Detta är egentligen något positivt, för i bakgrunden finns ju behovet både av ökad effektivitet och av att minska resandet av klimatskäl. När vi inte kan mötas fysiskt, tvingas vi nu snabbt vänja oss vid att arbeta och mötas på distans, tvingas lära oss vad som då fungerar bra och mindre bra. Då upptäcker vi att mycket tid kan sparas samtidigt som vi uppnår nästan samma nytta med digitala möten som fysiska – ibland till och med större nytta. Och börjar agera efter det.
Det finns många skillnader mellan fysiska och digitala möten, men mötesarrangörers grundläggande behov är i stora drag ändå desamma (se tidigare artikel). Det är därför viktigt att man bygger den nya möteskulturen såväl på den långa erfarenhet som finns av fysiska möten som vad de nya digitala verktygen kan erbjuda. Samt att våra administrativa verktyg kan hantera detta.
Planera och parera
På kort sikt behöver man kunna planera och parera. Planera för de fysiska möten man fortfarande vill hålla, men också för att man kan behöva parera en fortsatt nedstängning med att då snabbt kunna flytta mötet till någon digital mötesform. Rent digitalt möte, hybridmöte (digital uppkoppling mot en fysisk plats) eller multisite-möte (digital uppkoppling mellan och mot flera geografiskt spridda möteslokaler). Den grundläggande event-administrationen bör vara densamma även om formaten är olika, så att man både kan agera snabbt och inte behöver göra onödigt dubbeljobb.
Flexibilitet och Säkerhet är två avgörande egenskaper för att ett mötesadministrativt system ska vara väl förberett att fungera såväl i den framtida miljö vi idag börjar skönja som på kort sikt för planering med möjlighet till snabb parering.
Flexibilitet
Dagens och framtidens mötessystem behöver:
- nå potentiella deltagare på många olika sätt (mail, sms, sociala medier …)
- hantera olika mötestyper, allt från kursprogram med många små möten till digitala årsstämmor och stora fysiska event med tiotusentals deltagare,
- fungera med olika mötesformer: fysiska, digitala, hybrid, multi-site
- kunna integreras mot olika externa verktyg
- ha flexibla anpassningsmöjligheter som arrangören själv styr över
- erbjuda möjlighet till skräddarsydda anpassningar när det behövs.
Inte minst är den sista punkten viktig i ett snabbt föränderligt landskap där man behöver finna nya mötesformat. Vi på Delegia är bra på detta. Några exempel på anpassningar av systemet som vi gjort för våra kunder:
- Utbildningskatalog automatuppdaterad på hemsida
- Närvaroregistrering och -rapportering för volontärorganisation
- Bordsplacering i Stockholms Konserthus – över 1000 besökare med 6 olika persontyper
- Blixtsnabb anpassning för viktiga aktiviteter under Corona-restriktioner
- Integrationer mot affärs- och CRM-system
Säkerhet
”Ryssland har avsikt och förmåga att försvaga Sveriges handlingskraft”, skriver Säpo i den årliga rapporten om hotbilden mot Sverige som presenterades den 26 mars. Bara några dagar innan varnade försvarsminister Peter Hultgren för desinformation från Azerbajdzjan, Ryssland och Kina.
Det handlar främst om hackning, virusattacker och falsk information. Vidden av problemet blir uppenbar när svenska företrädare går så långt som att peka ut enskilda länder.
Arrangörer av större evenemang och mötesplatser behöver generellt sett öka vaksamheten. Sårbarheten ökar också när vi i ökande utsträckning går över till digitala möten eller involverar digitala element i våra fysiska arrangemang
Flera av Delegias byråkunder arbetar med högt säkerhetsklassade evenemang. Stora offentliga aktörer, företag och organisationer ställer också allt högre krav på att inga obehöriga kan sabotera evenemangen, komma åt konfidentiell information, eller påverka med falsk information.
Alla systemleverantörer har ju fått anpassa sig till GDPR, men säkerheten är viktig på ett djupare plan än bara enskildas rätt till sin egen information. Arrangerar man stora möten eller längre serier av möten bör man analysera säkerhetsriskerna. Särskilt om man hanterar frågor som det kan finnas intresse för andra att få kunskap om. Eller att påverka för att sprida oro och förvirring. Kanske till och med att utöva utpressning mot deltagare som fångats i ett informellt digitalt möte med uttalanden som rycks lösa från sitt sammanhang. Om den analys man gör visar upp en hotbild, är det viktigt att gräva djupare och också att undersöka vilka alternativ som finns.
Det finns ingen anledning att hålla en onödigt hög säkerhetsnivå, men det är viktigt att ha tillräckligt god underbyggnad, inte minst för system som liksom Delegia täcker hela möteskedjan.
Kontakta oss!
Du är hjärtligt välkommen att kontakta oss på Delegia om du har ett behov av ett flexibelt och säkert administrativt systemstöd eller hjälp i denna volatila tid. Eller kanske vill diskutera din nuvarande situation.
Christer Persson, VD
christer.persson@delegia.se
web.delegia.se
