För åtta månader sedan fick jag det första samtalet från en kund angående Covid-19, ”Vad tror du, kan vi genomföra konferensen?”. Några dagar senare stod jag och min kollega Sara Shalabi utanför Art Factory, en riktigt häftig lokal i Porvoo utanför Helsingfors, vi skulle genomföra en två dagars kickoff. Det är dagen före genomförandet, trailern med teknik är på plats, jag och Sara sitter i möte med krögaren, vi är redo. Då kommer samtalet, ”Vi ställer in”.
Ironiskt nog tog det bara några minuter innan nästa samtal kom som gällde en konferens vi skulle genomföra i Barcelona två veckor senare, ”Vi ställer in”. De kommande veckorna var de mest devalverande veckorna jag upplevt som företagare. Telefonen ringde konstant, den har aldrig ringt så mycket. ”Vi ställer in”, ”Vi ställer in”, ”Vi ställer in”. På bara några veckor gick vi från att ha det bästa bokningsläget vi någonsin haft till flera månader med helt tomma böcker.
Dagarna gick till att diskutera avbokningsvillkor med både kunder och leverantörer, göra justeringar i teamet och permittera. Presskonferenserna avlöste varandra med nya paket, nya stöd, ändrat stöd osv. Tillväxtverket sa en sak ena dagen, en annan sak nästa dag. Det jag kommunicerade till personalen ena dagen, fick jag ändra nästa.
Försökte skapa en bild av läget i eventbranschen
Vi kämpade stenhårt med att få tag på våra kunder och prata med leverantörer för att försöka skapa oss en bild av läget. Vad händer? Hur ser ni på framtiden? Blir det en sommarfest? Hur tänker ni kring höstkonferensen? Planerar ni att genomföra resan? Det tydliga beskedet var att man inte visste men att handbromsen, den var i. Vi funderade, vart finns horisonten? Om det är något jag verkligen har lärt mig av den här pandemin, så är det att allt jag trott om just pandemin alltid varit fel. När allt stod som mest stilla så var det enda som rörde sig den där horisonten, och vi kan nog konstatera att den fortfarande rör på sig.
När den värsta ”avbokningsanstormningen” lagt sig, vi är nu någonstans i början av april, började vi på allvar diskutera de digitala alternativen. Vi tog fram vårt eget koncept Live & Dine som kom att bli ett väldigt starkt koncept och som jag tror hjälpte till att ge det ”digitala eventet” ett ansikte. Ett ansikte som i vad det faktiskt kunde innebära att producera i en studio. Bakgrunden till Live & Dine var just att vi funderade kring vad vi kunde göra för att skapa engagemang kring den digitala kommunikationen som distribueras via studion. Vi gör än idag många Live & Dine-körningar men de flesta förfrågningarna kring konceptet landar i något mer individuellt för just den kunden.
Vårt digitala erbjudande för aktiviteter, kundevent, webinarier och möten
Vi jobbade hårt med att få ut konceptet och vårt digitala erbjudande under maj och juni och till slut lyckades vi få ihop ett par gig innan det var dags för midsommar och semestrar. Ett inställt Almedalen var ytterligare en rejäl smocka, för att inte prata om den där telefonen som började gå varm igen, nu var det hösteventen som skulle bokas om eller av istället. Men under sommaren började det så smått ljusna lite och det öppnades dialoger, jag tror att kunderna började landa i hur deras egen verksamhet förändrats och kunde börja se framåt igen.
Hösten har verkligen tagit fart i vår studio och nu genomför vi kontinuerligt flera uppdrag i veckan, det är alltifrån Employer Brandning-aktiviteter till konferenser, kundevent, webinarier och investerarmöten. Det fantastiska med digitalt och studioevent är att det börjar bli en kanal, en kanal med enorma möjligheter. Vi har gjort en hel del produktioner nu under hösten som jag kan garantera aldrig kommer bli fysiska igen.
Utveckling och nytänkande har forcerats fram
Att kunna sända digitalt gör att det blir lättare att öka räckvidden i sitt budskap då det inte finns några antalsbegränsningar, det minskar också resandet vilket både är kostnadseffektivt och bra för miljön och det skapar en tillgänglighet som kommer underlätta massor för deltagare. Tänk att sitta på sitt kontor och titta på sin skärm istället för att viga en hel dag eller ibland flera dagar inklusive resande för att fysiskt ta del av olika budskap. Självklart finns det massor av andra, framförallt sociala, fördelar med att träffas fysiskt och många event kommer såklart att återgå till att vara fysiska. Men möjligheten till mixen, den är spännande.
Pandemin har också forcerat fram att vi, och många andra, behövt utvecklas inom och tänka nytt, vi har behövt bli mycket mer produktionsfokuserade och vårt erbjudande och våra kompetenser har breddats rejält. Något vi ska se till att dra nytta av i framtiden. Vi kan mer och våra kunder kommer vilja köpa flera tjänster av oss, det är en möjlighet. I slutändan är det precis vad kriser skapar, det skapas möjligheter. Marknadsandelar rör sig, momentum byts, resurser flyttas. I slutet av dagen är det den modige, innovative och lösningsfokuserade som kommer vinna. Där ska vi se till att vara när vi kommer ut på andra sidan. Det är en lång väg kvar att vandra – men nu bubblar det i alla fall igen.
Niklas Åström
CEO, Creative Director & Founder
070 818 27 88
