Med nästan 3000 besökare och cirka 100 utställare blev årets upplaga av D-Congress en stor succé i branschen. Bakom registreringen och logistiken med deltagarhantering låg Jirango som möjliggjorde för en sömlös och problemfri upplevelse för alla inblandade. Redan förra året började nya funktioner i systemet att byggas. Registreringar sattes upp, utskick gjordes och idéer skissades på. Jirango-teamet arbetade hårt för att se till att systemet var så användarvänligt och effektivt som möjligt inför genomförandet i mars.
Pehr Hante är eventchef på Svensk Handel och var med i projektet redan innan Jirango kom in i bilden. Han beskriver projektet som avancerat och som ett projekt som kräver en avancerad systemleverantör.
– Vi på Svensk Handel ville ta ett nytt helhetsgrepp om D-Congress registrering och biljettsida, då den har ett behov utöver en vanlig standarduppsättning. Registreringen har över 100 stycken interna portalsidor inne i själva systemet så varje partner till D Congress själva kan sköta sina biljetter/registreringar men inom det stora totalsystemet. Vi ville förenkla och samtidigt få ut större möjligheter med olika rapporter.
I upphandlingsskedet av system till projektet kontaktades många aktörer inom branschen för att hitta en systemleverantör som kunde leva upp till kraven och bistå med den systemutvecklingen som krävdes. Pehr Hante fortsätter:
Flera andra kända system tackade nej till att ta sig an detta projekt med att bygga upp det helt från grunden för att de sa att det inte var möjligt. Jirango har visat dem att det visst var möjligt att göra.
Att bygga upp nya funktioner från grunden kan vara en utmanande och komplex uppgift. Men att Jirango kunde tänka utanför boxen och hitta en lösning visar på hög expertis och professionalitet. Nu är det bevisat att Jirango kunde bygga upp något som andra sa var omöjligt, vilket visar på hög teknisk kunskap, kreativt tänkande och förmågan att leverera lösningar som efterfrågas.
Mycket logistik och förberedelse
Jirango levererade en omfattande systemlösning som inkluderade bland annat 20 olika anmälningsflöden med en specialbyggd funktion kallad partnerportalen. En portal där både arrangören och deltagaren eller utställaren kan se hur tillhörande biljetter är fördelade och förbrukade. Att varje persontyp sedan fick en personlig bekräftelse efter att ha registrerat sig var en viktig del av den övergripande känslan. Genom att skicka ut personliga bekräftelser kunde deltagarna känna sig trygga med att deras registrering var korrekt och att de skulle få tillträde till evenemanget utan problem.
När dörrarna äntligen slog upp den 8 mars för de första deltagarna stod personalen redo i entrén. Vid flera ingångar till mässan kunde besökarnas digitala biljetter scannas och alla deltagare fick sina unika namnbrickor utskrivna. Namnskyltarna var inte bara en identifieringsmetod utan agerade också som biljetter till olika delar av evenemanget. Genom att scanna namnbrickan vid respektive ingång i mässan kunde deltagarna få tillträde till olika delar av evenemanget baserat på deras biljettyp. Dessutom innehöll varje namnskylt information om vilka måltider deltagaren betalat för, vilket underlättade för personalen vid matservering. Genom att använda innovativ teknik och digitala biljetter kunde man förenkla hanteringen av stora mängder människor och samtidigt skapa en mer personlig och anpassad upplevelse för varje deltagare.
Projektet har krävt väldigt mycket planering, många möten och mycket logistik för att säkerställa att allt skulle fungera smidigt på plats. Men efter det långa planerings- och utvecklingsstadiet blev projektet lyckat och hanteringen på plats gick smidigt tack vare personal från både Svensk Handel och Jirango. Personalen hade utbildats noga och var väl förberedda för att hantera eventuella utmaningar och problem som skulle kunna uppstå under evenemanget.
Andreas Hjalmarsson har varit en viktig person i projektet sedan starten i höstas. Som projektledare på Jirango har han haft en central roll i utvecklingen av projektet. Han har ansvarat för logistiken och uppbyggnaden i systemet och arbetat nära med både Svensk Handel och Jirangos team av utvecklare och projektledare. Med sin breda kunskap och erfarenhet från liknande projekt har Andreas varit en viktig resurs för att systemet skulle uppfylla kraven på funktionalitet och användarvänlighet.
– Otroligt häftigt och välorganiserat event. Det har varit utmanande men väldigt givande arbete från start till slut, säger Andreas.
Leadshantering
Mässan innehöll fler roliga funktioner för de deltagande utställarna och besökarna. En av de mest värdefulla aspekterna av att delta på en mässa är möjligheten att träffa nya människor och potentiella kunder. Genom att använda Jirango-appen kunde utställarna på mässan enkelt samla in leads och sedan kontakta intresserade besökare. Utställarna kunde även göra anteckningar om besökarna och lägga till unika kategorier, såsom “potentiell kund” eller “intresserad av ett möte”.
Denna funktion var oerhört populär på mässan och flera tusen personer blev scannade under de två dagarna. Efterfrågan att använda appen var stor eftersom utställarna fick möjligheten att snabbt och enkelt samla in värdefull information om potentiella kunder och få en överblick över vilka som var mest intresserade av deras produkter eller tjänster. Besökarna själva uppskattade möjligheten att enkelt kunna dela sin information med utställarna utan krångel.
Flera projekt framåt
Samarbetet mellan Svensk Handel och Jirango har varit mycket framgångsrikt och har gett upphov till flera spännande projekt i framtiden. Främst på listan hittar vi nästa års D Congress med samma upplägg som årets event. Men det är inte det enda på kartan. Flera projekt äger rum redan i vår, men även under hösten.
Andreas, som är en av projektledarna för samarbetet, är mycket nöjd med hur samarbetet gått hittills och är väldigt entusiastisk inför framtiden. Han ser fram emot ett fortsatt arbete med Svensk Handel.
– Jag tycker att kraven som ställts på systemet för att hantera ett så pass storskaligt event har bemötts väl från vår sida. Det kommer bli kul att se vad nästa års kongress kommer att erbjuda!
Behöver du också hjälp med ett storskaligt event och en avancerad systemlösning? Kontakta Jirango på [email protected] eller läs mer på jirango.com
