Vi börjar med ljud.
Den vanligaste kommentaren vid inledandet av större möten och event, där professionell hjälp med tekniken saknas är: Hörs det bra?
Hur ska vi kunna höra det då mikrofonen inte fungerar?
Det finns även de mer brutala människorna som helt enkelt slår handen på mikrofonen. Speciellt myggor mår bra av den typen av behandling . En handflata med tio kilos tryck som slås mot elektroniken.
Av någon anledning är mikrofonen ändå på gott humör och är väldigt på just då. Det innebär att det dunsar till i högtalarna så att folk oftast blir rejält skrämda och undrar vad som pågår. Men man får ju uppmärksamhet, vilket kan vara till ens fördel.
En reflektion kring mikrofoner och ljud i synnerhet, är alla de mötesplatser som berättar för sin kund att de har en väldigt bra ljudanläggning. Kunden tror på det här. Och varför skulle de inte göra det?
Kunden kommer därför till anläggningen med förhoppningar om att få göra ett fantastiskt möte, kanske det viktigaste för året.
Vad de inte vet är att konferensvärden eller värdinnan som har det tvivelaktiga nöjet att också få leka konferenstekniker, inte har vare sig utbildning eller intresse av ljudtekniska frågor.
Leverantören av ljudet visade en gång i tiden hur man slog på och av strömmen till anläggningen, och hur man byter batterier till mikrofonerna. Det här är ofta information som sedan går i arv bland medarbetarna. Viskleken är inte en helt dåligt metafor… och då blir det som det blir.
Att som kund förlita sig på att ljudet på mötesplatsen fungerar, och att sedan vid mötets inledning höra talaren säga: ”Hörs det bra?”, inför en fullsatt lokal, känns lite för sent.
Vi har varit med om hemska tillfällen, då stora investeringar i material, bildproduktion, repetition och inhyrda dyra programledare och föreläsare stått inför problemet med en för dålig ljudanläggning. I början av våra karriärer gick vi också på anläggningarnas säljargument att de hade ett bra ljud och nya mikrofoner. Att det fanns en tekniker på plats som skulle se till att det fungerade bra.
Det håller inte. Många av de så kallade konferenstekniker som finns därute har en helt annan referens än vad din konferens eller ditt möte kräver.
Att förvänta sig att en person som slår på och av mikrofoner 5 dagar i veckan samtidigt som de serverar kaffe ska ha engagemang i just din konferens är att hoppas på för mycket. På plats behövs körscheman, genomgångar och en producent, regissör, produktionsledare eller scripta.
En annan klassiker
När det gäller mötesteknik menar jag den moderna ”lägerelden”. Alltså bildprojektorn, som är central för mer eller mindre alla möten som hålls, stora som små. Utan möjlighet att projicera bild för att stödja våra möten, blir det ofta svårt. Nu finns det tyvärr en övertro på nyttan av bilder och projiceringar, vilket ofta kan skapa mer nackdelar än fördelar. Mer om det i en annan krönika.
Rent tekniskt har projektorer ofta ett grundläggande problem: De är för dåliga ljusmässigt. Det innebär att bilder som det spenderats stora summor på att tillverka, inte syns tillräckligt bra. Att de genomtänkta färgkoderna i en graf inte stämmer längre. ”Som ni ser på det röda stapeln …”, säger talaren, och det enda vi som publik ser är en rosa stapel. Den gröna stapeln blir gul, och den lila har förvandlats till ljusblå.
Projektorer som är för klena borde bytas ut omgående och ingen anläggning med ambitionen att vara professionell ska erbjuda en undermålig projektor. Att påstå att det är för dyrt, att det ”brukar” fungera eller att ”det är första gången någon klagat på vår projektor”, är bara undanflykter för oss som är mötesproffs. Vi kräver att teknik är av tillräckligt bra kvalitet för att hjälpa oss att genomföra ett bra möte.
Projektorn som hänger i taket kan avgöra om ditt möte blir en framgång eller en förvirrad tillställning där man tappade kommunikationen med deltagarna.
Vi är bortskämda med bra bildkvalité och det är just det som är min poäng. Varför ska vi nöja oss med något som inte är bra? Då vår inkomst kommer från det dagliga arbetet, och inte från att kolla dokusåpor, bör prioriteringen ändras radikalt.
I dagsläget sjunker priserna löpande på projektorer och LED-skärmar, samtidigt som ljusstyrkan blir bättre och bättre.Att mötas av konferensanläggningens 4:3-duk när man gjort en presentation och filmer för en halv miljon i 16:9-format skapar ingen bra stämning. På samma sätt som vi byter ut våra datorer med jämna mellanrum, bör företag internt byta ut sin utrustning i sina mötesrum.
En annan intressant detalj är ljus
De flesta möten sker i mötesrum på företag och konferensanläggningar, där ljussättning är det befintliga som hänger i taket. Ljusrör, ofta i sektioner som hur man än väljer, lyser på fel ställe. Belysningen är sällan smickrande, utan kommer rakt uppifrån och framhäver drag i våra ansikten som vi kanske inte alltid är så nöjda med. Det här är det få som tänker på.
Vi har gjort stora möten där företagsledare gjort allt de kan för att ställa sig utanför ljuset. Vi har jagat dem med följespotar och allt vi kan hitta i ljusväg, och ändå har de lyckats ställa sig på en plats på scenen som är mörk. Beteendet är nervositet, och ett sätt att försöka undvika att vara på scen. Det bygger oftast på att man är o-repeterad, obekväm på scenen och inte har fått hjälp av någon som är kunnig på området.
Michael Jackson var mästare på att göra tvärt om. I en del live-konserter ser man honom ta sig IN i ljuset då tekniken eller teknikern inte hängt med. Proffsigt. Michael är kanske inte den man törs jämföra sig med när det gäller scen-närvaro. Men varför inte? Han var en av de bästa någonsin. Lär av de bästa. Detsamma gällde Steve Jobs när han gjorde sina klassiska presentationer. Richard Branson och Barack Obama är båda skickliga på att ta sig IN i ljuset. Men så har de repeterat också. Om och om igen. Ska man lyckas i affärslivet är det här givetvis en viktig del, som få har förstått att utnyttja.
Sammantaget har alltså mötesteknik, i form av ljud, bild och ljus en oerhört viktig roll.
Och här finns det också möjlighet att ta positioner, utveckla sina kunskaper och skaffa sig fördelar gentemot konkurrenter.
Det handlar om att acceptera att det som utlovas i mötesteknik måste synas, kollas upp och testas av. För det som är bra nog för andra, kanske inte alls håller den nivå du kräver. Och det är innan du har en chans att avgöra det. Inte under. Inte efter.
Vi gjorde en enkel undersökning internt för att se hur många gånger vi faktiskt INTE använde den befintliga tekniken i det möte vi producerade åt en uppdragsgivare. Utan förvåning konstaterade vi att vi nio av tio gånger adderade extra ljud och/eller bildteknik. Något vi varje gång får motivera för en uppdragsgivare, som tyvärr ”gått på” argumentet att hotellet eller konferensanläggningen har all teknik som behövs, och det ingår i hyran.
Så, kära mötesanläggningar:
Vi behöver inte mer varianter av power break-fika, strösseldoppade jordgubbar eller algjuicer med sjögrästopping.
Vi behöver teknik som fungerar till de möten vi ska ha, i första hand. Det är därför vi är hos er. För att kommunicera. Därefter kommer allt annat. I alla fall i en mötesproducents värld.
Av: Anders Müller
