Före mötet:
1. Börja peppa i god tid
För att verkligen få valuta för den tid och energi som deltagarna investerar i möten och event, finns det mycket att vinna på att fånga intresset tidigt. Med en event-app kan arrangören till exempel skicka ut en videohälsning från vd samt pusha ut notiser med nedräkning, påminnelser och glimtar från arbetet bakom kulisserna.
− Genom att informera och påminna deltagarna innan mötet förlängs effekten av mötet. Deltagarna börjar tänka på innehållet redan i förväg och är mentalt redo att ta till sig budskapet när eventet börjar, säger Mats Bäcklund. Alla använder i dag mobilen som främsta informationskanal, så att samla program, talare, kartor och utställare i en och samma app får en hel del positiva effekter för samordningen.
2. Involvera deltagarna innan eventet
Att kunna nå alla deltagare med samma, uppdaterade information är fantastiskt, men information är som bekant inte allt. Arrangören kan även uppmuntra till interaktion redan i förväg, exempelvis genom enkla omröstningar eller insamling av frågor till föreläsare och paneldiskussioner. Det är också ett utmärkt tillfälle att testa befintliga kunskaper eller attityder i ett ämne så att man kan jämföra efteråt och se om mötet gett någon effekt.
− Ett kul och enkelt sätt att skapa engagemang inför mötet är att anordna tävlingar, säger Mats Bäcklund. Om temat är automatisering kanske deltagarna kan tävla genom att skicka in en bild på ett vardagsproblem som ny teknik skulle kunna lösa? Om alla dessutom får rösta på sin favorit skapar det lite extra spänning och engagemang.
Under mötet:
3. Informationen ska inte ut − den ska in (i deltagarnas huvuden)
Modellen med envägskommunikation där en föreläsare mässar på scen framför en passiv publik är inte alltid särskilt effektiv. Genom att uppmuntra till interaktion under själva eventets gång kan man få fram värdefull information och samtidigt bidra till intressanta frågeställningar som annars kanske hade uteblivit.
− Att gissa räcker inte − ta reda på vad deltagarna verkligen tycker, säger Mats Bäcklund. Det kan man göra enkelt med omröstningar, små enkäter, workshopfrågor eller ordmoln. Det gäller att få deltagarna att tänka aktivt. Och eftersom allt kan ske på en och samma plattform behöver man inte vara orolig över att hela Twitter ser vad man skriver.
4. Låt alla synas
Det är dumt att underskatta människors fåfänga – de flesta vill synas och få bekräftelse på något sätt. Samtidigt är mötet ett utmärkt tillfälle att nätverka, även internt. Därför är det bra att alla deltagare kan ha tillgång till bilder och kontaktinformation. Mats Bäcklund tror inte att man ska se den sociala biten som distraherande – tvärtom.
− Att uppmuntra till engagemang och interaktion innebär också att du som arrangör kan se vilka ämnen, kommentarer eller frågor som väcker störst intresse. Låt deltagarna posta egna bilder och synpunkter som andra kan reagera på. Det kan vara på ett specifikt tema eller baserat på dagens aktiviteter.
Efter mötet:
5. Blev det bra − och hur vet vi det?
Möten ses förvånansvärt sällan som en del av en långsiktig investering som kan mätas med kvantifierbara mål. Men i dag har vi mätverktygen mitt framför ögonen – det gäller bara att använda dem också, menar Mats Bäcklund.
− Om du samlar all kommunikation i en enhetlig digital miljö kan du enkelt jämföra deltagarnas kunskaper och värderingar före och efter eventet. Då ser du svart på vitt vilken effekt som har uppnåtts. Dessutom skapas statistik så att du kan se exakt vilka programpunkter, ämnen eller deltagare som har genererat mest intresse. Med dessa insikter kan nästa möte bli ännu bättre.
6. Förläng möteseffekten
Möten är nästan alltid pusselbitar i den stora helheten, och att följa upp vad man tagit del av är viktigt för att få hållbara resultat som står sig till nästa gång. Uppföljningen kan också stärka de nya nätverk som förhoppningsvis har uppstått under mötets gång.
− Gör en undersökning så snart som möjligt efteråt för att samla synpunkter. Dessutom finns alltid en massa information och inspirationsmaterial som rinner ut i sanden efter ett möte. Spara alla länkar på ett ställe och se till att deltagarna enkelt har tillgång till presentationer, sammanfattningar och filmer från scenen. Då kan effekten av mötet förlängas en hel del, avslutar Mats Bäcklund.
