Företagets sommarfestHär är vår genomgång av hur du planerar företagets sommarfest – och varför det i många fall är klokt att ta hjälp av professionella aktörer.
Börja med syftet – vad ska företagets sommarfest uppnå?
Innan lokal bokas eller artister kontaktas behöver ni definiera målet. Är företagets sommarfest en belöning efter ett starkt kvartal? Ett sätt att stärka samarbetet mellan avdelningar? Eller en plattform för att kommunicera framtidsvisionen?
Ett tydligt syfte gör det enklare att:
- Skapa rätt koncept
- Prioritera budgeten
- Mäta effekten i efterhand
När företagets sommarfest planeras med samma tydlighet som ett externt kundevent ökar också avkastningen på investeringen.
Sätt ett koncept som håller ihop helheten
Ett genomarbetat koncept lyfter företagets sommarfest från “trevlig kväll” till genomtänkt upplevelse. Det kan vara en festivalinspirerad kväll, en hållbarhetsfokuserad garden party eller en urban takfest med scenprogram.
Konceptet ska genomsyra:
- Inbjudan
- Scenografi och dekor
- Mat och dryck
- Underhållning
- Kommunikation före och efter eventet
En tydlig röd tråd skapar igenkänning och stärker upplevelsen.
Platsen sätter känslan
Valet av venue påverkar allt. En skärgårdsmiljö ger en annan energi än en innergård i city eller en herrgård utanför stan.
När du planerar företagets sommarfest bör du säkerställa:
- Tillgänglighet för alla
- Alternativ vid dåligt väder
- Rätt tekniska förutsättningar
- Utrymme för både program och mingel
Att boka rätt plats i tid är avgörande – populära venues är ofta uppbokade långt i förväg inför sommarsäsongen.
Programmet – skapa energi och delaktighet
Det är innehållet som avgör hur företagets sommarfest upplevs. Variation är nyckeln.
Ett lyckat upplägg kan innehålla:
- Ett välregisserat välkomsttal
- En tydlig höjdpunkt under kvällen
- Interaktiva inslag
- Underhållning som engagerar brett
Tänk tempo. För långa programpunkter riskerar att tappa energi, medan ett för tight schema kan skapa stress. Balansen är avgörande.
Mat, dryck och upplevelse
Maten är ofta det som diskuteras dagen efter företagets sommarfest. Säsongsanpassade menyer, food stations och inkluderande alternativ för olika kostbehov är idag standard.
Samtidigt är logistik avgörande. Köer och bristande flöde påverkar helhetsintrycket mer än man tror. Här krävs planering och erfarenhet.
Därför är det värt att ta hjälp av proffs
Att arrangera företagets sommarfest internt kan fungera – men kräver tid, struktur och erfarenhet. För många organisationer är det mer effektivt att ta hjälp av professionella eventbyråer, producenter och leverantörer.
Fördelarna är tydliga:
- Professionell projektledning
- Kreativ konceptutveckling
- Trygg hantering av teknik och säkerhet
- Effektiv leverantörsstyrning
- Mindre intern administration
Dessutom minskar risken för misstag som kan bli kostsamma – både ekonomiskt och varumärkesmässigt.
För den som söker leverantörer, byråer eller inspiration finns exempelvis en samlad översikt via Eventeffects tjänst Eventhjälpen, där du kan hitta aktörer inom allt från konceptutveckling till teknik och underhållning:
https://eventeffect.se/eventhjalpen/
Att ta hjälp av proffs innebär inte att tappa kontrollen – tvärtom handlar det om att säkra kvalitet och frigöra intern tid.
Hållbarhet och inkludering är en självklarhet
Företagets sommarfest bör spegla organisationens värderingar.
Det kan innebära:
- Närproducerade råvaror
- Minskad användning av engångsmaterial
- Tillgänglighetsanpassade lokaler
- Tydlig alkoholpolicy
- Inkluderande kommunikation
Ett genomtänkt hållbarhetsperspektiv stärker både varumärke och medarbetarnas stolthet.
Kommunikation före och efter
En modern företagets sommarfest börjar långt innan själva dagen.
Skapa förväntan genom:
- Interna teasers
- Save-the-date-utskick
- Presentation av koncept
Efter eventet bör ni:
- Dela bilder och film
- Återkoppla till syftet
- Samla in feedback
Genom att arbeta strategiskt med kommunikationen förlängs livslängden på investeringen.
Utvärdera och bygg vidare
När företagets sommarfest är över bör ni ställa frågan: uppnådde vi målet?
Skicka en strukturerad enkät och analysera resultatet mot era initiala ambitioner. Det skapar en kunskapsbank inför nästa års planering.
Företagets sommarfest som strategiskt verktyg
Rätt genomförd är företagets sommarfest mer än en uppskattad kväll. Den är ett verktyg för:
- Kulturbyggande
- Engagemang
- Employer branding
- Intern kommunikation
När planeringen sker med tydligt syfte, genomarbetat koncept och rätt kompetens – internt eller via externa proffs – kan sommarfesten bli ett av årets mest värdeskapande initiativ.
Och kanske är det just där skillnaden ligger 2026: mindre improvisation, mer strategi – och modet att ta hjälp när det behövs.
