Vi har nog alla varit där. Suttit på en stel konferensstol i ett rum med lite halvbra luftkonditionering och kämpat för att hålla koncentrationen uppe när nästa talare ska ta plats på scenen. Det spelar ingen roll hur intressant och viktigt ämnet är för tankarna börjar ganska snabbt att studsa åt alla håll och kanter. Så vad ska man göra för att publiken ska behålla fokus och närvaro under en hel konferensdag?

I min roll som moderator är det av högsta vikt att bidra till att skapa energi under en konferens. Den får gärna växla både i tempo och intensitet. För mycket gas genom en hel dag är uttröttande och går det för långsamt så sitter publiken snart med mobilerna i handen och utzoomningen är ett faktum. Jag ser ofta att mina uppdragsgivare och arrangörer vill få plats med så mycket som möjligt i sina program, jag har själv gjort samma misstag framförallt i rollen som föreläsare. Tanken är såklart god och grundar sig i en välvilja att ge så mycket som möjligt till deltagarna. Samtidigt så finns det en gemensam faktor som i princip alltid återkommer i utvärderingarna efteråt. Deltagarna vill ha mer tid för pauser, nätverkande och att hinna prata med varandra.

Jag tror att en väldigt viktig ingrediens för en lyckad konferens och mötesdag, oavsett hur många som sitter i publiken, handlar om att våga pausa oftare. Eftersom långvarigt fokus är en bristvara för många i dagens samhälle där olika distraktioner ropar efter oss varje sekund, så tror jag att fler konferenser skulle må väldigt bra av att ha ett mer varierat program och betydligt många fler mikropauser.

Jag läser just nu boken “Hjärnfokus” och där skriver författaren Johan Bergstad om pomodorometoden. Kortfattat går det ut på att välja en uppgift, fokusera fullt ut på den i 25 minuter och sedan ta en paus på 3-5 minuter innan man börjar om från början. Jag har provat denna metod i några veckor och är överraskad över hur bra det fungerar.

Tanken har därför börjat kittla mig… tänk om man skulle skapa ett konferensupplägg och ett körschema baserat på pomodorometoden? Att man helt enkelt delar in hela dagen i olika 25 minuters block som följs av pauser på tre-fem minuter. I pauserna uppmanas deltagarna till att stå upp, sträcka på kroppen eller prata med grannen om det vi precis hört på scenen. Det enda man inte får göra under dessa minuter är att plocka upp mobilen. Efter fyra omgångar med “pomodoros” tar man alltid en längre paus, vilket i det här fallet skulle kunna innebära en klassisk fika eller lunchpaus.

Även om jag ser utmaningar med att skapa ett konferensprogram strikt enligt pomodorometoden, så blir jag inspirerad till att verkligen motivera och hjälpa mina kunder att väva in fler pauser i konferensprogrammen. Jag är helt övertygad om att energin blir jämnare och att budskapen som förmedlas från scenen också bli lättare att ta till sig. Vilket i slutändan leder till bättre möten och konferenser där man tar med sig budskapen hem, istället för att de bara rinner av en så fort man lämnar rummet då hjärnan blivit alldeles för trött av alla intryck.

En kombination mellan interaktivitet, olika upplägg på programpunkterna samt en variation mellan korta och långa pauser. Det tror jag sammanfattningsvis är en bra grund för att skapa närvarande konferenser och möten där människor faktiskt orkar vara fokuserade en hel dag eller två. Ja, och en massa god mat, smarrigt fika, frukt och kaffe såklart!

Av: Malin Winberg