1. På whiteboard eller blädderblock
Placera ut ett flertal blädderblock eller whiteboards runt om i möteslokalen så att deltagarna på mötet kan ta gemensamma anteckningar under mötets gång. Kanske noterar en mötesdeltagare något som du själv inte uppfattat, eller så har man olika tolkningar av vad som sägs och visas. På det här sättet kan man klargöra vad som sägs och få en tydligare gemensam bild.
2. På post-it
Skriv ner idéer eller frågor på post-it-lapppar. De kan du sedan organisera i grupper, efter relevans, ämnesområden, eller kronologi.
3. Med smartphones
Utse en person som blir ansvarig för att dokumentera och fotografera de anteckningar eller skisser ni har fått fram under ett möte. De kan ni internt sedan redigera, ladda upp och mejla ut till organisationen så att ni delar vad ni kommit fram till under mötets gång.
4. Grafisk facilitering
Öka engagemanget i dina möten med bilder, för som det gamla ordspråket lyder så säger en bild mer än 1000 ord. Det här är en kreativ och samskapande metod som hjälper till att komplettera möten, samtal och processer med hjälp av egen designade bilder. Man kan också anlita någon som gör detta åt en, kallas också graphic recording. Med hjälp av bilder fångar du de viktigaste stråken i ett möte i strukturer, bilder och kopplingar som ökar förståelsen för det som sägs i rummet. Faktum är att de flesta personer tänker, pratar och minns vad som sägs i ett möte genom bilder.
5. SmartPen
Med en SmartPen kan du skriva anteckningar och samtidigt spela in ljudet på det som sägs under mötet eller föreläsningen. Efter mötet kan du sedan gå tillbaka, peka på ett ord och få ljudet uppspelat från samma tidpunkt du skrev just det ordet. SmartPen är ett bra hjälpmedel för dyslektiker och för att göra mötet mer tillgängligt för alla som medverkar. Det gör också att deltagarna inte behöver anteckna så mycket under själva mötet utan istället kan koncentrera sig på vad som sägs och delta bättre i konversationerna. Ljudfilerna och anteckningarna som skapas kan sparas i din dator för senare användning.
6. Använd dropbox
I slutet av mötet kan du ladda upp alla anteckningar, skisser, bilder och filmer till gemensam dropbox-mapp. Det är ett snabbt och enkelt sätt att ge alla deltagare tillgång till materialet från mötet.
7. Summering
Beroende på vad för typ av möte det är kan det vara på sin plats att göra någon form av sammanställning – te.x. redovisa de beslut som tagits, eller de värdeord som man kommit fram till, eller vilka idéer man bestämt sig för att gå vidare med.
