Som väntat blev det en hel del fysiska evenemang efter det att covidrestriktionerna släpptes den 9 februari. Av de evenemang jag har producerat eller medverkat i under första halvåret har ungefär en fjärdedel varit helt digitala, en fjärdedel hybrida och resten helt fysiska. Av bokningsläget inför hösten att döma ser det för min del ut som om de helt digitala evenemangen ökar i antal igen, hybrid minskar något och de fysiska ligger kvar på ungefär samma nivå. Givetvis är det både för tidigt och ett alldeles för litet underlag för att måla upp det som en representativ framtidsspaning för hela branschen, men det speglar hur väl de olika evenemangstyperna har utvecklats och det i sin tur ger ledtrådar om framtiden.
Fysiska evenemang – äntligen har kaffepauserna blivit tillräckligt långa
Det enskilt starkaste argumentet för att anordna ett fysiskt evenemang är självklart att deltagarna får möjlighet träffas, samverka och socialisera. Före pandemin var väldigt många konferensprogram fyllda till brädden med föreläsningar, paneler och annan envägsinformation. Medskapande, reflekterande och socialiserande har varit sådant som ofta prioriterats bort. Men under vårens konferenser har i alla fall pauserna blivit både fler och längre. Deltagarna hinner nu i många fall både socialisera och reflektera. Däremot behöver regisserade medskapande format fortfarande prioriteras högre och formaten utvecklas för att fullt ut motivera de högre koldioxidutsläpp och kostnader som ett fysiskt evenemang innebär. Tipset är att minska ännu mer på föreläsande och panelsamtal och istället addera mer av idélaboratorier, aktivitetsbaserat lärande och regisserat nätverkande.
Hybridevenemangen – hmmm, det var visst inte så enkelt
Jag är helt säker på att väl planerade och genomförda evenemang, oavsett om de är digitala, fysiska eller hybrid kan vara extremt effektiva katalysatorer för att motivera, påskynda förändringar och öka engagemang. Men då måste vi använda de kunskaper och verktyg vi har för att skapa starka upplevelser och handen på hjärtat, många arrangörer av hybridevenemang har tagit alldeles för lätt på utmaningarna och resultaten har blivit därefter. Här behöver branschen bli mycket tydligare i sina rekommendationer. Om kunden vill ha ett hybridevenemang och de på allvar vill producera något som fungerar för båda målgrupperna så behöver de förstå att det kommer att kräva betydligt mer planeringstid och en ordentligt tilltagen budget. Att bara ”filma av” ett fysiskt evenemang är inte ett alternativ om de vill nå ett bra resultat. Bra hybridevenemang kräver anpassningar av programupplägg, interaktivitet och teknik.
Digitala evenemang – det blir bättre och bättre dag för dag
De digitala evenemangen har varit och är på en utvecklingsresa. Under pandemins början kunde det imponera på deltagarna bara att man var i en studio, att man använde flera kameror och att det fanns ett par olika spelplatser. Under pandemin utvecklades sedan snabbt de dramaturgiska uppläggen, formaten blev mer varierade och vi adderade allt från kockar och musiker till tävlingar och hemskickade provsmakningar. Nu behöver många ta nästa steg och titta mer på aspekter som till exempel hur de digitala evenemangens kvalitet påverkar varumärket och arbetsgivarvarumärket. Många behöver lära sig grunderna i vad det innebär att berätta med bilder och hur olika kameravinklar och bildutsnitt medvetet och undermedvetet påverkar deltagarna. Här finns mycket att utveckla och rätt gjort kan vi till exempel få en ledningsgrupp att framstå som mycket mer samspelt och professionell i ett digitalt evenemang än i ett fysiskt. Jag är övertygad om att med de krav vi ser på minskade utsläpp, minskade kostnader och smartare sätt att kommunicera så kommer de digitala evenemangen snart att bli både fler och ännu bättre.
Av: Tommy Brotte, Interaktiva Möten