Unikum är Sveriges största lärportal för alla skolformer och anordnar årligen en träff där cirka 65 olika kommuner och dess så kallade “Nyckelpersoner” kommer samman för att nätverka, lyssna på seminarier och träffa medarbetare från Unikum.
Pandemin som slog till våren 2020 påverkade många olika verksamheter. För Unikum innebar det en omställning för det årliga arrangemanget Nyckelpersonsträffen, som nu skulle bli en digital tillställning istället.
Digital träff krävde omställning för medarbetare
Karoline Börjel arbetar med supporten på Unikum och var delaktig i planeringen och utförandet av Nyckelpersonsträffen 2022. Vanligtvis är det en smidig tillställning där medarbetarna och kunderna eller så kallade nyckelpersoner får chans att mingla på plats.
– Pandemin har påverkat oss jättemycket, en fysisk nyckelpersonsträff hölls senast i mars 2020 samma dag när första restriktionerna kom. Det ramlade in återbud, saker var osäkra och bara två dagar senare började vi jobba hemifrån fram tills nu.
Under kommande år skulle pandemin medföra att Unikum genomförde Nyckelpersonsträffen som ett helt digitalt event.
– Vi kände att det var viktigt med en nyckelpersonsträff året efter, så då körde vi en digital nyckelpersonsträff i Jirango. Och det gick väldigt bra men det var en stor omställning för många av oss, eftersom vi som företag innan pandemin aldrig kört digitalt utan alltid setts fysiskt. Men det som var så bra med Jirango var att vi kunde ha genrep, vi kunde visa systemet för moderatorerna som hjälpte till under körningen.
Den bästa lösningen för Unikum blev att genomföra hela arrangemanget i Jirango. Det gällde allt från inbjudan, registrering, det digitala mötet och tackmail.
– Det har verkligen fungerat bra, om det varit problem så är det för att deltagarna inte kan stava sina egna namn, säger Karoline och ler.
Mingel, interaktion och nätverkande – helt digitalt
Under Unikums digitala Nyckelpersonsträff fanns det flera olika möjligheter till interaktion och nätverkande. Redan innan arrangemanget drog igång fick deltagarna chansen till ett frukostmingel där tre rum fylldes upp med deltagare som aktivt velat delta i samtal tillsammans med en representant från Unikum. Karoline fortsätter:
– Anledningen till att vi valde just Jirango var för att kunna ha breakouts, paralleller och mingel. Man har sitt huvudrum, för att sedan kunna välja paralleller, frukostmingel eller chatta globalt över eventet. Det blir ju väldigt krångligt i de andra systemen, det går liksom inte. Så därför är detta toppen och det blir lite mer som en upplevelse istället för, ja ett vanligt möte.
Under förmiddagens gång fanns det alltid möjligheten som deltagare att chatta med resten av deltagarna i huvudrummet via en chattmodul. Men även chansen att kontakta representantr från Unikum med hjälp av informationsdisken som bemannades av ett flertal personer som arbetade på distans.
Sist men absolut inte minst avslutades eventet med en slutsida där alla deltagare fick chansen att skicka en av fyra live-reaktioner utvalda av Unikum själva. Bland annat kunde man få Unikums egen logotyp komma flygandes över deltagarnas skärmar, något som blev en mycket uppskattad avslutning.
Till hösten blir det fysiskt
I oktober 2022 kommer Unikum att arrangera en klassisk fysisk Nyckelpersonsträff där Jirango återigen fått förtroendet att bidra med anmälan och deltagarhantering. Eventets webbsidor är byggda i Jirango för att smidigt hänga samman med registreringen där deltagarna anmäler sig till träffen.
Vill du också ha hjälp med ditt möte, event eller konferens? Kontakta info@jirango.com eller läs mer om Jirangos lösningar och system på jirango.com