Programmet är a och o
En lyckad konferens eller evenemang börjar med en väl genomtänkt plan. Det är viktigt med tydliga definitioner av mål och syfte med evenemanget. Är det en teambuilding, konferens, en produktlansering eller bara en möjlighet för kollegor att träffas och utbyta idéer? Skapa en detaljerad agenda som inkluderar talare, workshops, pauser och eventuella nätverkssessioner. Kanske ska eventet ha en egen logotyp och ett passande namn.
Kom ihåg: Kvalitén på ett evenemang upplevs sällan högre än det minst genomarbetade momentet på agendan.
En plats med rätt approach
En av de första stegen är att välja den perfekta platsen för evenemanget. Utgå från agendan och gör en lista på vilka krav den ställer. Behövs övernattning? Hur stora konferenssalar? Våga tänk brett. Det kan vara ett hotell, en lagerlokal, en restaurang, en nattklubb eller utomhus om vädret tillåter. Vilken atmosfär speglar just ert varumärke och evenemangets agenda? Självklart måste den vara tillgänglig för alla deltagare.
Använd restiden
Den gemensamma resan till evenemanget präglas ofta av förväntan och positiva attityder. Hyr en egen buss och använd tiden ombord smart! Passa på att presentera programmet eller låt deltagarna lära känna varandra bättre. På www.bookabus.com kan ni enkelt hitta och boka bussar från seriösa bolag över hela landet.
Vänta inte
Se till att vara ute i god tid för att säkerställa att ni får de bästa alternativen och priserna. Att inte vara ute i sista minuten ger också en möjlighet att förhandla om priser och framföra specifika krav.
Nå ut
När planeringen är på plats är det dags att kommunicera med deltagarna. Skicka ut inbjudningar, agendan och annan relevant information i god tid så att alla kan förbereda sig och planera sin tid på bästa sätt.
För större event är det bra att skapa en websida med anmälningsformulär. Ge deltagarna utrymme att ställa frågor och komma med önskemål.
Lär till nästa gång
Glöm inte uppföljningen. Vad var bra, vad kan tänkas göras bättre till nästa gång? Bussresan tillbaka är ett perfekt tillfälle att be deltagarna summera sin upplevelse. Skicka gärna ut ett formulär som kan besvaras anonymt.
