Så är det ju, årsstämman måste genomföras men det finns flera säkra, smidiga och tidseffektiva sätt att göra det på. Det formella behovet, som förstås är enskilt viktigast, fungerar lika bra att genomföra digitalt men det behövs en liten annan typ av förberedelser och planering, det är här vår lösning hjälper dig på vägen och sköter det allra mesta.
1. Regler och krav
För alla stämmor, oavsett om den sker digitalt eller analogt, styrs regler och krav som vanligt av Bolagsverket eller föreningens stadgar. Det gäller t.ex. när kallelsen måste skickas ut och när mötet senast ska hållas och vilka handlingar som måste sammanställas inför mötet samt deadline för motioner, röstlängder, fullmakter, ansvarsfrihet för sittande styrelse, dagordning och årsredovisning.
2. Kallelse
Genom vår plattform skickar vi ut kallelsen till alla aktieägare eller medlemmar enligt stadgarna. En kallelse ska innehålla tydlig information om vad som ska tas upp på mötet, vilka motioner som skickats in och såklart en årsredovisning och verksamhetsberättelse. Mottagaren meddelar enkelt sin planerade närvaro genom ett anmälningsformulär.
3. Länkar och instruktioner
Instruktioner, upplägg för röstningen, webblänkar och eventuella lösenord skickas ut tillsammans med en sammanställning över all annan praktisk information i samband med bekräftelsen och/eller i ett separat mail i god tid innan stämman. Det går förstås bra att skicka ut all information direkt i samband med kallelsen. Det kan genomföras och hanteras helt utefter regler, krav och önskemål.
4. Teknisk lösning
Vår plattform är en kombination av två lösningar, dels är det samma snygga och prydliga grund till en eventplattform vi alltid använder för att upprätta identitet för aktiveringen och för att sprida information till deltagarna. I det här fallet bäddar vi även in en lösningen som är speciellt framtagen för just röstningsförfarandet. I plattformen legitimerar man sig med BankID och det finns många olika möjligheter att justera villkoren för olika voteringar och publicera agendor, motioner och andra underlag.
5. Rollfördelning och körschema
Förutom ordförande, protokollförare, justerare och moderator behövs också hanteringen av en chat, för att garantera att alla kan komma till tals, och det tar vi såklart hand om genom plattformens inkluderade funktioner. Vi producerar flödet och växlingen mellan de presentationer som ska visas för deltagarna och öppnar frågorna som ska beslutas genom röstningen vid angiven tidpunkt. Innan den digitala stämman får alla ansvariga en genomgång av körschemat och tekniken för att säkerställa att alla är trygga i sina roller. För deltagarna finns vi givetvis redo att bistå med teknisk support både innan och under stämman.
6. Inledning och öppning av stämman
En digital stämma måste inledas med frågan om stämman godkänner att stämman sker med digitala hjälpmedel. Sedan fortsätter vi med förhållningsreglerna så att alla känner sig trygga med vad som gäller. Exempelvis att man kan ställa frågor i chatten och en genomgång av stämmans innehåll tillsammans med hålltider för paus och så vidare.
Likt analoga stämmor är det första man gör efter mötets öppnande att ta reda på hur många av de röstberättigade som är närvarande på stämman och hur många fullmakter som har kommit in. Här håller vi reda på och meddelar ordföranden om eventuella sena ankomster.
7. Röstning och fastställande av röstlängd
Hela stämman röstar givetvis simultant och följer resultatet direkt på skärmen. Samma röstningsförfarande används genom alla punkter i programmet. I vårt digitala verktyg prickar vi även av röstlängden. Vi hjälper er med innehållet hela vägen och producerar det digitala stöd som behövs för att genomföra en korrekt, informativ och välproducerad stämma.
Funktioner för att genomföra årsstämman digitalt via vår eventplattform:
• Eventsajt
• Grafisk produktion
• Mailutskick och inbjudan
• Registrering, bekräftelse och informationsmail
• Skapa engagemang via mail och sms
Funktioner för att genomföra en digital stämma säkert:
• Inloggning med BankID inför votering
• Agenda och talarlista
• Digitalt stöd så som presentationer, mockups, logo och namnskyltar för talarna
• Frågor till studion
• Votering/omröstning med tydliga knappalternativ
• Stöd för omröstningar med viktade röster
• Rapportering av listor på närvaro, voteringsresultat och möteslogg
• Stöd för hantering av yrkanden inför och under stämman
Kontakt:
Viktor Ekström
Client Director, Concept Developer & Partner
+4670 570 56 40
viktor@konceptochevent.se
