Varför är så många kundevent, mässor och konferenser så förutsägbara och tråkiga? Samma problem för den delen med ett vanlig måndagsmöte, det är lite trist. Dags för ett uppror mot vardagens förutsägbara och halvkassa upplevelser!

Som något som arbetat med att designa upplevelser i många år ser jag att det ofta är samma grunder som krävs för ett bra event och det har varit så länge. Ändå blir jag ofta förvånad över hur många event som misslyckas delar. Där besökarna inte får ut vad de velat eller där det går att göra väldigt mycket bättre med så enkla knep. Då jag själv går mycket på event och gillar att få en bra upplevelse så tänker jag här dela med mig av några tips som jag hoppas leder till att vi alla kan få bättre event.

Så låt mig bjuda på en enkel guide om du gör det lite bättre.

1. Intrycket början innan och slutar långt efter
Det är lätt slarva med besökares intryck och ännu enklare att missa hur tidigt det börjar. Det finns forskning som pekar på att minnet av en upplevelse bygger nästa lika mycket på det runt om som själva upplevelse. Siffrorna är 20% handlar om vad som skedde innan och 20% om vad som hände efter, men designen handlar ofta 99% om vad som händer under tiden. När energi läggs på delarna före eventet så sker det ofta i form av att en kommunikatör skickar ett generisk utskick. Att fokuserar på ett par punkter innan (mer än en hemsida och ett mail) gör mycket för helheten och än mer om ni medvetet följer upp det som ni gjort med mer än en utvärdering. Att få en hälsning som känns personlig och genomtänkt är guld för att förstärka upplevelsen!

2. Ingen upplevelse utan minne?
Vad är ett event värt o, deltagarna inte kommer ihåg det efteråt? Vissa inspirationsföreläsare kan vara guld för stämningen under tiden, men om publiken efter bara minns att det var bra men inte vad det handlade om, vad det verkligen så bra? Designmässigt så fokusera därför inte bara på innehållet, utan även vad som kommer göra att deltagarna minns innehållet. Det är ingen större vits med en häftig känsla för stunden om du sedan inte kommer ihåg det. Bäst är om ni kan designa så att de som är med kommer prata om det i efterhand, bonus då att det också blir bra marknadsföring.

3. Skapa en dramaturgi
Nästan varje berättelse du gillar har samma struktur, alla konserter, shower eller pjäser du uppskattat också. Vi har hittat formen för en bra dramaturgisk kurva. Här går det rätt bra att prata om “redan de gamla grekerna” för antikens teater bygger på att ha en bra struktur för ett event. Börja stort, sluta större och däremellan växla i intensitet.. Men i vår vardag finns det ofta externa saker som påverkar vad vi kan göra. Kanske kunde den fantastiska föreläsare bara passet innan lunch, eller VD behövde prata först för att hen skulle iväg sedan? Lägg tid och fokus på att prioritera schemat! Det gör också att ni nog kommer prioritera variation, pauser, fika och ha en bra spridning på olika bitar. Då orkar folk mer och kommer ihåg det som mycket bättre.

4, Första intrycket på plats
Även om intrycket börjar innan, så är första intryck på plats superviktigt! Som gammal butikschef var min vana att gå in i min egna butik flera gånger per dag för att se vad kunden såg först. Vi märkte att vi sålde bättre om vi alltid hade en bra entre. Som föreläsare så vet jag att mina första minuter är superviktiga, men kanske ännu viktigare är vad som hänt innan. Att ha ett proffs som inleder är guld värt, men om besökarna redan är stressade eller irriterade behöver det gå massor med tid för att få med dem på banan igen. Genom att ha ett glatt bemötande med tydlig information, en smidig incheckning och en god kopp kaffe eller te tillgänglig när besökarna kommer så får du bästa möjliga förutsättningar.

5. Avsluta med ett WOW
Det enda som får slå inledningen är avslutningen. Häftigaste punkten sist! Interaktioner är ett bra knep för det, får du med deltagarna/publiken på slutet har du med dem i att tycka att allt är fantastiskt. Här finns det saker som ofta fungerar, men också det som känns rätt med lätt blir tokiga. En vanlig miss är en prisutdelning som gör att några kommer känna sig hyllade, men ännu fler avslutar med att känna sig som förlorare. Säkrast kanske att ha upp någon på scenen som man tror ska vara okej, men som visar sig vara fantastisk eller oväntad. Här kan det vara värt att ta i och göra något oväntat!

I grunden så fungerar det att försöka göra samma formel av upplägg för alla typer av möten med människor, kanske överkurs, men även apt på en måndag blir bättre av en agenda som är designad för att vara kul, om det bjuds in bra innan och tackas efter. Bäst om det också både lyckas vara lite överraskande och interaktivt, Kan garantera att om det är som det alltid har varit så kommer ni lätt kunna göra det bättre genom att tänka efter lite mer nästa gång.

Är du med på att nu gör vi slut med tråkiga möten? Ta ditt ansvar att och ge planeringen tid för att ta hänsyn till dessa punkter. När det är bra, skriv om det, sprid det, hylla det! Och nästa gång du får ett oplanerat möte som ser ut som de alltid gör, tipsa om att det går att göra bättre! Gör slut med dåliga möte och event!

Av: Gunnar Söderberg

Gunnar Söderberg föreläser och utbildar inom ledarskap och organisationer ur ett arbetsrättsligt perspektiv. Med fokus på att hitta arbetsglädje och bygga trygghet i en grupp använder Gunnar Söderberg gamification, pedagogiska övningar och – inte minst – humor för att fånga sin publik och bidra till deras fortsatta utveckling.