I denna ”På Spåret” inspirerade krönika skriver Micke Darmell om hur framtiden kommer bli på mötesanläggningarna.

Vart är vi på väg?

Scen ur ”På Spåret”:
De flesta drar redan i nödbromsen på 10 poäng och svarar tvärsäkert. Men väldigt olika. Det kan låta så här:
– Nu är paradigmskiftet här. Nu blir det i stort sett bara digitala möten!
Eller så här (fortfarande på 10 poäng och lika självsäkert):
– Snart har vi gått tillbaka och efter ett år är allt som vanligt. Människor glömmer snabbt.
Eller så här (jo det är tre vagnar ifall du undrar, fortfarande på 10 poäng och ofta en event-hen på 28-år som kommit på detta själv):
– De digitala mötena måste vara som en TV-produktion med snabba klipp – det måste hända saker hela tiden. Man (läs: jag själv) tröttnar om passen är längre än 2 minuter.
Sedan finns det några som svarar på 8 poäng.
– Alla möten blir hybridmöten. De som vill vara med fysiskt kan vara det och de som vill vara med digitalt är det.
Och, slutligen, några som drar försiktigt på 6 poäng.
– Vi är på väg mot att fler företag kommer att behöva mer kompetens inom möten. Mot att fler tar tag i sin möteskultur. Mot att arbetsmötet äntligen blir en ledningsstrategisk fråga i våra organisationer. Hur ska mötet vara? Var ska det hållas? Ska det vara fysiskt eller inte? Och detta oavsett om det gäller vardagsmöten, större interna möten eller kick-offer.

Och vinnarna är… de få som drog på 6 poäng – grattis! I den här krönikan ska jag försöka förklara varför.

Vi har blivit dem vi blivit efter miljontals år av evolution. Och vi fortsätter att utvecklas långsamt. Tekniken däremot går fort! Kanske för fort för att vi människor ska hinna med och utvecklas tillsammans med tekniken? Ett virus eller en digitalisering förändrar inte miljontals år av evolution. Svaret på varför de som drog först i nödbromsen inte vann, är alltså just att vi är biologiska varelser, med alla våra artspecifika behov och beteenden.

Till de i andra vagnen, som är tvärsäkra på att allt ska återgå till business as usual, blir mitt svar: Det gör det aldrig. Det enda som är beständigt är, som bekant, förändring. Däremot har dessa vanedjur rätt i att vi människor har ett kort minne. Men det är inte detsamma som att inte nyttja de möjligheter digitala möten innebär.

Angående att alla digitala möten och digitala utbildningar ska produceras som TV citerar jag legenden Hans Rosling: ”Jag har rätt och du har fel”. Givetvis ska digitala event läggas upp på det sättet. I en event- och kommunikationsbyrå dom jag hade i slutet 90-talet gjorde vi de facto stora ”videomöten” åt Sandvik, med event över kontinenterna. Jodå, det var en tv-produktion redan då. Men så ser kanske inte vardagen ut i allmänhet.

8-poängarna då, som menar att alla möten kommer bli hybrider? Medarbetarna är nog förvisso glada om de får välja, men valet om att delta fysiskt eller digitalt bör inte vara den enskilde medarbetarens. Om vi ska ses fysiskt eller digitalt bör istället vara en ledningsstrategisk fråga, likaså på vilka möten det kan passa att delta digitalt ifall en större grupp samtidigt deltar fysiskt. Hur gör man ett upplägg där alla känner sig delaktiga när hälften inte är på plats? Allt bör utgå från mötets syfte och mål samt vad som anses som viktigt i genomförandet.

Över till vinnarna. De som drog på 6 poäng och som orkar ha två tankar i huvudet samtidigt. Det är som i livet i övrigt. Det är sällan det ena eller det andra. Det är nästan alltid både och. Min tro är att de som säger att det ”bara blir digitalt” har fel. Det har också de som hävdar att ”bara det fysiska som räknas”. Framtidens vinnare kommer att vara de som omfamnar både det analoga och digitala. Det fysiska mötet är överlägset. Det är i det fysiska vi blir till (inte bara bokstavligt), där vi utvecklas tillsammans, där den s k tysta kunskapen överförs och där vi kommer ner på djupet. Är det någon som överfört tyst kunskap på ett digitalt måndagsmöte?

Nu är sändningstiden över för På Spåret. Men vi stannar på 6-poängsnivån.

Min övertygelse är att med mer kompetens om hur möten kan se ut och vara kommer företag och organisationer få mycket bättre koll på sin möteskultur. Vi kommer att se meetings managers hos våra stora företag och organisationer, med järnkoll på alla dess möten. Med fördel direktrapporterande till VD eller motsvarande. För det är på en strategisk ledningsnivå den viktiga möteskulturen hör hemma.

Lösningen för mötesanläggningarna blir att gå från att vara ordermottagare, med fantastisk kunskap om logistik, service och kreativitet, till att ikläda sig rollen som mötesrådgivare och hjälpa kunderna få ut mer av sina möten. En av få aktörer som tagit tag i detta ur ett strategiskt perspektiv är Svenska Möten. Vissa Scandic-anläggningar, Visit Luleå och Destination Jönköping lyfter också mötesrådgivning i deras arbete. Enkelt uttryckt handlar det om att ge kunden bästa tänkbara råd för det hen behöver och har budget för – precis som när hen går till Systembolaget, Rituals eller Apple Store, t ex.

Idag ser vi massor av vilsna aktörer som inte vet hur de ska hantera den tid vi hamnat i.
Många tror att de behöver ha stora studios, kunna göra TV-shower etc men nej: varje mötesanläggning behöver inte bli sin egen eventbyrå. Däremot behöver bokare, säljare och mötespersonal kunna göra betydligt bättre behovsanalyser för att ge rätt rekommendationer. Till detta hör att vara trygg med olika tekniska lösningar man antingen kan ha själv eller hyra in. (Redan innan pandemin var det exempelvis märkligt få av landets alla mötesanläggningar som hade investerat i interaktiva whiteboards. Det kunderna ofta själva har i sina egna mötesrum erbjuds alltså inte när de bokar in sig på en anläggning – aj!)

Jag har sett och arbetat på oräkneliga mötesanläggningar (som föreläsare är de min arbetsplats) och ja: det behövs ett rejält kunskapslyft för att kunderna ska fortsätta att komma. Hörsammar branschen detta, och utbildar mötesrådgivare, så kommer inte bara kunderna att fortsätta boka utan även lägga fler möten externt. Ju mer medvetna kunderna blir om sina möten ur ett ledningsstrategiskt perspektiv, desto mindre riskerar de att dra in på sina externa möten, t ex i en lågkonjunktur. För kanske är det rentav i lågkonjunktur de behöver två kick-offer, för att styra om skutan…?

Under allt för lång tid har mötesindustrin bara frågat kunderna vad de vill ha. Och kanske har de senare inte alltid vetat så noga, fram till nyligen. I dagsläget är risken överhängande att kunderna snart har mer kompetens om vad ett bra möte kan vara än anläggningarna, och det kommer inte att bli bra (jämför med om Apple Store inte kan rekommendera rätt pryl för rätt budget). Återigen handlar allt handlar om kompetens. För produkten på en mötesanläggning är ju själva mötet. Inte spa, bra mat, hållbarhet, säkerhet etc – det är bara hygienfaktorer! Det är möten anläggningarna säljer. Inte en lokal med fika.

Mötesindustrin har just nu en unik möjlighet att bestämma sig för vilka man vi vara: ordermottagare som ger kunderna vad de vill ha (Systembolaget 1985) eller de bästa rådgivarna som hjälper kunden med hens agenda (Systembolaget 2020, när de frågar vad jag har i såsen för att sedan erbjuda ett vin som jag inte visste fanns och sedan inte kan vara utan)? Jag tror att vi i branschen kommer att se både vinnare och förlorare. Vinnarna blir de som bestämmer sig för vilka de vill vara och utbildar sin personal därefter. Förlorarna fortsätter att vara ordermottagare, med lokal och fika – punkt.

När kunderna allt oftare vill ha med en expert på länk måste anläggningarna känna sig trygga med de tekniska lösningar som finns. I en bransch som består av mötesrådgivare, kommer man som en självklarhet redan vid bokningstillfället att fråga vilka datorer kunden har med sig, vilken övrig teknik hen kan tänkas vilja använda (och jag menar inte ljud och power point…) och på så vis kunna hjälpa sina kunder få bättre effekt av sina möten och sin investering.

Sammanfattningsvis kommer allt fler företag och organisationer att ta tag i sin möteskultur. Den vikt man ger möten kommer att öka och beställarna kommer att ha koll på att de utgår från affärs- eller verksamhetsplanen. De kommer också att veta precis i vilket rum de ska ha sina möten. Oftast fysiskt på arbetsplatsen, men ibland i det digitala rummet. Krävs extra fokus är externa mötesanläggningar överlägsna (och få platser är så minutiöst säkrade i corona-tider som en svensk mötesanläggning!).

Allt fler mötesanläggningar kommer att utbilda sin personal till mötesrådgivare, som kan hjälpa kunden att få bättre retur på sin mötesinvestering. Fler stora event kommer att omvandlas till hybridmöten, där man både kan vara på plats fysiskt eller följa på länk.

Att tro att det ”bara blir digitalt i framtiden” är dock naivt och vittnar om dålig förståelse för hur vi människor fungerar. Min förhoppning är att när vi blir bättre på digitala möten, kommer vi även bli bättre på de fysiska mötena, då det kräver så mycket mer att skapa ett digitalt möte där alla får känna lust, mening och delaktighet.

Av: Micke Darmell, mötesevangelist & föreläsare