”Det fysiska mötet är inte dött” säger Gabriella Gullberg, Chef för Möten & Event på UKK. ”Med erfarenheterna från pandemin kommer företag att bli mer selektiva och göra mer medvetna val om huruvida mötet blir bäst i digital, hybrid eller fysisk form.”
Ökat miljömedvetande hos både privatpersoner och företag samt den rådande pandemin har förändrat sättet att se på möten. Det har format utvecklingen och ställer nya krav på mötesbranchen, bland annat vad gäller resande, teknik, mat och logistik. När man väljer att ses öga mot öga blir det därför extra viktigt att mötet ramas in väl med rätt lokal, bra teknik och en positiv matupplevelse.
Covid -19 skyndade på utvecklingen och tvingade näringslivet att snabbt anpassa sig till nya arbetsformat. Nytt kan kännas jobbigt, men också lite spännande och det är en möjlighet för en organisation att växa och utvecklas. Framöver kommer företag att bli mer selektiva kring vilka möten som passar i vilken form och göra mer medvetna val om det är i digital, hybrid eller fysisk form. Att anläggningar som UKK kan anpassa lokaler och teknik efter kundens behov blir en nyckelfaktor för att kunna genomföra lyckade möten.
Årets erfarenheter har nog ändå överraskat oss i hur lätt och välfungerande ett digitalt möte kan vara. Tekniken är billig, miljövänlig, enkel och mer effektiv med utsatta tider, agendor och färre spontana avbrott. ”Många möten kommer även i fortsättningen ske digitalt eller som hybridmöten. Här har vi under pandemin sett att tekniken spelar en stor roll”. Säger Gabriella Gullberg.
Det fysiska mötet är inte dött, utan tvärtom så värderar vi dem högre efter denna pandemi. Framtidens möten kommer att bli mer genomtänkta och det kommer att läggas tid på att fundera över om det är ett möte som bör ske fysiskt eller digitalt. När det väl är beslutat för ett digitalt möte, baserat på mötets syfte och vad man vill uppnå, har vi i grunden tre olika varianter att ta ställning till:
Det digitala mötet Passar för enklare och mindre möte på plats som behöver koppla upp sig mot annan person, grupp eller plats med ljud och bild. UKK använder Videobar för bättre teknisk kvalitet på mötet. Deltagare i båda ändarna av samtalet hör varje ord klart och tydligt. Kameran känner av var i rummet deltagarna sitter och när någon pratar så riktas kameran automatiskt mot denne.
Digitalföresläsning med studio –envägskommunikation. Lämplig till att sända intervju, föreläsning, intimt möte, pressträff och presentation. Rekommenderas för 1-2 deltagare. Från studioscenen kan du sända live eller göra inspelningar för att få ut information digitalt till exempelvis kunder, medarbetare eller press.
Livestreaming/sändning med interaktion, Möjligheter finns även till att låta de digitala deltagarna interagera med er konferencier, moderator och andra deltagare via chatt, omröstningar eller t.ex. Zoom-möten. Denna lösning passar diskussion/panel med upp till fem deltagare samt föreläsning med en föreläsare i taget plus moderator. Har ni fler än en föreläsare samtidigt eller en panel med fler än fem deltagare finns möjligheten att addera ytterligare en kameraman.
Det digitala mötet kräver initialt mer av dig som mötesarrangör. Det är också därför vi som anläggning finns här! För att hjälpa dig hitta rätt form och bidra med vår kompetens och kunnande. Önskar ni ytterligare hjälp i form av ett skräddarsytt upplägg eller program så hjälper vi er gärna att hitta rätt samarbetspartner.
UKK tipsar inför ert digitala möte:
- Vad är syftet med mötet? Vilka vill ni nå och vad vill ni uppnå?
- Har ni gjort något liknande innan? Vad gick bra alt. mindre bra med det mötet?
- Vilka plattformar har ni tillgängliga på företaget?
- Har ni ett färdigt program för dagen?
- Har ni en moderator?
- Behöver ni testköra innan?
- Vad har ni för behov på möblering och scenografi?
- Ett tips från oss är att inte göra så långa pass om ni inte är vanaviddirektsändningar. 45-60 min rekommenderas med minst 10 min paus mellan passen. (Det passar även bättre för tittarna)
