Vilka utmaningar diskuterar era slutkunder på ledningsgruppsmötena? Vilka har stora problem med att rekrytera och behålla attraktiva medarbetare? Vilka brottas med höga sjukskrivningstal? Vilka har många medarbetare som saknar verkligt engagemang? Vilka kämpar med att de i sin organisation inte verkar ha ett gemensamt ”varför” eller en gemensam vision? Vilka har en för låg innovationsgrad?
Det här är några exempel på utmaningar som många företag och organisationer brottas med i dag och som vi i event- och mötesbranschen kan vara med och möta. Och det är värt mycket pengar.
500 000 kronor för en medarbetare
En medarbetare som säger upp sig från arbetet och som behöver ersättas kostar mellan 250-500.000 kronor – EN medarbetare. Sjukskrivningar i sin tur innebär inte sällan dubbla personalkostnader och i vissa företag och branscher är sjukfrånvaron för en personalkategori 3 procent samtidigt som den är 15 procent för en annan.
Vad är det värt om vi över tid kan få 15 procent att bli 10 procent? Och skillnaden mellan ett medelstort företag med högt engagemang bland medarbetarna och ett med lågt engagemang räknas i miljontals kronor på sista raden.
Bristande ledarskap och dålig kommunikation
Den här typen av problem har ofta sina rötter i ledarskap med bristande kommunikation. Bra ledarskap handlar till stor del om att medarbetarna ska känna sig sedda och hörda, att deras idéer och tankar hörsammas även om de inte alltid genomförs.
Bra ledarskap handlar kort sagt till stor del om involvering och om god dialog. Här kan konferensen tala direkt till medarbetare samtidigt som den skickar signaler till chefer längre ner i organisationen:
Det är så här vi gör våra möten. Det är så här vi kommunicerar med våra medarbetare. Vi är medskapande och inkluderande. Vi prioriterar verklig dialog med våra medarbetare.
Vad kan man egentligen uppnå med en konferens?
Rom byggdes inte på en dag och naturligtvis uppnår man inga underverk med ett enstaka möte eller konferens. Men man kan faktiskt med en genomarbetad konferens åstadkomma mycket mer än de flesta tror om man planerar och genomför den efter konstens alla regler.
Exempel på vad man kan uppnå med bra konferenser och möten är:
• Ökad förståelse för organisationens varför
• En gemensam vision
• Ökat engagemanget i arbetet (bara 16 procent i Sverige säger sig vara riktigt engagerade i sina arbeten)
• Minskat antal uppsägningar (mestadels långsiktigt, men om bara en medarbetare väljer att stanna istället för att lämna…)
• Stärkt arbetsgivarvarumärke
• Ökad innovationsgrad
Förutom de direkta effekterna av en väl genomförd dialogkonferens så blir den en signal till mellanchefer om vikten av dialog och god kommunikation. Det kan i sin tur och över tid påverka flera av punkterna ovan.
Konferensen – en fråga för yttersta ledningen
Inte sällan upplever jag som konsult i mötesbranschen att den eller de som sätts att driva konferensen inte tillhör företagsledningen eller har eget verksamhetsansvar. Det innebär att de ofta saknar både mandat och kunskap för att sätta syfte och mätbara mål.
Inte sällan är det någon annan som råder över budgeten och ambitionen blir att inom budget göra ett evenemang som inte kan kritiseras av ledning eller andra intressenter och där deltagarna är så nöjda som möjligt. Ambitionen är sällan att skapa ett evenemang som gör verklig skillnad och som kan ha positiv påverkan på företagets eller organisationens kritiska utmaningar. För att möten och konferenser ska fortsätta vara relevanta så måste vi därför hjälpas åt att få upp frågan på ledningsnivå.
Vägen till att få yttersta ledningen att prioritera arbetet med konferensen och öka sitt engagemang i den är att prata om sådant som de har fokus på och påvisa möjligheterna att påverka dessa genom en väl planerad och genomförd konferens. Många av oss behöver därför bli bättre på att förstå grundläggande nyckeltal och ekonomi och på att undersöka vilka affärsutmaningar som är prioriterade hos våra potentiella och befintliga kunder.
Vi behöver också lära oss att förstå och räkna på det ekonomiska värdet för kunderna om vi hjälper dem att möta dessa. Först då kommer konferenser, chefs- och medarbetardagar att få den budget, uppmärksamhet och prioritet de förtjänar. Först då kan vi i branschen mer som regel än som undantag få planera och genomföra riktigt vassa konferenser som gör verklig skillnad.
Uppmaning
Innan nästa kundmöte, ta reda på vad kunden har för KPI;er. Försök få reda på vilka utmaningar de eller åtminstone deras bransch har och räkna på vad det kan vara värt om de påverkas i rätt riktning. Det är inte säkert att du kan eller behöver visa din matematik för kunden men det ger ett gott självförtroende inför mötet och förhoppningsvis ett intressantare samtal. Kanske blir du både den konsult de väljer och den som hjälper dem att ta frågan om konferenser till nivån konferenser förtjänar.
Av: Tommy Brotte
