– Att hoppas att vardagen återgår till det normala kan vara riskfyllt, säger IDG:s vd Joakim Allwin, när han berättar om hur tidningsförlaget ställde om sin jättekonferens efter regeringens nya begränsningar.

Ni har arrangerat er årliga konferens Webbdagarna. För hur länge sedan bestämde ni er för att köra digitalt?

– Vi tog beslutet efter lunch den 11 mars, samma dag som regeringen fattade det definitiva beslutet på kvällen att begränsa samlingar till 500. Även om det beslutet inte kommit den dagen såg vi risken i möjlig badwill och vi ville också dra vårt strå till stacken i att begränsa smittan, säger Joakim Allwin,
vd på IDG Sweden.

Hur påverkade regeringens beslut ert deltagarantal?

– Biljettförsäljningen dämpades ganska drastiskt. Även om vi sålde biljetter till det digitala eventet till fullpris 9 950 kronor också efter beslutet, så tog det ett par dygn att forma om erbjudandet, säger Joakim Allwin.

Vilket typ av teknik använde ni?

– Vi använde en ganska ny plattform som heter Hopin. Som i alla andra marknadsföringstjänster vi erbjuder på IDG är data och insikter en viktig del och det ville vi kunna få från det systemet vi valde. En annan fördel är att huvudscen, spårtalare, utställning, reception/lobby och chatt är på samma ställe och ingen behöver slussas mellan systemen. Dock får alla deltagare tillgång till allt inspelat material efteråt och den accessen sker genom voyd.se, menar Joakim Allwin.

Hur lade ni upp konferensen?

– Upplägget för Webbdagarna är att börja och sluta båda dagarna på huvudscenen och däremellan kunna leverera specifikt innehåll i olika ämnesspår. När vi sökte efter en lösning var vi ganska klara med vad våra styrkor med eventet var och vi ville inte att systemet skulle hindra oss från att leverera dessa. Förutom ett brett och intressant innehåll så var delaktighet och interaktionen mellan deltagare, partners och talare extremt viktig, säger Joakim Allwin.

Vad är det viktigaste man ska tänka på som arrangör av ett digitalt event?

– Nummer ett är att ha personer i organisationen som är sugna på att testa nytt och engagerade i att lösa utmaningen. Det har jobbats med enorm energi hela nätter för att få till det. I övrigt, utgå från vilken upplevelse du vill leverera inte från den tekniska lösningen. Ta höjd för nya utmaningar som garanterat dyker upp. Samt säkerställ onboarding av talare, partner och deltagare så de är trygga i vad som kommer att hända. Och, ha gärna mer än fem dagar på er, berättar Joakim Allwin.

Vilka tips kan du ge till människor i eventbranschen i dessa tider?

– Att snabbt våga anpassa sig till nya förutsättningar. Att skjuta fram allt och hoppas att vardagen återgår till det normala kan vara riskfyllt. När vi tvingas in i nya lösningar bidrar det också till en beteendeförändring generellt framåt. Behovet av digitala event kommer garanterat öka. Vi har fått enormt stöd av talare och deltagarna i mejl och chatt. De är så glada och imponerade att vi kunde lösa en digital upplevelse på så kort tid. Dock lite svårare att få med alla partners på tåget, men de som var med gick all-in, avslutar Joakim Allwin.