Just nu blåser det i medier kring myndigheter och organisationer som orsakar stora koldioxidutsläpp. Ofta är utsläppen relaterade till resor till och från konferenser.
I radioreportage och intervjuer meddelar myndigheter hur man håller på att ställa om till flera digitala, resfria möten. Bland annat berättade Statens institutionsstyrelse här om dagen att man ökat andelen digitala möten med 35 procent senaste året, samtidigt som man minskat flygandet med 37 procent.
Jag tror att det här är en nödvändig utveckling och en utveckling som kommer att påverka mötesbranschen på många olika sätt. Digitala möten blir allt bättre och allt fler av våra möten kommer att hanteras online. Det ger konsekvenser för eventbyråer och kommunikationskonsulter. Men mest kommer kanske hotell och konferensanläggningar att påverkas.
Det fysiska mötet har en plats
Trots teknikutvecklingen och ökad medvetenhet om vår klimatpåverkan så finns fortfarande behov av fysiska möten där människor kan träffas för att bygga relationer, tänka, känna och uppleva tillsammans.
En dag kanske tekniken gör även det onödigt, men där är vi inte ännu. Åtminstone inte vi människor. Om vi aktörer i mötesbranschen vill fortsätta vara relevanta, ha uppdrag och fylla våra konferensanläggningar så måste vi börja skapa konferenser, möten och mötesplatser som löser behov, som ännu är svåra eller oönskade att hantera online.
Det fysiska mötet behöver komplettera det digitala och vice versa. Visst görs det en hel del bra möten, konferenser och evenemang i dag, men faktum är att många av dem skulle kunna hanteras minst lika bra online.
De tre klassiska perspektiven
Låt oss titta på konferenser och större möten ur de tre klassiska perspektiven för hållbarhet. Ekologiskt, ekonomiskt och socialt.
Ekologiskt så är det en katastrof att transportera stora mängder människor till möten. Men som nämnts tidigare så finns behovet ibland att göra det ändå. Men då behöver vi se över hur vi genomför de få ”lyxiga” tillfällen då vi väljer att träffas live.
Det innebär att vi behöver investera mer tid och resurser än i dag på att se till att dessa blir riktigt, riktigt bra. Det är en vetenskap i sig, men det handlar ofta om att vi måste bli bättre på att sätta syften och mätbara mål som är förankrade högt upp i organisationen.
Ledningen bör involveras
Ledningar behöver prioritera dessa tillfällen och vara medvetna om att ett livemöte är en stor investering, inte bara ekonomiskt utan även ekologiskt och att de därför behöver vara mycket väl förberedda när mötet väl äger rum.
Vi måste omedelbart sluta med möten som i huvudsak bygger på att chefer och experter står i på en scen och förläser, ofta till en Powerpoint med människor i biosittning och med halvmörker i lokalen så att alla ser bilderna så bra som möjligt.
Jag raljerar lite, men självklart går informerande och presenterande ofta minst lika bra att göra digitalt. Då kan det dessutom vara inspelat och den som vill kan repetera och se om delar av en presentation.
Skapa riktiga mötesplatser
Vi behöver istället skapa verkliga mötesplatser där människor kan mötas på riktigt, innovera, tänka om, lära känna och uppleva. Det här får stor inverkan både för oss som planerar möten men även för hotell och konferensanläggningar.
Vi behöver mötesanläggningar som är flexibla på riktigt, som ligger långt fram i kunnande om möten, pedagogik och innovation. Vi behöver kunna möblera på många olika sätt med många olika möbler och tankeredskap, vi behöver kunna visualisera både fysiskt och digitalt och vi behöver i många fall agilt kunna anpassa och utveckla mötet under gång. Vi behöver snabbt kunna variera mellan olika typer av rum och möbleringar. Kort sagt: Vi behöver fler idélab och färre biosittningar.
Öka kunskapen om kostnaden
Ekonomiskt behöver vi öka kunskapen om vad möten och konferenser faktiskt kostar, när man räknar med förberedelser, innehåll, resor, teknik och framför allt utebliven produktion. Inte sällan närmar sig en heldagskonferens för 300 personer ett par miljoner kronor när allt räknas med.
Vi behöver också ta hänsyn till att människor efter den absoluta majoriteten av dagens konferenser sällan minns mer än 10 procent av innehållet, och en eventuell engagemangsökning är ofta tillbaka i ursprungsläget om man mäter någon vecka efter konferensen.
Det här beror till stort del på att vi förlitar oss på förlegade idéer om lärande och kommunikation. Övertron på det talade ordet är stor. Vi behöver skapa mötesformat där människor går från att vara en passiv publik till aktiva och engagerade deltagare. När vi uppnår det får vi deltagare som minns mer, som över tid får större engagemang och som genomför mer. Det är först då vi får möten och evenemang som är ekonomiskt hållbara.
Socialt upplever många människor i dag möten och konferenser som onödiga, tråkiga och själadödande. Många organisationer visar exempel på dåligt kommunikativt ledarskap när det kommer till konferenser.
Vi behöver skapa fler konferenser som utgår från deltagarnas perspektiv och individuella behov snarare än från arrangörernas önskan att betala av informationsskulder. Vi behöver använda både kärlek, hantverk och yrkesstolthet för att skapa välkomnande miljöer och format för alla människor såväl extroverta som introverta. Möten där människor kan må bra och utvecklas tillsammans.
Av: Tommy Brotte, grundare av företaget Interaktiva Möten.
