På bilden: Fredrik Bauer Allt fler jobbar hemifrån på grund av coronaviruset, samtidigt som antalet möten på distans ökar. I en ny krönika skriver Fredrik Bauer på Mötesutveckling.se om de utmaningar som omgärdar webbmöten och hur vi hanterar dem. Han frågar sig även om vi befinner oss mitt i brytpunkten för den digitala transformationen av mötesbranschen.
De flesta möten är fortfarande fysiska
Fler webbmöten kan öka kvaliteten på alla möten
Kan fler webbmöten öka kvaliteten även vad gäller våra fysiska möten? Ja, kanske. För att ett möte ska vara effektivt krävs det att vi planerar det utifrån syfte och mål.
Det görs inte alltid idag. Om vi vänjer oss vid det digitala mötet som ett alternativ och lär oss att behärska tekniken. Så kan det leda till att fler aktivt våga ifrågasätta var och hur mötet ska äga rum. Vilket i sin tur kan leda till att kvaliteten på alla möten kan öka.
Strulande teknik det största problemet
I Svenskars möten, en studie av (o)vanor och (in)effektivitet, svarar en majoritet att tekniken är det största problemet. Efter strulande teknik framträder tre tydliga områden som leder till stor irritation: bakgrundsljud, dåligt fokus och bristande dialog.
Dessa saker irriterar vi oss mest på under ett digitalt möte
Småljud blir gigantiska och stör alla
Snörvlingar, tuggummituggande, hundar som skäller, kaffemaskiner som låter. Alla småljud fortplantas och blir gigantiska för övriga mötesdeltagare. Det enklaste knepet är att alla som inte pratar sätter sin mikrofon på ljudlöst.
Multitasking ger dåligt fokus
Många upplever fortfarande att ett webbmöte är opersonligt. Enligt undersökningen gör många mötesdeltagare annat under mötet; eller så blir de lätt distraherade av något som händer i deras närhet. Vilket leder till att information behöver upprepas och mötet haltar på många sätt. Genom att ha en genomtänkt agenda och ett tydligt syfte underlättar man för deltagarna att följa med under mötets gång, och ha koll på vilka frågor som för tillfället diskuteras.
Svårt med verklig dialog
Vi är vana vid att kunna läsa av varandras kroppsspråk och på det sättet uppmärksamma när en kollega vill säga något; alternativt uppfatta när kollegorna har ledsnat på att lyssna. Under webbmöten eller andra möten på distans, har många däremot svårt att veta vems tur det är att prata.
Många irriterar sig på när folk pratar i mun på varandra och har svårt att tolka vad tystnad egentligen betyder. Mötesledarens roll är därför ännu viktigare än i ett traditionellt fysiskt möte. Hen måste tydliggöra vad som gäller för just detta möte. Hen måste även våga bryta av den som pratar för mycket och aktivt inkludera den som har svårare att göra sin röst hörd.
Mötesbranschen utvecklas nu!
Bransch efter bransch genomgår just nu en digital transformation. Även om det har hänt en del den senaste tiden, så har mötesbranschen i stora drag sett likadan ut under lång tid. Digitaliseringen kommer att förändra även vår bransch i grunden och kanske gör coronavirusets framfart att detta sätter fart på allvar nu.
Frågan är vilken roll du vill ta i den utvecklingen? Vad är ert företags verkliga kärna och hur vill ni att ert erbjudande ser ut för kunden i det framtida möteslandskapet?
Av: Fredrik Bauer,
mötesledare, vd och grundare av Mötesutveckling.se
