Guide: Så upphandlar du eventsystem

Vad ska ingå i en upphandling?

Det finns flera delmoment att beakta i en upphandling. Att sammanställa en kravbild utifrån era specifika behov och önskemål är en bra start för att få en idé om hur ni ska utforma ert upphandlingsunderlag. Vid upphandling av eventsystem är det många som väljer att inkludera följande områden: (1) säkerhet, (2) funktionalitet och (3) leverantören. Utifrån dessa ämnesområden kan du enklare strukturera upp ditt underlag till upphandlingen av eventsystem.

Säkerhet

Ett väldigt brett område som har blivit allt viktigare i upphandlingar är säkerhetsaspekten. Säkerheten grundas på två pelare, digital och fysisk säkerhet. Den förstnämnda omfattar alltifrån korrekt hantering av personuppgifter, GDPR, placering av servrar, skydd mot dataintrång, möjligheten till inloggning i system och behörighetsnivåer för olika användare. Fysisk säkerhet fokuserar primärt på genomförandet av event och ställer frågor om vilka som befinner sig på plats, när besökarna kommer och går samt om de är behöriga att befinna sig på evenemanget.

Digital säkerhet

Den ökade hotbilden av cyberattacker ställer höga krav på att eventsystem vidtar åtgärder för att skydda alla känsliga uppgifter som finns. Det kan röra sig om att skydda deltagarnas personuppgifter, data och statistik från event samt betalningsuppgifter. Att välja ett eventsystem som aktivt skyddar och bevakar all data och användare är betydelsefullt i dagens klimat.

För myndigheter och andra organisationer är det även väsentligt att välja ett eventsystem som uppfyller aktuella ramverk för GDPR. Med korrekt hantering av personuppgifter och lagring av data på servrar inom EU, helst i Sverige, kan arrangörer känna sig trygga med att nå upp till kravbilden för detta känsliga område. När det är personuppgifter som ska hanteras så är det viktigt att hålla koll på vilka krav som ställs på dig som samlar in uppgifterna och därmed blir personuppgiftsansvarig. Att kunna anonymisera data kan vara ett sånt krav som ställs på dig som eventarrangör och då bör du se till att ha ett eventsystem som kan det, utan att behöva radera all data.

Läs mer om GDPR på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida ->

Utöver dataskydd och GDPR är även behörighetsnivåer ett ämne att fundera på i upphandlingar. Det är viktigt att ställa sig frågan om användare ska ha olika befogenheter i de system som används, samt hur fördelningen ska se ut. Det är vanligt att organisationer vill ha en eller flera med full behörighet (ex. administratörer eller ”super users”), och sedan låta andra användare ha redigeringsmöjligheter på vissa av de funktioner som finns tillgängliga.

För att skydda sig mot intrång i eventsystem blir det allt vanligare att gå ifrån det traditionella inloggningssättet med användarnamn och lösenord. En populär trend som fler myndigheteter och organisationer använder är Single Sign On (SSO) eller multifaktorautentisering (MFA).

Single Sign On: Ge användarna en smidig och enhetlig inloggningsupplevelse över olika plattformar och system. Genom att implementera SSO kan användare logga in i eventsystemen i samband med att de loggar in på din arbetsdator. Detta eliminerar behovet av att hantera flera inloggningsuppgifter och ökar säkerheten genom att minska risken för lösenordsrelaterade problem och användarfel.

Multifaktorautentisering: Med MFA krävs ytterligare verifieringssteg för att bekräfta användarens identitet utöver lösenordet, vilket vanligtvis innebär en tillfällig kod som skickas till användarens mobiltelefon eller e-postadress. Autentiseringsappar, som Microsoft Authenticator, blir allt vanligare. Detta skyddar användarkonton mot obehörig åtkomst även om lösenordet skulle läcka ut, vilket gör det svårare för angripare att komma åt känslig information eller data.

Fysisk säkerhet

Att säkerställa fysisk säkerhet vid ett evenemang är av yttersta vikt för att skapa en trygg och säker miljö för deltagarna. När du upphandlar ett eventsystem är det avgörande att beakta olika aspekter av fysisk säkerhet för att kunna genomföra evenemanget smidigt och säkert. Med hjälp av digitala biljetter och QR-koder kan du som arrangör säkerställa att deltagarna som befinner sig på plats faktiskt är behöriga.

Genom att checka in och ut deltagarna har du koll på vilka personer som befinner sig på plats i realtid, hur många de är (viktigt för ex. brandrisk) samt vilka deltagare de är. Informationen kan dessutom användas senare för att kommunicera med de som faktiskt närvarade på eventet, exempelvis dela innehållet från föreläsningarna, ge unika erbjudanden eller skicka utvärderingsenkäter.

Frågor att begrunda över säkerhet

Vi har sammanställt några frågor om digital och fysisk säkerhet som är bra att besvara innan du börjar upphandla eventsystem.

Digital säkerhet

1. Är det viktigt för min organisation att GDPR uppfylls?
2. Är det ett krav att lagringen av data sker inom EUs gränser?
3. Kommer jag använda mig av Single Sign On (SSO) och/eller multifaktorautentisering (MFA)?
4. Är det viktigt att användare har olika behörigheter i eventsystemet?

Fysisk säkerhet

1. Är det viktigt att kunna kontrollera att besökarna är behöriga att delta vid mina event?
2. Är det kritiskt att veta hur många personer som befinner sig vid event i realtid?
3. Är det viktigt att veta när besökarna kommer och går?

Funktionalitet

Kärnan i eventsystem är funktionerna som det utgörs av. Innan du väljer eventsystem är det viktigt att du sammanställer vilka funktioner du behöver och vilka som är ”nice to have”. Utifrån sammanställningen kan du börja utvärdera de eventsystem som finns tillgängliga och samla de leverantörer som är aktuella för just er unika situation.

Majoriteten av arrangörer prioriterar att välja ett enda eventsystem för att slippa växla mellan flera leverantörer. Ett tips är att leta efter ett komplett system som överensstämmer med era behov och önskemål. Det kan exempelvis vara funktioner såsom registreringsformulär, interaktion, eventsidor och eventappar, men även möjligheten att anpassa dessa funktioner utifrån grafiska profil.

Fundera även om det är viktigt att eventsystemet som ni upphandlar kan integreras mot era befintliga system som används. Många organisationer använder sig av ett CRM eller LMS dagligen. Idag finns smidiga sätt för system att prata med varandra, exempelvis genom API:er och webhooks.

Frågor att begrunda över funktionalitet

1. Vilka funktioner är nödvändiga för oss?
2. Vilka funktioner vore bra att ha, men är inte av yttersta vikt?
3. Önskar du att ha ett eller flera eventsystem?
4. Behöver eventsystemet kunna prata med era befintliga system?

Leverantören

Att välja rätt organisation eller leverantör av eventsystem är avgörande för att säkerställa en smidig och framgångsrik hantering av ditt evenemang. Genom att fokusera på olika nyckelområden kan du se till att du har en pålitlig partner som kan möta dina behov på bästa möjliga sätt.

Svensktalande support och kontor i Sverige: En viktig faktor att beakta är tillgången till svensktalande support och närvaron av kontor i Sverige. Detta möjliggör enkel och effektiv kommunikation samt ger dig trygghet i att eventuella frågor eller problem kan lösas snabbt och smidigt, utan språkbarriärer.

Tillgång till projektledare och onboarding i systemet: En kompetent leverantör bör kunna tillhandahålla dedikerade projektledare som kan ta hand om alla aspekter av eventhanteringen, från planering till genomförande. Dessutom är en välstrukturerad onboarding-process i systemet avgörande för att du och ditt team ska kunna använda systemet effektivt och dra maximal nytta av dess funktioner.

Hjälp vid genomförandet: Under själva genomförandet av evenemanget är det viktigt att ha tillgång till snabb och pålitlig support för att hantera eventuella problem eller frågor som kan uppstå. Det kan handla om in-och utcheckning, teknisk support eller annan hjälp för att säkerställa att eventet flyter på.

Personlig kontaktperson: Att ha en direkt kontaktyta hos leverantören underlättar för att du ska känna dig trygg, få den hjälp du behöver och få regelbunden information om uppdateringar och nyheter samt tips på hur du kan förbättra användningen av systemet.

Ekonomisk stabilitet och erfarenhet av liknande upphandlingar: Slutligen är det viktigt att välja en leverantör med god ekonomisk stabilitet och en bevisad track record av att ha genomfört liknande upphandlingar tidigare. Detta ger dig trygghet i att du samarbetar med en pålitlig partner som har resurserna och erfarenheten som krävs för att leverera en högkvalitativ lösning.

Genom att noggrant överväga dessa olika aspekter när du väljer organisation eller leverantör av eventsystem kan du säkerställa att du har rätt partner vid din sida för att göra ditt evenemang till en framgångsrik och minnesvärd upplevelse.

Frågor att begrunda över leverantören

1. Är det viktigt att leverantören har ett kontor i Sverige och att supporten är svensktalande?
2. Kommer du eventuellt behöva ha hjälp av en projektledare från leverantören till dina event?
3. Vill du få en utbildning i systemet du kommer att använda, det vill säga en onboarding?
4. Kommer du vilja ha hjälp vid genomföranden av event?
5. Är det väsentligt att du har en kontaktperson att höra av dig till?
6. Är leverantörens ekonomiska stabilitet viktig för dig?
7. Spelar det någon roll om leverantören har genomfört liknande upphandlingar?

‍

Checklista

Använd vår checklista nedan när du ska upphandla eventsystem!

Förberedelser

• Fastställ era behov för områdena säkerhet, leverantören och funktionaliteten.
• Bedöm vilka av era kriterier som är nödvändiga och vilka som är sekundära.
• Bestäm en tidsram för när eventsystemet skall vara upphandlat.
• Gör din marknadsundersökning och sök efter relevanta leverantörer som uppfyller era krav.

Säkerhet

• Se till att eventsystemet uppfyller GDPR-regler.
• Säkerställ att leverantörens servrar finns inom EUs gränser, helst i Sverige.
• Välj ett system som vidtar säkerhetsåtgärder för att skydda känslig data.
• Undersök inloggningsalternativ såsom Single Sign On (SSO) och/eller multifaktorautentisering (MFA).
• Om flera användare kommer använda systemet är det lämpligt att det finns olika behörighetsnivåer.
• Säkerställ att eventsystemet har lösningar för den fysiska säkerheten, däribland in-och utcheckning, digitala biljetter och/eller QR-koder för att försäkra sig om att deltagarna är behöriga.
• Se till att eventsystemet har möjlighet att se vilka som befinner sig på ett event i realtid.

Funktionalitet

• Fastställ vilka funktioner som ni behöver i ett eventsystem.
• Fastställ vilka funktioner som är sekundära.
• Undersök möjlighet till kopplingar, APIr och webhooks från eventsystemet.
• Leta efter en komplett lösning istället för att anlita flera leverantörer.

Leverantören

• Se till att du kan få support på svenska och att leverantören har ett kontor i Sverige.
• Undersök möjligheten att få hjälp av en projektledare ifall det skulle behövas.
• Säkerställ att du kommer få en ordentlig onboarding i det eventsystem som du väljer.
• Se till att du kan få hjälp vid genomföranden av dina event.
• Få en personlig kontaktperson som du kan höra av dig till vid eventuella frågor.
• Välj en leverantör som har en god ekonomisk stabilitet.
• Att välja en leverantör som har vunnit liknande upphandlingar tidigare underlättar.