COVID-19 härjar fortfarande över hela världen, men nu när människor börjar bli immuna sätter många evenemangsarrangörer igång med planeringen av att organisera fysiska evenemang igen. Även om detta är goda nyheter för många av oss, kräver genomförandet av fysiska möten i dessa tider ett nytt tillvägagångssätt för att övervinna de nya utmaningar det medför att arrangera evenemang under en pandemi.

I Storbritannien och i andra delar av världen där evenemang och utställningar redan börjat äga rum igen, har arrangörer och evenemangsleverantörer händerna fulla med nya utmaningar. Detta beror på att det finns många olika protokoll som de måste implementera för att säkerställa COVID-säkra evenemang. Krav som ställs både av regeringen men även av deltagarna själva.

Låt oss börja med möteslokalerna. Deras COVID-19 säkerhetsprotokoll belyser främst sex områden: Allmänna åtgärder, Rengöring och hygien, Anställdas säkerhet, Säkra avstånd, På- och avlastning samt Beredskapsplan vid misstänkt COVID-19 fall.

Beroende på lokal kan säkerhetsprotokollet behöva kompletteras ytterligare med områden som hantering av mat och dryck samt transport.

Det är Evenemangsarrangörernas ansvar att använda sig av säkerhetschecklistor som belyser andra områden som registrering, städning, engagemang, kommunikation, förtäring, skyltning, transport samt beredskapsplan.

I allmänhet överlappar många av punkterna varandra i lokalernas säkerhetsprotokoll och arrangörernas checklista. Detta medför nya utmaningar som ställer krav på etablering av nya processer och resurser, för att se till att punkterna uppfylls.

Vad blir då konsekvenserna av dessa nya protokoll och checklistor? Låt oss diskutera några av de utmaningar som dessa COVID-19 protokoll och checklistor innebär och hur Agorify kan lösa dessa.

Utmaning #1: Kontaktfri registrering och självincheckning

En av de största utmaningarna som möteslokalerna samt arrangörerna står inför just nu är bristen på rätt utrustning för att möjliggöra en helt kontaktfri incheckning av deltagare och utdelningen av namnskyltar. Trots att den typen av teknik funnits tillgänglig långt innan pandemin har majoriteten valt att utföra detta på det traditionella sättet, det vill säga: manuellt. Detta är dock inte ett alternativ längre.

Genomför COVID-säkra evenemang med Agorify — Bild: www.hyperight.com

Lösning #1 Använd Agorify för att tillhandahålla kontaktfri självincheckning och utskrift av namnskyltar

Med vår självincheckning och lösning för utskrift av namnskyltar kan deltagarna göra ankomsten enkel och säker. När de anländer till lokalen behöver deltagare bara öppna Agorify appen, hitta sin evenemangsbiljett och skanna den på en av Ipad-stationerna. Namnskylten skrivs ut automatiskt och deltagaren tar själv upp den direkt från skrivaren, samtidigt som evenemangsarrangören får ett meddelande om att deltagaren anlänt.

Detta är oerhört viktigt eftersom hela processen på detta sätt blir kontaktfri och möjliggör att deltagarna kan hålla rätt social distansering.

Utmaning #2: Papperslösa evenemang för att minimera kontaktytor

För att minimera kontaktytor bör evenemangsarrangörer undvika att dela ut programblad eller broschyrer till sina besökare på plats. Naturligtvis kan detta lämna ett dåligt intryck hos deltagarna eftersom de inte vet vad som kommer att ske under evenemanget. Som tur är finns det även en snabb lösning för detta.

Lösning #2 Genom att använda Agorify kan du tillhandahålla ett interaktivt papperslöst program för alla deltagare direkt i appen

Som en True Hybrid evenemangsplattform kan Agorify enkelt hjälpa evenemangsarrangörer att tillhandahålla ett interaktivt program, inte bara för sina online deltagare utan också för dem som kommer att delta på evenemanget på plats.

Konceptet med True Hybrd evenmang är att hålla alla deltagare anslutna till varandra, oavsett var de är. Utöver att se programmet i appen, har deltagarna även möjlighet att skapa sin egen agenda, kommentera live under en presentation, rösta, ställa frågor, skapa diskussionsgrupper, boka möten och mycket mer.

Förändringen leder till att det blir möjligt att minimera kontakttillfällen samtidigt som det blir flexiblare med sista-minuten-korrigeringar, miljövänligare och mer kostnadseffektivt eftersom det inte behövs skrivas ut program och annan viktig informat på papper.

Utmaning #3: Kontaktfri delning av material för utställare

För att minimera kontaktytor och som en del av den övergripande planen för kontaktfria och papperslösa evenemang, uppmuntras utställare att minimera kontaktytor och undvika att ha reklammaterial som broschyrer, flygblad och giveaways i sina montrar.

Lösning #3 Med Agorify appen kan du tillhandahålla digitala material till deltagarna och möjliggöra digital delning av kontaktuppgifter

Med Agorify kan utställarna ladda upp sina reklammaterial på sin digitala utställarmonter i plattformen. På så sätt kan både online deltagare och besökare på plats hitta allt material på ett ställe. För att komma åt materialet kan delegaterna besöka utställningssidorna via mobil- eller webbappen.

Genom plattformen kan deltagarna boka möten med varandra, utföra mötet via plattformen samt dela kontaktuppgifter eller chatta. För skanning av namnskyltar på plats är Agorify Appen utrustad med avancerad skanningsteknik som kan skanna koder upp till 1 meters avstånd, vilket överensstämmer med de flesta rekommendationer om social distansering.

Utmaning #4: Begränsad rumskapacitet

I och med de nya restriktionerna har kapaciteten i de olika presentationsrummen begränsats till ett färre antal platser. Detta innebär att inte alla deltagare som vill, får möjlighet att lyssna på alla presentationer.

Lösning #4 Med Agorify har alla deltagare möjlighet att se alla presentationer

När rummen är fullsatta har ändå deltagaren möjlighet att se presentationen live i mobilappen. De kan även interagera med talaren och andra tittare genom en chattfunktion där man har möjlighet att ställa frågor, rösta och diskutera.

Utmaning #5: Hantering vid nödfall

Som en del av kraven kring hantering vid nödfall finns ofta, förutom vägledning och golvmarkeringar i lokalen, också kartor med instruktioner vid nödfall. Då dessa inte längre kan delas ut till deltagarna, innebär det en högre risk och utmaning vid ett nödfall.

Lösning #5: Agorify möjliggör ett snabbt och tillförlitligt sätt att se till att alla på plats får viktig information vid nödfall

I Agoirify kan evenemangsarrangörerna ladda upp interaktiva kartor och annan viktig information som kan hjälpa personalen och deltagarna att navigera i händelse av nödsituationer under evenemanget. Den interaktiva kartan finns direkt i appens huvudmeny, vilket gör det enkelt för deltagarna att hitta rätt.

Utmaning #6: Säkra möten

En av de mest uppskattade funktionerna i alla fysiska evenemang är 1-2-1-möten. Med tanke på rekommendationerna om social distansering behöver vi tänka om kring hur vi utför dessa möten. Ett alternativ kan vara att ha särskilda mötesområden med sektioner uppdelade med plexiglas, använda ansiktsmask samt se till att hålla 1 till 1,5 meters avstånd mellan människorna. Detta kan dock vara dyrt och det finns risk att inte alla deltagare kan vara närvarande på plats eller inte föredrar ett sådant traditionellt sätt att träffas. Ska detta förhindra dessa möten?

Lösning #6: Använd Agorify för att utföra 1-2-1-möten, i valfritt format

Med Agorify kan alla deltagarna schemalägga 1-2-1-möten, besluta om en plats för mötet eller ha mötet via plattformen med hjälp av vår videokonferenslösning. På så sätt kan alla deltagare oavsett om de deltar på plats eller online boka möten och träffas. Det innebär att mötena kan ske mellan deltagare där båda är på plats fysiskt, där ena är på plats fysiskt och den andra är online samt där båda deltagare är online. Ett tips om möten ska ske mellan fysiska deltagare och online-deltagare, är att evenemangsarrangörerna reserverar en del av lokalytan där det är mindre bullrig miljö.

Utmaning #7: COVID-19 hälso- och säkerhetsinstruktioner, dokument och kontakter

Nästan alla som deltar i ett evenemang är intresserade av att veta hur evenemangsarrangören och lokalen arbetar tillsammans för att tillhandahålla COVID-fria och säkra evenemang. Denna information kan tillhandahållas i form av dokument som exempelvis självutvärderings-checklista för COVID-19 symptom, nödsituationsprotokoll, plats för COVID-19 isolering vid misstänkt fall, information om platser där ansiktsmasker och handdesinfektion finns, kontakt med hälso- och säkerhetssamordnaren på plats och mycket mer. Den här typen av information blir, med de nya instruktionerna och restriktionerna, svåra att få ut till deltagarna när man inte får dela ut fysiska dokument.

Lösning #7: Använda Agorify för att tillhandahålla information, meddelanden och kommunikation direkt i appen

I Agorify kan evenemangsarrangörer enkelt lista och bifoga alla dokument de vill. Via plattformen kan deltagare komma åt och granska denna information när som helst och kommunicera direkt med evenemangspersonalen, hälso- och säkerhetskoordinatorn eller sjukvårdspersonal om det finns någon på plats. Kommunikationen kan antingen vara i chatt- eller videoformat. Detta möjliggör även för evennemangsarrangören att skräddarsy och anpassa informationen för varje evenemang samt ha möjlighet att lägga in ändringar och uppdaterad information om så krävs.

Utmaning #8: Talarens säkerhet och flexibel presentation

För att kunna tillhandahålla en kontaktfri miljö på ett evenemang, behöver man se över- och anpassa processen för talarna. Till exempel är det mest logiska att hand- eller headsetmikrofoner som används av talaren ska desinficeras eller bytas ut före användning. Men föreställ dig att du anordnar ett event med 50 talare och plötsligt får besked att vissa inte kan- eller får närvara fysiskt. Det medför ett mer komplicerat problem och kräver mer utvecklade organisatoriska och tekniska lösningar.

Lösning #8: Användning av Agorify för livesändning av både talare på plats och online

På Agorify definierar vi True-Hybrid-evenemanget som en konferens, utställning, seminarium, konsert eller annat möte där deltagarna kan välja mellan att delta fysiskt eller online – med samma upplevelse.

Med Agorify kan talarna framföra sina presentationer både online och på plats. Detta innebär en mer flexibel hantering av talarnas olika förutsättningar och löser utmaningen med en både säker- samt flexibel presentationen.

På så vis kan evenemangsarrangörer skapa och presentera högkvalitativt innehåll, tillgänglig för både deltagare på plats och online och samtidigt erbjuda möjligheten för talarna att välja att presentera hemifrån eller fysiskt på plats.

Avslutningsvis

Som vi märker har det blivit mer utmanande och dessutom dyrt att organisera fysiska och hybridevenemang under en pandemi, eftersom de kräver ytterligare resurser för att genomföras på ett säkert sätt.

Det är viktigt att vi som evenemangsarrangörer anpassar oss efter detta och implementerar nya lösningar, för att lyckas bibehålla fysiska och hybridevenemeng.

Med Agorify behöver ovan utmaningar inte vara så avancerade och dyra. Som du har läst kan de flesta utmaningar lösas med dagens teknik och med system som Agorify kan du planera och utföra allt i en och samma plattform, med en prislapp som är en bråkdel av vad det kostar om olika tekniska lösningar används vid varje enskild utmaning.

Oavsett om du vill erbjuda dina deltagare flexibiliteten att välja mellan att delta i ett evenemang på plats eller online, eller om du bara vill följa alla COVID-säkerhetsprotokoll, kan Agorify hjälpa dig att enkelt utföra säkra, flexibla och engagerande evenemang.

Agorify är här för att ta evenemang till en helt ny nivå. Är du intresserad av att lära dig mer eller komma igång med att använda Agorify för att designa och genomföra dina nästa evenemang, följ bara länken nedan.

Börja använda Agorify idag!

Den 15 september anordnar vi ett kostnadsfritt webinar, där vår kund berättar om hur de hanterat just dessa utmaningar och hur de med hjälp av Agorify organiserar ett säkert evenemang.