Hallå där… Petra Aldén, Senior Executive Assistant på Ahlsell. Petra är en av fem finalister i utmärkelsen Årets Eventchef 2020 inom kategorin Business to Employee. Vi på Eventeffect ställde några frågor till henne om vem hon är och hur hon jobbar.
Vem är du och vad jobbar du med?
Jag är en erfaren assistent, projektledare och eventkoordinator som arbetar brett med stöd till koncernledningen på ett stort nordiskt tekniskt handelsbolag.
Kan du nämna några event/evenemang som du jobbat med de senaste åren?
I min nuvarande tjänst driver jag förutom ett antal mindre events varje år också en årlig nordisk chefskonferens där vi samlar ca 120 ledare inom bolaget för en tvådagars Nordic Summit för att tala strategi, dela Best Practice, innovationer och inte minst nätverka pan-nordiskt.
Berätta gärna lite mer om något du är extra stolt över?
Kopplat till events och specifikt Nordic Summit är jag stolt över att jag har kunskap och engagemang att delta i både de strategiska och innehållsmässiga delarna av summiten men att jag också har ett oerhört detaljfokus där jag jobbar med de små saker kan göra så stor skillnad såväl för konferensens nytta i sin helhet som för deltagarnas upplevelse och känsla när de lämnar dagarna. I min roll står man ofta med en fot i ledningsgruppen och den andra i organisationen, och det kan ge värdefull input till strategidagar och medarbetarutveckling när man har ett öra mot marken.
Vad upplever du som den största utmaning internt i organisation för din roll?
Som ledningsassistent har man ofta en informell ledarroll med mycket ansvar och höga förväntningar från många olika intressenter inom bolaget. Man får lära sig att hantera, prioritera och ha hög integritet. Det är något som blir lättare med åren och när man över tid bygger upp självförtroende och trygghet.
Utmaningen internt gällande events är att få all information, best practice och nya strategiplaner att sippra ner hela vägen till golvet i vår 6000 personer stora organisation.
Brukar du sätta upp syfte och mål för dina evenemang? Mäter du på något sätt?
Vi i styrgruppen har alltid ett tydligt syfte och mål med våra summits, och mäter dem dels genom ganska omfattande utvärderingar efteråt där vi tar med oss all input till nästkommande events men också ordentlig debriefing med de externa leverantörer vi arbetar med under dessa tillfällen. Varje land inom vår organisation arbetar också hårt med sin egen informationsspridning och mäter och följer upp lokalt.
Sköter ni hela produktionen själva, eller tar ni in hjälp från professionella leverantörer?
Vi tar alltid hjälp av leverantörer till Nordic Summit men ofta även för de mindre arrangemangen eftersom det ger mig trygghet i och med den kvalitetssäkring av t ex anläggningar jag får när jag bokar genom eventbolag.
Hur jobbar ni med hållbarhet och CSR på era evenemang?
Ahlsell arbetar oerhört mycket med alla frågor inom Hållbarhet, miljö och CSR. Vi ligger i framkant inom vår bransch när det gäller vår egen verksamhet och vill såklart att det ska avspeglas även när vi har olika interna och externa evenemang. Vi ställer krav på de leverantörer och anläggningar vi arbetar med, vi väljer hållbara material när det handlar om produkter vi använder under våra events, vi har en resepolicy som uppmanar till hållbart resande när det är möjligt osv.
Hur jobbar du med innovation för att utveckla era evenemang?
Genom mitt eget nätverk jobbar jag för egen del med informationsdelning och inspiration men främst använder vi oss av innehållsexperter från våra samarbetspartners inom event. Deras expertis och breda erfarenheter räcker långt för oss. Vi vet vad vi vill förmedla och vi vänder oss till dem för att få hjälp att paketera den informationen på ett begripligt, inspirerande och roligt sätt.
Vad upplever du som största utmaning inför 2021?
Som alla andra upplever vi förstås att covid-19-situationen i världen påverkar oss på många sätt. Hur går affärerna? Hur mår våra anställda både fysiskt och psykiskt av situationen? Hur kan vi ställa om och arbeta och mötas på ett effektivt och roligt sätt digitalt?
Om utmärkelsen Årets Eventchef:
Målsättningen är att lyfta fram individer på köparsidan som agerar professionellt, är kunniga, modiga, öppna och framgångsrika.
Utmärkelsen kommer att delas ut årligen inom fem kategorier, med start 2020. Bakom utmärkelsen står den oberoende bransch- och nyhetssajten Eventeffect.se. På sajten nominerar byråmedarbetare, branschfolk och kollegor sina kandidater.
Redaktionen på eventeffect.se sammanställer alla nomineringar och utifrån de ledord som juryn tidigare fastställt, presenteras fem finalister per kategori för den välmeriterade och erfarna juryn från branschen som slutligen väljer ut vinnarna. Vinnarna av utmärkelsen presenteras på Eventeffect.se den 15 december kl. 08.00.
Årets Eventchef: Juryn för 2020:
Anna Bauer, Business Director – Scandinavian XPO
Fredric Holmgren, CEO – Bright Group
Hansi Sundström, VD – Workman Event
Karin Karlsson, Programchef – Malmö Live
Kerstin Öhman, Owner – BSC
Mikael Jansson, CEO – Fairlink
Niclas Mellbin, CEO – Realise
Niklas Söderberg, Verksamhetschef – SES
Rasmus Fursäter, Sales Manager på Stockholm Live
Patrick Walldén vd för Bang Agency och Brand Arena Nordic Group
Patrik Eriksson, VD – Imponera
Sabina Jonsson, CEO – Sabina Consulting
Sofi Franzén, VD – Eventyr
Stellan Eriksson, Managing Director – MCI
