Vanligtvis bokar företag konferenslokaler, hotellrum och kanske en restaurang för kvällens middag. Med en hotel takeover vänds perspektivet: i stället för att anpassa sig till hotellets ordinarie upplägg får företaget möjlighet att forma en större helhet.
Det kan börja redan vid ankomsten. Entrén kan dekoreras med flaggor, färger och grafiska element som speglar företagets identitet. Skyltning och andra detaljer kan knyta samman de olika delarna av vistelsen, så att deltagarna möts av samma visuella uttryck genom hela arrangemanget.
Tanken är inte bara att sätta logotypen på så många platser som möjligt, utan att skapa en miljö där varumärket blir en naturlig del av upplevelsen. Det kan vara ett sätt att uppmärksamma en ny satsning, samla organisationen kring en gemensam riktning eller ge en produktlansering en tydlig inramning.
Allt under ett tak
En viktig del av konceptet är att samla boende, möten, måltider och sociala aktiviteter på samma plats. När deltagarna slipper förflytta sig blir det enklare att skapa ett sammanhängande program, där dagens mer formella delar naturligt övergår i kvällens aktiviteter.
På Hotel Riviera Strand, vid havet i Båstad, finns boende, restaurang, mötesmöjligheter och gemensamma ytor som kan användas på olika sätt under vistelsen.
Dagen kan exempelvis börja med presentationer och strategiska diskussioner, fortsätta med ett mingel och avslutas med en gemensam middag. Däremellan finns utrymme för spontana samtal och möten som inte alltid ryms i en traditionell konferensagenda.
När alla bor och umgås på samma plats blir också de informella stunderna en större del av helheten. Det kan vara särskilt värdefullt när deltagarna kommer från olika kontor, avdelningar eller delar av organisationen.
Från poolmingel till egen klubbkväll
En takeover handlar också om att skapa en kväll som känns som en naturlig fortsättning på dagens program, snarare än ett separat arrangemang.
Ett exempel är att låta hotellet få en egen social klubbmiljö för kvällen: en Riviera Social Club som kan byggas kring middag, liveband och dans, med detaljer i dukning, färgsättning och dekoration som knyter an till företagets tema.
Eftermiddagens poolmingel kan bli startpunkten för kvällen, innan deltagarna samlas kring middagsbordet och senare fortsätter med musik och dans. På så sätt får arrangemanget en tydlig dramaturgi, från välkomnande och möten till en mer avslappnad avslutning.
Upplägget kan passa en kickoff, en produktlansering, ett jubileum eller en kundträff. Det avgörande är inte att programmet måste vara storslaget, utan att de olika delarna samspelar och skapar en gemensam upplevelse.
Varför ta över hela hotellet?
För företag som vill samla många människor kring ett gemensamt syfte kan det finnas ett värde i att tillfälligt skapa en miljö helt på egna villkor.
När hela hotellet blir gruppens gemensamma plats förändras också känslan av att vara på konferens. Företaget får större möjligheter att sätta tonen, bygga igenkänning och låta varumärket ta plats även utanför presentationerna och mötesrummen.
Det handlar samtidigt om mer än branding. Att bo, äta, mötas och umgås på samma plats skapar förutsättningar för fler spontana samtal och en starkare känsla av sammanhang. För medarbetare som sällan träffas i vardagen kan det vara minst lika betydelsefullt som själva konferensprogrammet.
Med sitt läge vid havet erbjuder Hotel Riviera Strand en miljö som skiljer sig från kontoret och den traditionella konferensanläggningen. Här kan företaget – upp till omkring 300 personer – kombinera arbetsdagens innehåll med gemensamma måltider, aktiviteter och tid för umgänge.
En takeover är i grunden ett sätt att tänka större kring företagseventet: inte bara var människor ska mötas, utan hur hela vistelsen kan formas för att skapa en röd tråd. Från de första flaggorna i entrén till kvällens sista låt får hotellet bli en del av företagets berättelse.
