Utmaning
Kunden ville ta nästa steg i dess förnyelseresa med fokus på värdegrund, vision och ledningsfilosofi. Detta genom att få de närmare 700 cheferna med “på tåget” under en gemensam konferens. Utöver att skapa inspiration och tydlighet bland cheferna låg utmaningen i att möta de höga krav på såväl konferenslokaler som logistik som flera hundra deltagare innebär.
Lösning och genomförande
Lösningen bestod av att samla cheferna till en tvådagars konferens som gick under temat ”Förnyelse”. Syftet med konceptet var att skapa en ny upplevelse med tydliga budskap och kreativa inslag utifrån deras egen förnyelseresa.
Första dagen gestaltades detta genom inspirerande talare både internt och extern samt inslag av teater på Oscarsteatern i Stockholm. En vridbar scen producerades med olika miljöer, till exempel ett kontor, kundtjänst och hos en kund, där olika scenarios spelades upp för att visualisera budskapen.
På kvällen bussades deltagarna till Vasamuséet för en guidad rundtur med efterföljande middag och underhållning.
Andra dagen genomfördes på Stockholm Waterfront där ett stort mötesrum med bordssittning för dialog och interaktivitet samt flera workshop-rum ställdes iordning. En utställningsyta byggdes även upp med olika teman, såsom digitala tjänster och mötesmetodik.
Alla talarnas presentationer samlades i en enhetlig presentation där deltagarna samtidigt kunde med en animerad åkning följa förnyelseresans väg framåt.
Valet av lokaler bestämdes utifrån tre olika pedagogiska plan;
1. Ge information och inspiration från scenen till deltagarna
2. Dialog och interaktivitet genom workshops och vid bord i plenum
3. Utställningar med prova-på metoder, verktyg och dialoger
För att säkerställa att logistiken fungerade effektivt ansvarade en eventadministratör från Kagan Meetings för alla busstransporter, hotell och administrationen rörande deltagarna.
En eventproducent från Kagan Meetings ansvarade tillsammans med kunden för hela konferensen från strategi, idé- och konceptutveckling, produktionsledning såväl inför som på plats under arrangemanget, till uppföljning.
Resultat
Den av Kagan Meetings genomförda utvärderingen bland deltagarna visade att cheferna hade fått större förståelse och tydlighet kring arbetet med förnyelseresan. Toppbetyg gavs till konceptet med inspirerande och förberedda talare, visualisering genom teater, interaktivitet och dialoger i workshops. Genom detta beskrev cheferna att de hade fått ny energi och tydliga riktlinjer att ta med sig hem till medarbetarna.
