10 tips på ett lyckat kundevent

1. Definiera eventets syfte och målgrupp

Börja alltid planeringen genom att förankra eventets syfte och mål med alla inblandade. Det hjälper dig även att forma grunden. Om syftet är att skapa 50 nya kundkontakter, vad behöver ni för att komma dit? Vad är det centrala budskapet ni vill nå ut med just till denna målgrupp?

2. Sätt datum och tid

Tyvärr finns det inget enkelt svar till vilka veckodagar eller tider som fungerar bäst för ett kundevent. En bra tumregel är dock att utgå ifrån målgruppens arbetstider / begränsningar och göra det så lätt som möjligt för alla att delta. Undvik semestertider. Om du planerar frukost- eller lunchevent, försök att hålla det så kort att det högst tar en timme från arbetsdagen.

3. Planera budget och eventets innehåll

Här finns det lite olika sätt att jobba på, men en sak är säker: en budget är bra att göra och hålla kontinuerligt uppdaterad. Ett tips är att utgå ifrån vad eventet får kosta per deltagare. Räkna åtminstone med lokalhyra, mat och övrigt marknadsföringsmaterial.

Planera evenemangets innehåll så att det känns relevant för målgruppen. Ofta får man fler deltagare genom att ha med ett “kunskapstillfälle” med en föreläsning, panelsamtal eller liknande. 30-45min är bra längd för detta.

4. Boka lokal

Evenemangets syfte påverkar utgångsläget till vilken typ av lokal man egentligen ska leta efter. Lokalen definierar evenemangets karaktär och skapar stämningen på eventet. Om “mingel-på-kontoret” -konceptet känns gammalt så finns det en rad andra alternativ att välja på.

5. Beställ mat och dryck

Matplaneringen tillhör en av de svåraste uppgifterna när man arrangerar evenemang. Det finns visserligen stor skillnad på vad som förväntas av ett frukostevent jämfört med kvällsmingel, men oavsett eventets tidpunkt kan man ge sina gäster en positiv överraskning genom att lägga lite extra kärlek på det som serveras på plats. Vem älskar inte bananpannkakor till frukost? Tänk kreativt: anlita en cateringleverantör som förstår dina behov och är med på att skapa något positivt överraskande.

6. Skapa inbjudan, anmälan och spridning för eventet

Var ute i god tid med inbjudan. Mellan 4-6 veckor brukar fungera bra med personliga inbjudningar. Var noggrann med innehållet (vad som händer, tid och plats, varför är det viktigt att delta). Använd ett anmälningssystem som samlar deltagaruppgifterna automatiskt så slipper du hålla på med listor och bekräftelser. Detta hjälper dig även när du ska kommunicera med deltagarna. Ska evenemanget publiceras i sociala medier (Facebook, Twitter, LinkedIn)? I så fall, skapa en hashtag för att deltagarna ska kunna dela sina upplevelser under/efter eventet.

7. Kommunicera effektivt

Kommunikationen kring evenemanget verkar vara ett riktigt krux för många som arrangerar evenemang. Ett bra system för hantering av anmälningar hjälper dig även med den här biten så att du enkelt kan skicka mail och SMS till deltagarna. Rita upp en enkel kommunikationsplan. Ett mail varannan vecka och ett SMS dagen innan är ett väldigt effektivt sätt att hålla deltagarna engagerade och minimera sk. “No Show” i evenemanget.

8. Dekorera lokalen för evenemangets syfte

Oavsett om eventet är i era egna lokaler eller någon annanstans ska dekorationen planeras i god tid så att du hinner beställa in allt material du behöver. Har ni roll-ups / beach flags som ni kan sätta upp? Behöver ni hyra in extra möbler? Om eventet innehåller någon typ av föreläsning eller programpunkt ( > 5 min) är det bra att ha sittplatser till alla gäster. Behöver ni ståbord för mingel? Vart ska maten placeras? Tänk på logistiken och deltagarantalet. Försök att hitta åtminstone en “Wow-effect” i dekorationen som överraskar gästerna.

9. Var närvarande under eventet

Va beredd på att gästerna kan komma tidigare än vad du har skrivit i inbjudan. Det är alltid någon som gör det. Säkerställ att ni är klara med allt senast en kvart innan eventet börjar “på riktigt”. Var en god värd och ha tillräckligt med personal på plats. Gå igenom logistiken så att ni inte får några överraskningar (garderob, toalett, teknik). Att dela ut goodie bags är ibland en trevlig idé, men strunta i detta om innehållet inte blir någonting annat än broschyrer.

10. Lämna ett gott intryck

Eventet är över, dags att andas ut. Glöm ändå inte att tacka dina gäster för att de har tagit sig på plats! Ett kort mail eller SMS räcker gott och väl men lämnar ett positivt intryck. Här hjälper det om du har registrerat deltagarna när de har kommit på plats, helst digitalt, så du har listan till hands på en gång. Du kan även passa på att be om feedback från deltagarna. Det som förblir osagt under eventet är allt som oftast det som hjälper dig att lyckas ännu bättre nästa gång.

Söker du en eventlokal? Venuu.se är Sveriges största bokningstjänst för fest-, event- och möteslokaler med över 1400+ lokaler du kan boka för ert nästa event.