Under CheckinDay hade vi turen att få självaste Julius Solaris, en internationellt erkänd influencer inom eventbranschen, som keynote. Han presenterade spännande insikter och resultat från sin nyligen publicerade studie. Vi har samlat några av huvudpunkterna som är värda att ta med sig. Ett hett tips: Om du inte redan prenumererar på hans nyhetsbrev, så borde du göra det!
Förändring är inte längre valfritt
I åratal har branschen talat om förändring, men efter pandemin har många försökt återgå till ”business as usual”. Problemet? Det som fungerade förr fungerar nödvändigtvis inte längre. Julius var tydlig med att de som inte anpassar sig riskerar tomma stolar och röda siffror.
Eventbudgetarna omfördelas – men inte dit du tror
Trots ekonomisk osäkerhet och högre kostnader är efterfrågan på event fortfarande stor. Hans studie visar att nästan 42 % av eventplanerarna planerar fler event under 2025, medan nästan hälften ligger kvar på samma nivå som förra året. Däremot sker stora förändringar i hur pengarna används.
En av de mest överraskande insikterna som Julius pekar på är var eventarrangörer faktiskt investerar. Många antar att AI och engagemangslösningar är de hetaste satsningsområdena, men det visar sig att nästan 50 % av budgeten går till registrerings- och anmälningssystem.
För arrangörer är biljettförsäljningen själva grunden för att förutse deltagande och planera event. Ändå är det just här många nu möter stora utmaningar.
Oförutsägbara deltagare skapar huvudbry
Något vi ofta hör från våra kunder är att deltagare köper biljetter eller anmäler sig mycket nära eventdatumet. Enligt Julius är detta också en tydlig trend. Över 52 % av deltagarna anmäler sig sent – en ökning på nästan fem procent de senaste åren. Ännu mer utmanande är att nästan 13 % väntar till sista veckan innan eventet.
Detta är också något vi ser bland våra kunder som använder Checkin. Siffror från 2024 visar att ungefär hälften av all biljettförsäljning sker under de sista fjorton dagarna före eventstart.
Julius berättade om en nyligen genomförd konferens där arrangörerna förväntade sig 3000 deltagare, men 1000 av dem registrerade sig först dagen innan. Hur hanterar man något sådant? När det gäller planering och budgetering kan det kännas som en mardröm.
Gen Z har helt andra förväntningar
En av de stora snackisarna i media just nu är Generation Z, som ofta beskrivs som den ”krävande generationen”. I sin studie visade Julius att det är just denna generation som deltagit på flest event det senaste halvåret.
Ingen överraskning – Gen Z har också helt andra förväntningar på ditt event än tidigare generationer. Här gäller det att hänga med!
”Efter pandemin har vi fått en helt ny generation deltagare. De är vana vid digitala interaktioner och söker något annat än de massiva, kaotiska trade show-upplevelserna. De vill ha mindre, mer intima mötesplatser där de kan hitta sina digitala gemenskaper i en fysisk miljö,” förklarade Solaris.
För arrangörer betyder detta en sak: Anpassa dig – annars blir du irrelevant!
De som inte justerar sina event kommer att uppleva lägre deltagande, minskade intäkter och sämre engagemang. Framtiden handlar inte om stora, generiska konferenser, utan om skräddarsydda, värdebaserade upplevelser.
Dagens deltagare letar inte efter information – den kan de hitta själva på nätet. Det de söker är upplevelser och insikter som inte går att få digitalt.
Vill du höra mer om eventbranschen från Julius Solaris? Lyssna på vårt poddavsnitt där vi tillsammans med honom djupdyker i de senaste trenderna.
Julius pekade också på att långa föreläsningar är döda – de bör vara max 30–45 minuter. Panelsamtal bör vara snabba, dynamiska och engagerande. Deltagare har generellt sett kortare uppmärksamhetsspann, och konkurrensen om deras tid är brutal.
Vad betyder detta för dig?
För att lyckas med event framöver bör du:
- Förstå din målgrupp: Vad motiverar dem att delta? Hur fattar de beslut?
- Anpassa formatet på ditt event: Kortare, mer engagerande innehåll och intima mötesplatser fungerar bättre.
- Förenkla registreringen: Ett stabilt anmälningssystem gör det enklare för deltagarna att registrera sig i tid och hjälper dig att planera bättre.
Lycka till med ditt nästa event!
