Trippus tipsar - här är 3 saker du behöver veta om mötesbokning vid events

Trippus är det ledande systemet för eventhantering i norra Europa som nu expanderar vidare ut i Europa, i USA och på andra kontinenter. Vi har varit en del av mötesindustrin sedan bolaget startades år 2000 och vi har haft den stora förmånen att få arbeta tillsammans med några av de mest professionella och rutinerade evenemangsarrangörerna under ett flertal år.

Under senare år har vi sett hur större konferenser och mässor har förändrats. Det blir allt tydligare att besökarna har mindre tid att spendera på plats än vad de hade för några år sedan. Besökarna vill även säkerställa att de får ut maximal nytta av besöket. Tidigare kunde man spenderade tre dagar på mässgolvet. Idag ser vi en trend att allt fler har förbokade möten och kanske nöjer sig med en dag på plats. Målsättningen att träffa och nätverka med intressanta kontakter är dock oförändrad.

Som eventarrangör är det lätt att bli förblindad av alla nya möjligheter som teknikutvecklingen ger oss när det gäller att matcha köpare och säljare, besökare och utställare etc. Även om evenemangsbesökare helt säkert är lika förtjusta i ny teknik som eventarrangörer eller vem som helst för övrigt så måste vi också inse att eventteknik inte är deras främsta prioritet.

Beroende på typ av evenemang och målgrupp skiljer sig viljan att använda teknik för att matchas för individuella möten, men efter att ha testat olika typer av lösningar under ett flertal år kan vi ändå dra några allmänna slutsatser.

Avsätt tid i agendan!

Om evenemanget har tid avsatt för individuella möten i schemat när inga andra programpunkter pågår ökar chansen att lyckas.

Bekräftade möten direkt – med möjlighet till avbokning

Det är svårt att lyckas med ett mötesbokningssystem som bygger på förfrågningar. När en köpare önskar ett möte med en säljare som i sin tur måste acceptera mötet för att det ska bli bekräftat, är risken stor att man står där med många obesvarade mötesförfrågningar och få genomförda möten. Låt istället köparnas mötesförfrågningar bekräftas automatiskt, men ge säljarna en möjlighet att aktivt boka av.

Bättre överblick med synliga och tillgängliga mötestider

Ett system där köparna ges en överblick över tillgängliga mötestider för respektive säljare är enklare att få att fungera i praktiken. När en mötesförfrågan kommer från köparsidan är det också mycket mer troligt att båda parter är intresserade.