop eller om det räcker med usb-minne
- Kolla vad det är för kontakter på dator och sladdar
- Om det är flera talare med presentationer – skapa en presentation av dem och testkör innan
- Testa fjärrkontrollen till bildpresentationen
- Ta fram ett körschema – särskilt viktigt om flera talare ska dela på samma headset
Om det ändå blir störningar under pågående event och du som projektledare sitter och stör dig på något oljud som går att rätta till – gå in och bryt kort och byt ut mikrofonen som inte funkar eller lyft bort headsetet lite från munnen på talaren som ”flåsar”. Stör du dig på det kan du vara säker på att resten av publiken också gör det och då är det bättre med några sekunders avbrott än att ett helt seminarium med störningar.
Lycka till – och kom ihåg att tacka teknikern efteråt när det flutit på med ett underbart, kristallklart ljud och fotona i kameran är så bra att de enkelt skulle kunna säljas vidare till någon tidnings förstasida!
Bis bald, som tysken sa.
