Lugn – det går att göra bra digitala evenemang

Under mina många år i mötes- och eventbranschen har jag hunnit medverka i ett mycket stort antal evenemang.

De allra flesta av dem har naturligtvis skett live och på ett och samma ställe. Men många har också varit i olika grad digitala.

Sände från och till alla orter

Det är mer än tio år sedan jag producerade ett evenemang för 1 000 medarbetare på en stor svensk myndighet. En del av dessa medarbetare fanns med i en lokal i Stockholm. Medan resten av deltagarna fanns på fem olika orter i Sverige.

Upplevelsen vi skapade var ett gemensamt evenemang. Vi sände från och till alla orter, gjorde gemensamma workshops och omröstningar digitalt, vi delade bilder, tävlade, åt mat och sjöng tillsammans.

Digital interaktivitet

Jag har också producerat mycket enklare evenemang där vi sänt bild och ljud från en ort ut till individuella deltagare som finns med framför sina egna datorer i hemmet eller på kontoret.

Här rekommenderar jag starkt att ni arbetar mycket med digital interaktivitet, gärna med hjälp av en mötesapp där du förutom interaktivitet på olika sätt även kan förstärka både livekänslan och tillsammanskänslan.

Deltagare framför den egna datorn eller i mindre i lokala hubbar. Båda alternativen fungerar fint och som bilden nedan visar går det att anpassa ambitionsnivån.

Andra gör det

Exempel på stora event som ställt om till digitalt inom en snar framtid är Adobe Summit och Facebook F8. Men man behöver inte vara IT-jätte för att klara detta.

Det går att göra mycket enkla lösningar för att rädda evenemanget.

Gör så här:

1. klargör syfte och mål med evenemanget, inte varför det ska vara digitalt, utan varför det behövs ett evenemang.

2. Bestäm ambitionsnivå. Utgå dels från syftet, dels från hur mycket tid ni har på er innan evenemanget ska ske. Gör det hellre lite enklare än att ni tar er vatten över huvudet om tiden är kort. Olika alternativ, möjligheter och ambitionsnivåer ser ni i illustrationen nedan.

3. Har ni redan bokat en lokal, fundera över om ni ändå ska flytta evenemanget till en studio där all teknik redan finns på plats. Det spar tid, förmodligen pengar och resultatet blir betydligt bättre.

4. Korta ned evenemanget, ta bort allt som inte är riktigt viktigt.

5. Skapa en dramaturgi som påminner om en film eller en rockkonsert. Gå ut med något riktigt intressant, och avsluta med det bästa ni har.

6. Tänk in ännu mer interaktivitet än om det varit ett traditionellt evenemang. Blanda formerna för interaktivitet och se till att ni kan få in svar, frågor med mera i bild. Det ökar känslan av att vi gör detta tillsammans här och nu.

7. Minska traditionellt föreläsande, skapa fler intervjuer och soffsittningar, visa material som är skapat för skärm, alltså film. Tänk TV-format. Ett långt nyhetsinslag i TV är tre minuter.

8. Gör ett detaljerat körschema. Alla inblandade måste veta exakt vad som ska ske och i vilken ordning.

9. Undvik oplanerade pauser. Strul med byten av mikrofoner, datorer, presentationer och liknande upplevs som riktigt besvärande i ett digitalt evenemang. Se till att det finns tillräckligt med mikrofoner, lägg ihop presentationer och ta hjälp med tekniken.

10. Kommunicera med deltagarna inför evenemanget så att de vet vad de ska vara med om och hur de ska göra. Förinformationen är viktigare än på ett liveevent.

Teknik som fungerar är ingen slump

Anders Magnusson, vd på teknikbolaget Mevida, säger att ’fungerande teknik är ingen slump, det handlar om att vara rätt förberedd och ha tänkt igenom allt i förväg. När det gäller digitala evenemang är det extra viktigt att tekniken fungerar.’

Om du ansvarar för tekniken själv, prioritera enligt följande:

• Bra och stabil internetuppkoppling på fast lina.
• Enkel och pålitlig plattform för deltagarna. Till exempel Zoom, Me, GoToMeeting, Microsoft Teams.
• Bra och fungerande ljud, med headmikes eller myggor till alla.
• Mötesapp för interaktion och ”tillsammanskänsla”. Till exempel MeetApp/Interaktiva Möten.
• Bildproducent/redaktör.
• Ljussättning.
• Ytterligare kameror.

Programledare

Kanske måste du på grund av innehållet leda mötet själv. Du fixar det, men om du vill ta hjälp av en professionell moderator så kan det vara bra att använda en moderator som är van att hantera digitala format och TV.

Några exempel är: Åsa Julin, Anna Dyhre, Elinor Persson, Jon Forsell och Antoni Lacinai.

Fig 2. Grundläggande dramaturgiskt upplägg

Av: Tommy Brotte,
grundare av företaget Interaktiva Möten.

Läs mer: Leder coronakrisen till bättre webbmöten?