Ett lyckat möte har viktiga beståndsdelar som behöver fungera väl tillsammans i en säker, obruten kedja från första inbjudan, via anmälan, ankomst, sessioner, kontakter med andra deltagare, underhållning, etc samt till avslutning, återkoppling och någon form av fortsatt kontakt.
Våra event-, kongress- och mässbyråer är skickliga på detta. Kontakta gärna dem när du behöver hjälp av någon som verkligen förstår mötens inneboende magi, som har högklassigt systemstöd för hela kedjan och som vanligtvis är kunniga på alternativ till fysiska möten.
För dig som själv arrangerar event är det särskilt viktigt att för digitala möten vara klar över alla delar i kedjan och att inte bara lita på verktyg som du ”hittar på nätet”. Det är också viktigt att förstå att besökare oftast har mycket olika nivåer av digital mognad – vad som fungerar för en åldersgrupp kan vara helt obegripligt för en annan. Lyckas man, öppnas dock stora möjligheter att under lång tid efter Corona-pandemin kraftigt minska möteskostnader och koldioxid-avtryck, samt öka global skalbarhet.
Före mötet
Inbjudan och påminnelser: Oavsett om du automatiskt läser in information om potentiella deltagare från ett internt system (CRM, HRM, etc), en extern kontaktdatabas eller en inbjudningslista i Excel, är det viktigt att du lämnar korrekt information om hur det digitala mötet kommer att genomföras. Röst och bild under mötet är data som identifierar personen ur ett GDPR-perspektiv och personen bör då lämna sitt medgivande i anslutning till anmälan.
Anmälan: Det är särskilt viktigt vid digitala möten att du vet vilka de potentiella besökarna är, så att inga ”troll” kan smyga sig in och agera under falskt namn. Sållning av sådant redan vid inbjudan är ibland övermäktig, och får då ske vid anmälan, gärna genom tvåfaktors-autentisering (t ex via epost eller mobiltelefon.) Att det verkligen finns en anmälningsfunktion är alltså viktigt och sedan besökaren är autentiserad (och har betalat när detta är aktuellt) kan det vara praktiskt om hon/han också får en möjlighet att läsa upp en bild och kanske en länk till sin LinkedIn-sida. Alla vill inte detta, men bör då heller inte få access till andras motsvarande information.
Under mötet
Registrering: När en besökare ansluter till mötet bör detta registreras, inte bara för att veta vilka som är närvarande utan även för att senare kunna följa upp mötet på ett för besökaren positivt sätt.
Deltagande i mötes-sessioner: Beroende på mötesformatet finns det många olika verktyg som kan användas här, från enkla webinarie- och videokonferens-verktyg till avancerade möten för tusentals deltagare och i frontlinjen till och med avancerade VR/AR (Virtual Reality/Augmented Reality) -lösningar. För att mötena verkligen ska lyfta, är verktyg för interaktion mellan digitalt ansluten publik och talare en stor fördel. Denna funktion bör finnas med för att få bra statistik och kunna identifiera aktiva deltagare för senare återkoppling.
Möten mellan deltagare: I fysiska evenemang upplevs de personliga kontakterna med andra besökare ofta som den kanske största nyttan av besöket. Även vid sådana evenemang är en MatchMaking-funktion, där man kan boka personliga möten med varandra, ofta mycket uppskattad. Vid digitala evenemang är denna möjlighet än viktigare (och med liten smittorisk…). Digitala möten under eventet som sedan kanske utmynnar i fysiska möten ”One-on-One” och handsprit.
Efter mötet
Återkoppling: Kvalitativ uppföljning med enkäter är bra även vid fysiska möten. Detta är dock särskilt viktigt vid digitala möten, då sådana under lång tid torde komma att uppfattas som mindre personliga och därmed mindre intressanta när andra saker i vardagen tränger sig på. Det digitala formatet innebär också fördelar för den kvalitativa uppföljningen, genom att man kan anpassa enkäterna efter tex hur länge deltagare stannar på mötet.
Nästa aktivitet: Med den information som samlats under alla delar av processen, från svarsfrekvensen på alternativa inbjudningar till återkoppling på varför deltagare lämnade i förtid, kan du inte bara förbättra dina framtida evenemang, utan även högst personligt (där du säkrat rätt till detta) anpassa framtida meddelanden mycket precist till mottagaren. Och därmed skapa större intresse för kommande aktiviteter och på sikt bygga lojalitet. Detta förenklas avsevärt om all information samlas i ett system som under lång tid har byggts utifrån en förståelse hur människor värderar vad som är ett bra evenemang. De allra flesta gör detta utifrån sin erfarenhet av det fysiska mötet, och så kommer det nog för majoriteten att vara under överskådlig tid.
Säkerhet
Säkerhet är inte bara en fråga om att uppfylla kraven från GDPR. Redan idag är det mycket viktigt att information om mötesdeltagare inte hamnar i orätta händer, och det mötessystem man använder behöver hålla en mycket god säkerhet. Med digitala möten blir detta än viktigare. Rent fysiskt kan man inte längre bygga en lämplig skyddsapparat kring deltagarna utan de flesta sitter ensamma och oskyddade. Digitalt finns en mängd information om deltagarna som inte bör hamna i orätta händer.
Kontakta oss!
Du är hjärtligt välkommen att kontakta oss på Delegia om du har ett behov av stöd eller hjälp.
Eller kanske vill diskutera något av ovanstående.
Christer Persson, VD Delegia
