Med rätt förutsättningar där utställare, samarbetspartners och besökare tidigt involveras och där de får chansen att påverka utformning och innehåll ökar deras motivation, engagemang och stolthet. Tillsammans skapas ett lyckat evenemang. Så för att nå dit, vad bör en arrangör tänka på?
Fyra enkla tips
1. Tiden – använd den rätt
Starta i god tid för att väcka en förväntan som sedan kulminerar och iscensätts under genomförandet. Bjud tidigt in samarbetspartners, utställare och media i processen. Starta med ett teaser-event på webben eller på en oväntad plats. Målet är att skapa intresse, innehåll och bygga förväntan.
Idag ska allt gå snabbt men för att bygga upp en förväntan krävs tid och planering. Dagens snabbfotade kommunikation skapar nya möjligheter att nå ut snabbt och långt utanför egna kontaktnät. Utmaningen är att hålla intresset och förväntan levande fram till genomförandet. Resultatet av en lyckad förväntan är evenemang som Melodifestivalen eller musikfestivalen Way Out West som kan sälja ut stora delar av sina biljetter till evenemanget långt innan någon ens vet vilka artister som kommer uppträda.
2. Innehåll – överraska och involvera
Överraska, skapa meningsfulla och äkta upplevelser, engagera och gör trovärdiga saker. Designa din upplevelse och skapa en kreativ höjd som matchar de värdering som branschen eller mässan står för. Idag är det viktigt att göra skillnad för individen och samhället i stort.
Det spelar ingen roll om det är ett engagemang för miljö, människor eller samhälle. Huvudsaken är att det känns äkta och trovärdigt och att eventet bidrar till en positiv upplevelse för medverkande och besökare. Det kan vara att arbeta med miljön i fokus och ta ett samhällsansvar. Gör evenemanget personligt och engagerat.
3. Genomförandet – interaktion och dialog
Under genomförandet har du chansen att nå alla som tagit sig till eventet och även de som följer via sociala medier. På en publikmässa är engagerade besökare på plats en prioriterat för utställarna. Genom att skapa ett värde för besökarna, jämfört med om man bara följer aktiviteten digitalt, ökar chanserna till att ännu fler besökare kommer.
Värdet kan vara att träffa viktiga profiler, kändisar, besöka specialutställningar och att få vara med om unika aktiviteter som sticker ut, något nördigt. Om besökare själva får möjlighet att ha en aktiv roll i upplevelsen så blir känslorna kring upplevelsen ännu starkare. Upplevelsedesignernas kompetens ligger i att kunna skapa innehåll och kommunicera på ett sätt som verkligen berör, skapar inspiration och säkrar att alla upplever det tänkta budskapet med samtliga sina sinnen.
4. Avslut – låt inte slumpen avgöra
Sista intrycket oavsett om det är i sociala medier eller på plats när gästerna lämnar kan vara avgörande för helhetsupplevelsen. Missa inte chansen att skapa ett bra avslut. En teaterproduktion repar alltid tackscenen gång på gång. När Iron Maiden kliver av scenen och publiken står kvar så spelas alltid Monty Pytons ”Always look on the bright side of life”, vilket gör att när publiken lämnar arenan gör de det med ett leende på läpparna.
Det är den där lyckliga känslan som ska leva vidare när gästerna lämnar. En lyckad upplevelse är när besökare vill behålla minnena och längtar till nästa gång. Hur många musikfestivalbesökare har inte burit festivalarmband i månader efter för bara visa ”jag var där”. Som arrangör har du ansvaret för att skapa en bra avslutningsupplevelse och minnen så att dina gäster kommer tillbaka.
Lycka till!
Av: Catarina Oscarsson, operativ projektledare B2C Event på Stockholmsmässan.
