– Kraven på fungerande teknik har ökat, säger Nicolas Martinez, projektledare hos konferens- och kontorsaktören 7A.
Färre fysiska möten, men desto fler videomöten. Pandemin har förändrat vårt sätt att träffas, både inom företag och externt med kunder.
– Jag brukar säga att världen kastats fyra år framåt på några månader. Eftersom företagen har egna regler som ofta är hårdare än myndigheternas rekommendationer har det lett till att intresset för digitala möten ökat markant. Det ställer förstås nya krav på oss som aktör, säger Nicolas Martinez.
Där företagen tidigare mest fokuserat på mindre videomöten vill man nu i högre grad genomföra en sorts hybridevent, där några deltagare är på plats hos 7A medan övriga deltar på länk. Här har kunderna även möjlighet att nyttja 7A:s fullt utrustade studio vid behov:
– Vi har erbjudit det länge, men kraftsamlade redan i våras genom att komplettera med ytterligare teknik och kompetens. Framförallt har vi fokuserat på att utbilda kunderna, där tar vi en ledsagande roll för att videomötena ska flyta så bra som möjligt. Vi kontaktar alla aktiva deltagare på förhand för att optimera deras förutsättningar och det finns alltid en dedikerad tekniker på plats i huset.
Satsar på hög säkerhet
Just tekniken är avgörande för huruvida videomötet blir lyckat eller ej.
Såväl ljud som bild måste fungera, men även bandbredden måste klara av att kunna hantera ett stort antal deltagare – och här har 7A lagt stort krut på sina fyra anläggningar i Stockholm:
– Vi har dragit in kablar från olika leverantörer på olika sidor av anläggningarna, så om ena kabeln grävs av nere på gatan tar den andra över, på så sätt kan vi säkerställa utsändningen av mötet, berättar Martinez.
En anledning till detta stavas Stockholm International Hearing Centre, en filial inom 7A som hjälper företag och organisationer att göra upp i tvistefrågor. Denna tjänst, som 7A sköter på uppdrag av Svenska Handelskammarens skiljedomsinstitut, kräver största möjliga säkerhet – både vad gäller sändningarnas kvalitet och kryptering.
– Här ställde vi om oerhört fort för att kunna skapa förutsättningar för att verksamheten skulle kunna fortsätta även när man inte kan ses fysiskt. I korthet kan man säga att vi producerar hela sändningen medan parterna sitter på många olika håll och förhandlar.
Tror på ökning efter pandemin
Tack vare den ökande efterfrågan har tekniken för digitala möten snabbt blivit bättre, påpekar Martinez:
– Plattformarna utvecklas hela tiden, vi som aktör försöker vara proaktiva och tittar på nya lösningar när de når marknaden för att ligga i framkant. Vårt mål är att hela tiden identifiera kundernas behov och kombinera det med stabil och trygg teknik.
Han tror också att företag i allt högre utsträckning kommer välja videomöte i framtiden, även efter pandemin:
– I de fall där det finns en tydlig tidsvinst att ta ett digitalt möte istället för att ses fysiskt är jag övertygad om att man kommer välja det istället. Företagen inser själva att en resa till andra sidan jorden kanske inte behövs på samma sätt som tidigare.
Vill du ha hjälp med att arrangera proffsiga videomöten? Kontakta 7A här
Nicolas Martinez bästa tips för ett lyckat videomöte:
1) Förstå behoven för mötet på förhand
– Vad behöver ni veta för att kunna genomföra mötet på bästa sätt? Finns det deltagare som behöver få en genomgång i hur allt fungerar så görs detta på förhand.
2)Ha relevant utrustning
– Det är värt att investera i en extern HD-kamera med autofokus och få upp den i ögonhöjd. Och sen en integrerad mikrofon och högtalare med ljudreducerande funktion. Framförallt är detta värt att göra om man har många externa möten.
3) Säkerställ ljud, bild och uppkoppling
– Väldigt grundläggande, men ändå bra att påminna sig själv om. Prioritera ljudet då det är absolut viktigast. Använd nätverkskabel och inte wifi vid viktiga möten.
FAKTA: 7A
-Grundat 2006 av Fredrik Hultman och Bo Fuglsang, duon leder fortfarande företaget.
-Erbjuder flexibla kontorslösningar, lounge samt lokaler för konferens och event.
-Namnet kommer från företagets första kontorshotell på Strandvägen 7A.
-7A Posthuset är företagets fjärde anläggning. Sedan tidigare finns 7A på Strandvägen, Odenplan och Centralen.
