Hur bär man sig åt för att effektivt peka ut riktningen för sina anställda, så att de alla drar åt samma håll? En början är att samla alla på samma ställe – vilket förstås är lättare sagt än gjort när det rör sig om uppåt 700 personer. Med hjälp av modern teknik och Uppsala Konsert & Kongress smarta lokaler för stora event med många parallella aktiviteter överbryggades utmaningarna, och personaldagen blev en av årets absoluta höjdpunkter.
”Anläggningen valdes efter eventets utformning och kundernas önskemål om att inte vara alltför långt bort, det vill säga inom kort bussavstånd från kontoret, city och deltagarnas hem”, berättar Marie Blomqvist, sales manger på Eventyr. ”Vi önskade oss också en konferensanläggning med sluttande sittning för upp till 700 personer, samt separat middagslokal och ytterligare ytor för mingel, afterwork och fest i andra delar av samma byggnad. Fördelarna för oss denna gång var närheten till Stockholm och Arlanda dit deltagarna smidigt och kostnadseffektivt kunde åka med buss och även kommunalt och med egna bilar. Det var också en fördel att staden inte är alltför stor, så att deltagarna hade sitt boende på hotell inom kort gångavstånd från Uppsala Konsert & Kongress, och att vår digitala aktivitet kunde genomföras smidigt på stan”.
Dagen präglades av deltagande och smart teknik. Genom en särskilt framtagen app kunde företagets anställda ta del av löpande information, men också vara med och påverka programmet live. Lokalerna utnyttjades maximalt – från traditionell föreläsning i Stora salen till talkshow och senare galamiddag i föränderliga Sal D. Under den efterföljande festen ordnades också spelhall, disco och artistuppträdanden i flera av de mindre salarna.
En lika snabb omriggning med middagsdukning hade aldrig tidigare genomförts i Sal D. För att lösa den korta övergången köptes bland annat över 100 IKEA-bord in, som efter avslutat event skänktes till Röda Korset.
”Det var en utmaning med flödet när samtliga deltagare skulle förflyttas samtidigt, speciellt i samband med garderoben”, minns Marie på Eventyr. ”Det var också en del logistikutmaningar att flytta samtliga från den stora möteslokalen till den stora middagslokalen med långa rulltrappor. Dock var det smidigt att kunna styra om rulltrapporna när vi behövde ändra riktning på dessa och låta båda gå åt samma håll”.
Deltagaromdömena blev överväldigande, och i utvärderingarna fick eventet det högsta betyget någonsin. Att det blev en riktigt lyckad dag bekräftades när Eventyr tillsammans med kunden tilldelades en silverplacering i kategorin Årets interna event vid den prestigefulla branschgalan Gyllene Hjulet. Även bland UKK:s personal var stämningen på topp:
”Allra roligast var att det gick så himla bra och att verkligen alla i huset visade vad #teamUKK faktiskt kan göra!”, säger UKK:s Victoria Lindgren. ”700 personer skulle hämta ut sina jackor samtidigt som vi skulle rodda om i hela Sal D. Från biosittning med små soffbord till galadukning. Det krävdes mycket planering och personal men när vi höll på för fullt och allt bara flöt på fick man adrenalinrus, sån härlig känsla – ’Wow, team UKK, vi gjorde det verkligen’!”
Det silvervinnande gänget från Eventyr består av:
Marie Blomqvist – Client Director
Henrik Schönnings – Concept Manager
Niclas Rahm – Creative Director
Olle Hellström – Art Director
Lotta Catani – Project Manager
