Vi på Creative Meetings har som målsättning att alltid föreslå hållbara alternativ i första hand, både gällande destinationer och övrigt innehåll.
Till Åre går det att resa på ett hållbart sätt från hela Sverige med tåg som stannar ”mitt i byn”. Här finns pulsen och många restauranger med klass, stora evenemang och tävlingar samt ett stort utbud av sport- och friluftsaktiviteter. Det går även att njuta av lugnet, den storslagna naturen, det genuina och känslan av utrymme och ro. Här hittar man en miljö som går hand i hand med hur man som ett framgångsrikt företag arbetar – ”man bestiger berg tillsammans”.
När företaget bestämt sig för Åre som eventdestination så startade arbetet med att maximera samverkan mellan budskapen som skulle förmedlas och implementeras, med vad Åre har att erbjuda sina besökare.
Vi bestämde oss för att hela eventet – så som den grafiska layouten, inbjudan och anmälningswebb, scendekor, konferensinnehåll, presentationer på scen och måltiderna – genomgående skulle symbolisera den här ”bestigningen av berget tillsammans”.
Den stora frågan inför eventet var hur vi skulle visualisera detta under själva det praktiska genomförandet. Hur skulle vi kunna uppfylla kundens önskemål och målsättningar med kreativa lösningar? Här tog vi hjälp av det lokala aktivitetsföretaget Explore Åre, vilka vi jobbat med en hel del tidigare. De har förutom mycket eget material även det lokala kunnandet och kontaktnätet som behövs för att lösa de mest krävande uppgifterna. Plus att både Rickard och Fredrik med personal har den stora viljan att ”walk the extra mile”.
Efter den ena halvan av första dagens konferens fick alla information om att samlas utanför anläggningen i friluftskläder. Indelade i lag om 10 personer skulle de genomföra olika uppdrag på bemannade stationer i och omkring Åre by. De olika stationerna var inte fysiskt ansträngande men krävde en promenad på ca 2 timmar. Ett av uppdragen var dock att skicka en av lagets medlemmar upp till toppen på berget för att sätta dit sitt lags flagga. Detta för att symbolisera att alla lag/medarbetare är lika viktiga när man som företag bestiger berg. Samtliga stationer utformades för att passa vår kunds ledord och affärsplan. Det var en fantastiskt fin och solig dag med en aktivitet som uppskattades enormt av deltagarna.
Den sista konferensdagen vet vi av erfarenhet att energin tryter, många av deltagarna är trötta efter intensiva dagar med två festkvällar och i tanken är man nästan redan på väg hem. Här stod vi inför en jätteutmaning med att få effekt av konferensinnehållet och att få deltagarna motiverade och engagerade.
• Hur skulle vi få deltagarna att ta till sig, förstå och vilja göra de förändringar som krävs för att företaget ska nå toppen?
• Hur skulle vi tydliggöra företagets vision och ledord i en paketering som innebär något annat än att sitta stilla och lyssna på den ena presentationen efter den andra?
• Hur skulle vi få deltagarna att lämna Åre, inspirerade, peppade och med ett leende på läpparna inför den långa tågresan hem?
• Hur skulle vi kunna maximera möjligheten att njuta av Åres storslagna natur utan att ta av tiden för konferensprogrammet?
Teamet från Creative Meetings hade tillsammans med Explore Åre flera möten där idéer och lösningar på hur vi skulle kunna lösa kundens utmaningar och önskemål bollades fram och tillbaka innan vi slutligen kunde presentera vårt gemensamma upplägg.
Paketeringen som mappade in till 100% på kundens mål med programpunkten blev:
- Inga Powerpointdragningar, inomhuskonferensen bestod istället av att artisten Petter (som har Åreanknytning) deltog i en ”live-podd-inspelning” på temat lokalt entreprenörskap, tillsammans med några medarbetare och avslutade med att framföra några av sina största hits.
- Konferensaktiviteter på Åre Strand där Explore Åre hade byggt upp fem olika aktivitetsområden utomhus, med teman efter företagets vision och ledord.
- Varje område hade en liten scen (speakers corner) där medarbetare delade med sig av sina specialistkunskaper inom det området genom olika korta övningar. I varje område fanns även en ”att göra-station” som symboliserade just det ledordet och här varvades klotterplank med klätterväggar, biktbås och speed meetings.
- Sen avslutades dagen med en utomhuslunch och livemusik innan deltagarna satte sig på tågen hem, trötta men ändå lite mer peppade än vanligt efter tre kickoff-dagar.
Omdömet från deltagarna efteråt var: Tre tuffa och utmanande dagar men roligt med så mycket tid för utomhusaktiviteter, givande konferenspass och två störtsköna festkvällar med olika teman.
För oss på Creative Meetings var det också ett extra roligt event där vi tvingades att tänka utanför boxen, om och om igen, och det var verkligen en mycket stor hjälp för oss att ha med en samarbetspartner som Explore Åre som kunde hjälpa oss att förverkliga våra idéer.
Lollo Hedin & Juha Airén
Creative Meetings
