Kommer du ihåg en enda mening du hörde igår? Troligen inte. Ändå är orden norm på nästan varje möte. Hur kommer det sig att vi förlitar oss på ord, när vi innerst inne vet att så få kommer att komma ihåg dem?

I trafiken finns det flera hjälpmedel för att få oss att kunna åka till platser vi aldrig varit tidigare. Det finns gps:ens kartor och vägbeskrivningar samt trafikskyltar. Trots att detta är självklarheter har möten, som kostar miljarder kronor varje år, inte fått samma potenta motsvarigheter.

• Självklart ska alla vid beslutsmöten lätt kunna överblicka de olika alternativens konsekvenser på en rad olika områden, med sannolikheter och möjliga utfall.
• Självklart ska man vid möten om beredning och planering kunna se och förstå mängder av information samtidigt, så att besluten som tas blir säkra och kompetenta.
• Självklart ska alla under ett möte kunna utveckla saker parallellt, istället för att lyssna på en i taget som mässar ord som går i ena örat och ut genom det andra.

Vi måste inse att ord och siffror inte ÄR information, bara ett av många sätt att bära informationen.

Korrekt vs optimalt
Räcker det då inte att beskriva saker på korrekta sätt? Vanliga paj-, stapel- och radardiagram är ju korrekta, men hur många skulle vilja se CAD-data, musikdata eller kart-data på andra sätt än som ritningar, musiknoter eller kartor? Varför skulle man då vilja fragmentera annan information och data till två, tre dimensioner i taget och missa möjligheter att se mönster och samband? En musiker vill rimligen inte se vem som spelar högst toner, flest toner eller vilka toner som spelas oftast.

Att nöja sig med att visa information ”korrekt” är som att visa all musikdata med stapel-diagram. Ingen kommer kunna spela musiken. Ingen kommer kunna utveckla den.

• Vill mötesdeltagarna förstå ett bolags situation, används med fördel ett specifikt visuellt stöd, digitalt eller analogt, för just detta, som gör att man SER hur olika förhållanden hänger ihop.
• Vid strategimöten ska rimligen SWOT-analysen bäras i samma vyer som avvägningar, prioriteringar, arbetsinsatser och mål, för att inte SWOT-matrisen ska försvinna bland alla andra, tusentals dokument i molnet.

Baksidorna med visualisering
Visst tar det längre tid att förbereda en ”karta” än att göra en vägbeskrivning. Men hur mycket snabbare förstår du inte hur en ny stad ser ut av kartan, än av brödtextens ord? Och hur många väljer att själv knåpa ihop ritningarna inför utbyggnaden av industrilokalen istället för att ta hjälp av en arkitekt?

Visualisering ger stora fördelar avseende delaktighet
Att tala i mun på varandra fungerar inte. Då hör man inte. Ändå fungerar det alldeles utmärkt för 10 personer i ett rum att skriva samtidigt. När alla sedan placerat de formgivna etiketterna på platser (som sedan kan flyttas) kan alla ge ”visuella” synpunkter, självklart samtidigt. Flera parallella dialoger mellan två eller tre deltagare vid planscherna på väggarna fungerar fint. Den bild som snabbt skapas i mötesrummet låter sig läsas och utvecklas otroligt mycket lättare än alla muntliga kommenterar, där timmar av ord kokas ned till sidor i protokollet (och där läsningen av protokollet näppeligen gör att de som var med kommer ihåg diskussionerna).

Ordens bojor måste brytas
Hade inte musiken fått musiknoter skulle vi knappast haft symfoniorkestrar. Utan ritningar hade vi saknat fantastiska byggnadsverk och tusentals innovationer. När vi inser att möten inte handlar om ord, utan om avvägningar, prioriteringar, att hitta mönster, att se vägval, kan vi räkna med att både de som är med på mötet – och de som inte var med – kan få samma bild. Det visuella materialet som skapas under mötet kan ju fortsätta att utvecklas på andra möten eller i korridoren på arbetsplatsen.

Förbered möten visuellt
Det dyraste mötet är inte det som kostar mest att arrangera, utan det som leder till fel beslut.
Ska man under en dag diskutera olika aktiviteter som ska göras i ett stort område är det rimligt att ta med sig en karta till mötet. På samma sätt hjälper visuella föredragningslistor till att kickstarta mötet och stoppa en del käpphästar som annars tenderar att komma galopperande. Just dessa tillfällen tror jag dock vi alla, typiskt nog, kommer ihåg.

Johan Lundell
Grundare av visualiseringsbolaget Nodd.se