Att börja med talaren när du ska planera ett möte är ett vanligt misstag. Anders Mildner på Altitude Meetings berättar vad du behöver tänka på innan det är dags att kontakta talare.
Ett av de vanligaste felen många gör när det är dags att planera ett möte eller event är att börja med talaren. Enligt Anders Mildner, ansvarig för innehåll och kommunikation på Altitude Meetings är det problematiskt på flera sätt.
– Börjar du planeringen med att välja talare kommer du göra det på grundval av mängden talare du känner till, säger Anders. Det har ingenting med ditt mötes mål att göra, det säger bara någonting om dina medievanor.
Han fortsätter:
– Då hamnar man lätt i en rundgång med ungefär samma stora kända talare som åker omkring på väldigt många konferenser och möten. Det är inget fel med de personerna som håller bra föreläsningar, men det saknar kopplingen till det du vill uppnå.
Altitude Meetings modell för att säkerställa måluppfyllelse
För att säkerställa att innehållet blir det tänkta under ett möte brukar Altitude Meetings utgå från en modell med ett antal steg där man bland annat diskuterar mål, målgrupper och ämnen innan man tar fram en lista med möjliga talare som uppfyller just de kraven. Det finns flera fördelar med att följa stegen.
– Här säkrar du ditt innehåll oavsett vem som kan eller inte kan, säger han. Om du ringer första personen och den inte kan, då kan du bara ta nummer 2 och så vidare. Har du inte tänkt igenom stegen innan blir det svårt att ersätta den personen.
Det finns andra fördelar med att tänka igenom mål, målgrupp och ämne innan man kontaktar talare.
– Om du är talaren och blir uppringd, tänk vad mycket information arrangören kan ge dig: varför man är där, målgrupper, övergripande mål. Som talare blir det oerhört lätt att leverera eftersom du vet hela sammanhanget klart för dig, menar Anders.
Research avgörande för att hitta intressanta frågor
Val av talare och ämne kräver också sin research. Som mötesarrangör behöver du ta reda på t.ex. vilka vinklar som hade varit intressanta för målgruppen.
Var ska man börja med sin research?
– Jag letar först efter noderna, var finns de intressanta diskussionerna och vilka grupper kan ämnet på riktigt? berättar Anders. Alla nischer har ju sina medieflöden – tidningar, sajter och diskussionsforum – ledande noder som diskuterar saker: var förs diskussioner om de här ämnena?
– Om jag inte kan ämnena själv brukar jag höra av mig till forumen transparent och fråga målgruppen: vilken fråga hade ni tyckt vore mest spännande att diskutera nu? Då brukar man också få tips på spännande och intressanta föreläsare, avslutar Anders.
Altitude Meetings steg för att planera och säkra mötets innehåll:
- Vad tycker ni i planeringsgruppen är bra respektive dåligt? Diskutera det redan i början – då får ni en gemensam referenspunkt i gruppen. Fundera över vad du hade tyckt om du satt i publiken. Är du sann mot din egen erfarenhet blir arbetet troligen både roligare och enklare.
- Konkretisera målet med mötet. Har du flera mål behöver dessa viktas mot varandra. Sätt upp en prioritetsordning där du listar primära och sekundära mål.
- Bestäm och definiera era målgrupper. Många vänder sig till flera och diversifierade målgrupper. Vikta och prioritera era målgrupper. Forma innehållet efter de målgrupper som ni prioriterar och som faktiskt deltar på era möten.
- Nu är det dags att sätta ämne(n) – vilka passar in på de mål som ni vill uppnå? Vilka vinklar hade varit intressanta för målgruppen? Vilken talartyp är ni intresserade av? Är ni ute efter exempelvis en inspirationsföreläsare, en kunskapsexpert eller en oväntad överraskning? Detta ger er viktiga ledtrådar kring vilka talare som passar in och ni kan nu ta fram en lista på talare som kan prata kring ämnet ur den vinkel ni valt.
- Fundera över vilka former som passar. Vilket format som är möjligt styrs av talarna ni har valt ut och variationsbehovet under dagen, men också vilka ämnen ni pratar om och vilka målgrupperna är.
