När man bestämt sig för att ge sig in på den offentliga marknaden är det kanske frestande att lämna anbud på alla uppdrag som kommer ens väg. Men är det egentligen så smart? Skriver Thorstein Olsen Anbudsexpert på Mercell i denna tipsartikel som är den första i en serie för att hjälpa dig att förstå hur du blir framgånsrik i att vinna upphandlingar.

Hur bör du prioritera vilka upphandlingar du ska satsa på?

Skickar du in många anbud kan du ha tur och vinna 10 eller 20 procent. Och många är nöjda med det, men det är ju inte säkert att man vinner de mest lönsamma kontrakten. Det som brukar hända är att du måste kraftsamla och stressa fram ett anbud de sista timmarna innan tidsfristen går ut, eftersom du har så många andra upphandlingar som du också måste lägga tid på. Och om du har tur och vinner, finns det en viss risk att du faktiskt vinner de minst attraktiva kontrakten.

Prioritering är vägen till framgång

Med lite noggrannare prioritering innan du börja arbeta med en offert ökar, enligt vår uppfattning, vinstchanserna betydligt. Det finns flera skäl till det:

Du kan lägga mer tid på ett anbud och arbeta mer fokuserat på de delar i anbudet som är betydelsefulla i upphandlingen. Därmed ökar du dina vinstchanser jämfört med konkurrenterna som sliter på kammaren i sista stund.
Du kommer också att uppleva upphandlingsprocessen som mindre stressande, och det minskar risken för att du missar något eller glömmer skicka in viktig dokumentation. Knepet är att börja tidigt så att du kan portionera ut arbetet i mindre delar fram till deadline.
Du kan lägga mer tid på att skapa ett effektivt system som ger en bra översikt över dokumentationen och annat som du kan återanvända eller anpassa i andra upphandlingar. Resultatet blir att du arbetar snabbare och kan lämna in allt bättre anbud efterhand som du får lite erfarenhet och övning.

Men hur ska du göra för att prioritera bland upphandlingarna som passar dig och ditt företag?

Hur prioriterar du bäst?

Här följer en lista över några viktiga punkter – och ett användbart verktyg. Proffsen använder en GO/NO-GO-matris med tio punkter som betygsätts på en skala från 1 till 10 för att rangordna upphandlingar. Här finns ett dokument som underlättar dig. Go/No Go-matrisen

I den här artikeln ska vi gå igenom de fem viktigaste punkterna

1. Kvalifikationer och erfarenhet
Läs uppdragsbeskrivningen noga för att ta reda på om ni har tillräckliga kvalifikationer och erfarenhet för att faktiskt kunna delta i upphandlingen, och om ni har den erfarenhet och kompetens som krävs för att få höga poäng i utvärderingen.
Om du kommer fram till att ni knappast är kvalificerade, och inte har någon särskild konkurrensfördel, bör du fundera på om detta är en upphandling ni ska satsa på.

Undersök om det läggs stor vikt på kompetens och erfarenhet i tilldelningskriterierna. Om kompetens är högt viktad, till exempel 40–50 procent, är det svårt att uppväga bristande kompetens med ett lågt pris.
Är ni däremot mycket kompetenta och har en verklig konkurrensfördel, och kompetens är viktig i utvärderingen, då kan detta vara rätt upphandling för er.

2. Kapacitet och tillgänglighet
Har ni kapacitet och beredskap för att leverera uppdraget? Du måste noga sätta dig in i vad som ska levereras, och inte minst när.
Om ni vinner men inte klarar av att fullgöra kontraktet, och detta slutar med uppsägning av kontraktet, kan det få stora negativa konsekvenser i senare upphandlingar. En annan uppdragsgivare har då möjlighet att neka er att delta i en upphandling på grund av historiken.

3. Kan ni tjäna pengar?
Detta handlar inte bara om vilket pris ni kan ta ut, utan också om hur stora resurser som krävs för att fullgöra kontraktet. Om kontraktet är så resurskrävande att ni måste säga nej till andra och bättre betalda uppdrag bör ni fundera på om detta är rätt upphandling för er.

4. Priskänslighet, hur viktigt är priset?
Du bör läsa anbudsunderlaget noga för att se om priset är ett väsentligt tilldelningskriterium.
Som vi nämnde under punkt 1 är det svårt att kompensera låg kompetens med lågt pris. Detsamma gäller naturligtvis priskriteriet. Om priset är högt viktat, 50–60 procent eller mer, kan bättre poäng på andra kriterier knappast uppväga ett högre pris.
Ofta är det i praktiken ganska små skillnader på kriterier som kvalitet och kompetens, vilket gör att priset blir det mest utslagsgivande kriteriet. När priset är viktat till 60 procent eller mer handlar det egentligen om ren priskonkurrens.
Om ditt företag vill ta er an priskonkurrensen är det kanske dessa upphandlingar du ska leta efter.

5. Är uppdraget i linje med marknadsstrategin?
Om inte, varför satsa på detta uppdrag? Är det inte bättre att satsa på uppdrag som stödjer kärnkompetensen och det anseende ni byggt upp på marknaden? Att ha kontrakt med en offentlig aktör kan de dig goda referenser i kommande uppdrag, men bara om det finns ett verkligt överföringsvärde och kontrakten håller en någorlunda gemensam linje. Annars ser det ut som verksamheten spretar åt alla håll och att ni bara är ute efter att tjäna pengar när chansen uppstår.
Låt oss säga att du står framför en darttavla och har att välja mellan att kasta tio pilar på en gång eller att ta tre pilar och kasta en i taget. Kastar du alla på en gång, eller tar du dig tid att sikta? Vilken metod ger bäst möjlighet att träffa mitt i prick?

Plocka de lägst hängande frukterna först
Även om det är frestande att leverera så många anbud som möjligt är det faktiskt så att de företag som stadigt vinner många upphandlingar har en tydlig filosofi för upphandlingsmarknaden. Använd tiden på upphandlingar där du har en reell chans att ta hem ett attraktivt avtal, och kasta inte bort tiden på upphandlingar där du säkerligen hamnar längst ned på listan.

När det gäller upphandlingar finns det inga silvermedaljörer, bara en vinnare.

Av: Thorstein Olsen Mercell