Hallå där… Carola Andréasson, Senior Event Manager på TCO. Carola är en av fem finalister i utmärkelsen Årets Eventchef 2020 inom kategorin Business to Business. Vi på Eventeffect ställde några frågor till henne om vem hon är och hur hon jobbar.
Vem är du och vad jobbar du med?
Jag heter Carola Andreasson, är 47 år och arbetar som Senior Event Manager på TCO. Jag har 20 års erfarenhet av projektarbete och opinionsbildande events. Jag jobbar både strategiskt och operativt med events i alla former. Allt ifrån seminarier och workshops till middagar, konferenser, kongresser och Almedalen.
Eventproduktion kan handla om allt ifrån att planera menyer, upphandla teknik och grafiskt material till att packa burar, planera miljöer och producera scenografi.
Jag jobbar mycket med sociala medier för att visa hur vi arbetar bakom kulisserna med våra events. Får ofta frågan om varför TCO gör events. Därför skapade jag ett Instagramkonto ”Eventsbycarola” där jag delar med mig om min vardag som eventmanager på TCO.
Kan du nämna några event/evenemang som du jobbat med de senaste åren?
Oj vad svårt. Vi har gjort så många varierande och roliga event de senaste åren. Men här är ett litet axplock: Almedalen. TCO:s Omställningskonferens 2019, TCO:s Kongress och TCO 75år, 2019. TCO:s närvaro på Järvaveckan 2019. #METOO Powerfrukost event. Tankesmedjan Futurions Almedalsstudio 2020 och Polisförbundets kongress studio 2020, TCO:s studio för Digital@idag 2020 + en rad studiomiljöer hösten 2020. Förutom det även ett flertal middagar.
Berätta gärna lite mer om något du är extra stolt över?
TCO-landet! TCO-landet alla dagar i veckan.
Ett spännande och roligt projekt där jag fick fria händer att ta fram koncept, utveckla och förvalta TCO:s arena i Almedalen 2017-2021. Allt från grafisk profil och inramning till att det praktiskt på plats ska fungera med café, personal, catering, teknik, säkerhet etc. Platsen heter TCO-landet och rymmer TCO-förbunden och TCO-kansliets samtliga arrangemang – allt under samma tak.
TCO-landet har kommit att blivit en populär samlingsplats för ministrar, riksdagsledamöter, andra beslutsfattare, opinionsbildare, representanter från TCO-förbunden med flera. Det grundarbete vi har gjort under tre år med att etablera TCO-landet på Almedalskartan har gett goda resultat. Målet var att TCO-landet ska uppfattas som en attraktiv plats för TCO-förbunden, men också stärka TCO och förbundens varumärken bland våra prioriterade målgrupper. Ett mål vi nått med råge. Kan inte vara mer stolt.
Vad upplever du som den största utmaning internt i organisation för din roll?
Jag tänker att det är att ställa om från att arrangera fysiska event, stora som små, med publik till att göra digitala produktioner. Att få oss att våga testa nytt. Att prova format och verktyg vi inte prövat tidigare. Men framförallt att gå in i det nya med stor ödmjukhet och förståelse men att ha roligt.
Brukar du sätta upp syfte och mål för dina evenemang? Mäter du på något sätt?
Vi sätter alltid mål och syfte för alla våra projekt och följer upp dem. Men specifikt för själva eventen är det lite knepigare att sätta mätbara mål. Dels för att varje event är unikt i sig men också för att eventen är en del i ett långsiktigt påverkansarbete. Men jag brukar t.ex. titta på hur våra målgrupper använder sociala medier i samband med våra event. Hur vi nämns och syns.
Jag brukar även läsa på om vem/vilka det är som vi ska ha som gäst/gäster för att kunna ge ett så bra bemötande som möjligt. Så när de går hem bär de med sig en bra känsla och ett gott intryck av TCO.
Därefter, när vi lyckats påverka i en, för TCO:s medlemmar viktig fråga, kan jag känna stolthet över att våra event har varit en del i det arbetet.
Den finaste feedback jag fått var när en chef skickade ett meddelande efter ett event: ”Dina insatser hjälpte oss att stärka TCO:s varumärke mer än någon annons i världen kan göra – och på så sätt får vi också politiskt inflytande. Du är bäst”. Det sms:et brukar jag ofta ta fram för att påminna mig själv att eventen är en mycket viktig pusselbit i TCO:s påverkansarbete.
Sköter ni hela produktionen själva, eller tar ni in hjälp från professionella leverantörer?
Alla som jobbar med event vet att ensam är inte stark. Bra crew och teamkänsla är A & O på event. Veckor eller ibland kanske månader av planering och förberedelser är bortkastat om det inte finns ett tajt crew när det är dags för leverans. Det spelar liksom ingen roll hur spännande en rapport är eller hur betydelsefulla medverkande vi har i en panel om det inte finns en scen, möbler, ljus, ljud och bild. Jag som eventproducent har idéer och koncept men jag behöver hjälp att förvekliga dem. Events är ett lagarbete.
Jag försöker göra så mycket jag kan själv för att hålla kostnaderna nere. Det jag tar hjälp med är sådant som vi inte har inhouse som t.ex. teknik, catering och ibland eventdekor.
Jag har ett grymt produktionsteam som jag jobbat med i många år som har hög servicenivå, är pålitliga och leveranssäkra.
Jag plockar ofta möbler och rekvisita till scendekor från kontoret och emellanåt hemifrån, men lyxar till det ibland och tar hjälp av ett fantastiskt dekorföretag. De har inte bara ett brett sortiment, de har bra priser och är mycket serviceinriktade.
När det kommer till catering så brukar jag använda Hotell och restaurangfackets app ”Schysta villkor” för att hitta nya leverantörer. Appen hjälper mig att hitta bland restauranger, hotell och nöjesanläggningar som har tecknat kollektivavtal för sina anställda.
Jag jobbar även tätt tillsammans med tjejerna som sköter vår konferensavdelning på TCO. Vi har ett fint samarbete och de hjälper mig med mycket av det praktiska.
Hur jobbar ni med hållbarhet och CSR på era evenemang?
Vår ambition är att i så lång utsträckning som möjligt ha ett miljö- och hållbarhetsperspektiv när det kommer till våra events. Det gäller allt ifrån den förtäring vi serverar och hur vi hanterar avfall till profilreklam/giwavays och dekor. TCO är miljödiplomerade och vi har infört miljöledningssystem enligt Svensk Miljöbas. Det är jag väldigt stolt över. Nästa steg blir att miljödiplomera våra större event.
Hur jobbar du med innovation för att utveckla era evenemang?
Svar: Vi försöker förnya oss och hänga med i utvecklingen så mycket vi kan utifrån de förutsättningar vi har. Det kan handla om stort som smått. T.ex. när vi gav blombuketter gjorda av cup-cakes till de medverkande vid ett event. Det blev en snackis ända till riksdagen.
Vi har en event-app för att hålla deltagarna informerade och engagerade. Och vi har använt Graphic recording eller grafisk dokumentation som handlar om att dokumentera events genom att ”live-illustrera”, d v s ett slags visuellt simultantolkande av det som pågår. Super coolt och uppskattat.
Men just nu handlar det mesta om, som för många andra, att ställa om. Att göra digitala events i studio är det nya för oss. Hur man paketerar digitala event så att det blir en bra upplevelse för tittaren. Att försöka variera formaten så att inte alla event ser likadana ut. Kameravinklar, att skapa dramaturgi och interaktion. Att göra vinjetter och bumpers. Allt detta som för bara några månader sedan var helt nytt för mig. Kul, utmanande och utvecklande. Jag lär mig massor.
Vad upplever du som största utmaning inför 2021?
Det digitala. Att kunna producera bättre digitala events. Eventen är som jag nämnde tidigare en mycket viktig pusselbit i TCO:s påverkansarbete. Jag ser det därför som ett naturligt steg i min roll att utveckla och bredda min kompetens vad gäller det digitala, för att kunna genomföra fler och smartare digitala möten och events.
Därför går jag just nu en utbildning till Digital eventproducent på Berghs Communications. I och med denna utbildning hoppas jag kunna bidra till att utveckla och förbättra TCO:s events och på så sätt stärka vårt varumärke.
Om utmärkelsen Årets Eventchef:
Målsättningen är att lyfta fram individer på köparsidan som agerar professionellt, är kunniga, modiga, öppna och framgångsrika.
Utmärkelsen kommer att delas ut årligen inom fem kategorier, med start 2020. Bakom utmärkelsen står den oberoende bransch- och nyhetssajten Eventeffect.se. På sajten nominerar byråmedarbetare, branschfolk och kollegor sina kandidater.
Redaktionen på eventeffect.se sammanställer alla nomineringar och utifrån de ledord som juryn tidigare fastställt, presenteras fem finalister per kategori för den välmeriterade och erfarna juryn från branschen som slutligen väljer ut vinnarna. Vinnarna av utmärkelsen presenteras på Eventeffect.se den 15 december kl. 08.00.
Årets Eventchef: Juryn för 2020:
Anna Bauer, Business Director – Scandinavian XPO
Fredric Holmgren, CEO – Bright Group
Hansi Sundström, VD – Workman Event
Karin Karlsson, Programchef – Malmö Live
Kerstin Öhman, Owner – BSC
Mikael Jansson, CEO – Fairlink
Niclas Mellbin, CEO – Realise
Niklas Söderberg, Verksamhetschef – SES
Rasmus Fursäter, Sales Manager på Stockholm Live
Patrick Walldén vd för Bang Agency och Brand Arena Nordic Group
Patrik Eriksson, VD – Imponera
Sabina Jonsson, CEO – Sabina Consulting
Sofi Franzén, VD – Eventyr
Stellan Eriksson, Managing Director – MCI
