Trots att ett tydligt och uttalat syfte och mål är en förutsättning för ett bra möte, saknas det i nästan hälften av alla fall. Det är ganska mycket tid som ska spenderas i förvirring. Sex timmar i veckan för den genomsnittlige anställde och mer än dubbelt så mycket för en chef. Det är inte väl använd tid.
44 procent av interna möten saknar ett tydligt syfte. Mer än fyra av tio människor tycker alltså att deras möten saknar mening. Alternativt att dessa möten faktiskt saknar ett syfte och därmed inte ens borde äga rum. Hur kan du då göra för att artikulera mötets syfte? Här är tre tips.
- Svara på frågan: Varför ska vi mötas? Din utgångspunkt var kanske att syftet med mötet är att uppdatera er på vad ni i teamet jobbar med just nu, men när du gräver lite djupare inser du att mötet egentligen ska hållas för att säkerställa kundnyttan.
- Tänk framåt. Att ställa sig frågan varför, handlar om varför mötet behövs. Det bör inte handla om ”Hur sjutton blev det så här”, utan istället kopplas till målet ”hur vill vi ha det?”. Gör syftet till det goda som det leder till något och inte orsaken till varför du är där du är.
- Koppla syftet till gruppens, avdelningens eller organisationens mål. Om mötet inte behövs för att ta er mot målet, behövs mötet troligen inte alls. Och så var det där här med mål. 49 procent av interna möten saknar just det. Tydliga mål. Alltså, det är i hälften av fallen oklart vad som ska uppnås under tiden ni möts. Här är det tilltalande att dra en gammal sportanalogi; tänk vad som skulle hända om Lotta Schelin spelade mot ett mål, och Kosovare Asllani mot det andra… Eller om de inte ens hade nåt mål att spela mot. Ja, ni förstår varför det är rätt bra om alla i laget har ett gemensamt mål och kör med fullt fokus mot det.Här kommer tre tips för att artikulera mötets mål.
- Det ska svara på frågan: Vad ska vi uppnå med mötet och vara konkret. Håll gärna SMART-modellen i bakhuvet: (Mötets mål ska vara Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidsbestämt).
- Det får gärna vara prestationsinriktat. Tänk, ”efter mötet ska vi göra så här”.
- Begränsa antalet mål för att hålla fokus. Max tre mål är bra att försöka uppnå på ett möte. Kanske har ni mer saker att uträtta? Mata inte in fler saker, utan håll då om möjligt fler och kortare möten.
Eller kör bara på modellen KISS: Keep It Simple, Stupid. Krångla inte till det utan tänk bara så här: När mötet är slut, vad ska ha hänt då?
Stay gr8!
Micke Darmell
Mötesevangelist och grundare av företaget gr8 meetings som hjälper organisationer att förbättra sin interna möteskultur.
