Susan Pihlblad | Konferensexperten: Så väljer du rätt mötesformNär Eventeffect träffar Susan får man genast känna på hennes förmåga att läsa av sina gäster för att ge bästa service och upplevelse. Man känner sig verkligen omhändertagen och bortskämd när man träffar henne och man förstår att hon är en person som verkligen brinner för sin roll.
Idag arbetar Susan på Bonnier Fastigheter Service med deras konferens- och tjänsteförsäljning och tidigare har hon arbetat med service, event och försäljning på bland annat Ving, Scanair, Vasakronan, Görvälns Slott, Casino Cosmopol, 4good med allt ifrån reseledare och flygvärdinna till projektledare och försäljningschef.
För att få ihop ett riktigt bra möte är själva möbleringen av konferensrummet en av fler viktiga delar i helhetsupplevelsen. Susan har givetvis testat vilken möblering som passar bäst till olika mötesformer så vi ställer frågan till henne;
Hur vet jag vilken möblering som passar bäst till mitt möte?
Välj möblering efter syftet med mötet. Biosittning fungerar bra som mötesform om man har en kort presentation, föredrag eller lansering, skolsittning och u-bord lämpar sig bra vid utbildning. Skolsittning har t.o.m. fått ett uppsving märker vi, i och med att alla har datorer med sig och behöver mer yta.
Öar passar bra när man har diskussioner i mindre grupper alternativt utbildningar. Idag föredrar många grupper att endast sitta med stolar vid utbildningar, så att man kan komma varandra närmare och lätt kan flytta sin stol efter uppgift som ska genomföras.
Hur håller man energin hos deltagarna uppe under en heldag?
Det är viktigt att den som håller i mötet ser vikten av en omsorgsfull dramaturgi. Ett genomtänkt upplägg med variation, små bensträckare och övningar där man kan diskutera stående i grupp, tillsammans med bra och hälsosam förtäring ger det energi som räcker hela dagen.
Att hålla i möten handlar mycket om att serva deltagarna, vad betyder service i världsklass för dig?
Alla möten är olika så även vi som individer, så att vara väl förberedd på varje kundmöte är en bra start. Att vilja ge ett ärligt engagemang till kunden, vara lyhörd, se och vilja möta varje kunds enskilda behov, hitta kreativa lösningar, ligga ett steg före och att överträffa kundens förväntningar är service i världsklass. Vi har många kollegor i mötesbranschen som älskar möten med människor och därmed är mästare på att ge sådan service. Vår lön blir en tacksam ögonkontakt, ett leende eller nick.
Hur kan man överraska?
Man vinner så mycket på att överraska. Bjud på något litet extra, skapa stämning, gör deltagarna delaktiga genom att någon eller några förbereder en uppgift eller aktivitet, walk & talk, roliga ice-breakers och oväntade aktiviteter kan göra att mötet/dagen blir ihågkommen som den bästa.
Val av mötesform: Susans fem snabba tips för olika typer av möten:
- Ledningsmöten
Andningsövning – en så värdefull och underskattad övning till denna grupp som ofta har fullspäckat schema.
- Kickoff
”Hitta 3 gemensamma nämnare”- brukar lätta upp mycket och skapar en glad och härlig start på kickoffen samt en vidare förståelse för varandra som gruppmedlemmar.
- Halvdagskonferens
Be till exempel VD berätta om något som ger värde åt temat för mötet eller ett inslag av en kollega som berättar lite från hens avdelning.
- Frukostmöte
Nätverksövning med mingel
- Extra allt
Givetvis ger du det där extra som får gästerna att minnas känslan och upplevelsen under mötet. Improvisera och testa sånt som känns och märks, inte bara funktionella pennor och papper på bordet.
Av: Michelle Dandenell
Läs mer: Jespers bästa tips för en lyckad kickoff
